Talent & Salaris

KLM Catering: Visma software veel eerder moeten aanschaffen

De verzelfstandiging van KLM Catering services vroeg om meer automatische processen en meer kwaliteit in de dienstverlening. De software van Visma brengt die kwaliteit, zorgt voor bijgewerkte actuele informatie en voor een veilige en vertrouwde digitale werkomgeving.

Waarom ging KLM catering services met Talent & Salaris werken?

Na de verzelfstandiging werkte KLM Catering services met een vrij eenvoudig salarispakket tot na de aanslagen van 11 september 2001. “Toch hadden we een veel beter pakket nodig, waarin we op een goede manier de steeds veranderende wet- en regelgeving konden inbouwen. We wilden meer processen automatiseren om de kwaliteit van onze dienstverlening verder te ontwikkelen,” zegt Eric Braat, Stafmedewerker Service Center van KLM Catering services .

“Inmiddels maken we al weer geruime tijd gebruik van het salarispakket van Visma. Het pakket hebben we in drie maanden tijd kunnen implementeren. KLM Catering services heeft bewust gekozen voor een stapsgewijze implementatie; eerst de salarissen en daarna de selfservice.”

Wat waren de eisen en wensen?
Bij keuze van de software was de inhoud erg belangrijk, maar ook de functionaliteit van de selfservicemodule. Braat: “We hebben de salarisverwerking in eigen huis willen houden en het pakket werkt top. We hoefden niet te schaduwdraaien en konden gelijk in productie. Onze salarisadministrateur heeft er geen moment spijt van gehad en zegt dat we het veel eerder hadden moeten aanschaffen.” Na de implementatie pakte KLM Catering services door en lag de prioriteit bij de Verlofmodule.

Hoe gebruikt KCS de Verlofmodule?
Wie nu een verlof aanvraagt, krijgt snel een goed- of afkeuring, terwijl dat vroeger veel langer duurde. Is de aanvraag afgehandeld, dan gaan de gegevens direct de planningstool in. Van de invoering maakte KLM Catering services een leuk feest. “Alle leidinggevenden zijn getraind, we hebben een boekje gemaakt en een DVD. De module werd heel goed geaccepteerd.”

Welke voordelen heeft de Employee Benefits module?
Van deze module maakt KLM Catering services sinds 2008 massaal gebruik, want de regelingen zijn gunstig voor werkgever én werknemer. Braat: “We hebben de module nu uitgebreid voor het komende jaar 2012 en die aanpassingen komen binnenkort voor iedereen beschikbaar. Meedoen met de regeling is binnen vijf minuten afgehandeld, dan ligt het contract klaar. Onze medewerkers kunnen dagen kopen en verkopen, er is een fiscale vrijstelling voor de kilometervergoeding etc. “

‘KCS digitaliseert 40.000 verlofaanvragen’

Hoe werd de Visma software ontvangen?
“Net als bij andere bedrijven hadden onze oudere medewerkers wat meer moeite met de digitaliseringsstappen. Maar de software is zeer gebruiksvriendelijk en iedereen helpt elkaar als het moet. Voorheen verwerkten we de verlofaanvragen centraal en op papier, nu individueel en digitaal. Daarmee is de papierstroom van 40.000 verlofaanvragen volledig gedigitaliseerd. Een grote besparing in werk.”

Daarnaast is KLM Catering services begonnen met de decentrale invoer van personeelsgegevens. “Bij verhuizing kunnen onze mensen de contactgegevens zelf aanpassen in het systeem, we gaan dit stap voor stap uitbreiden.”

Wat is de toegevoegde waarde van de software van Visma?
KCS heeft een belangrijke missie. “Wij willen een ‘geluksfabriek’ worden. Een bedrijf waar iedereen zijn of haar geluk kan vinden, door een veilige en  vertrouwde omgeving aan te bieden, waar mensen lekker kunnen werken, met gegarandeerde vergoedingen. Dat betekent dat kwaliteit en aandacht voorop staan. De digitalisering met Visma software brengt die kwaliteit. We hebben altijd online de bijgewerkte actuele informatie, terwijl gegevens vroeger wekelijks of maandelijks beschikbaar kwamen. Mensen krijgen meer inzicht in de eigen gegevens etc. We letten natuurlijk ook op de kosten. Door de software zijn we veel goedkoper uit, omdat we van 2,5 naar 1,3 fte zijn gegaan bij de salarisverwerking.”

Wat is de toegevoegde waarde van Visma?
Braat is tevreden over de samenwerking. “Voor mij is het perfect. Visma is een open organisatie. Verschillende mensen kwamen kennismaken, niet alleen de salesmensen. Die aandacht vind ik prettig. Bij de implementatie van de modules heeft Visma ons zeer goed geholpen. Als we een salarisvraag hebben, legt de consultant eerst uit hoe het fiscaal geregeld is en daarna hoe we dat in het pakket kunnen onderbrengen. Bij de Verlofmodule hadden we zeer beperkte ondersteuning nodig en bij de andere modules ging de invoering ook bijna vanzelf door de intuïtieve bediening. Het pakket is een standaardpakket. Toen we maatwerk nodig hadden, was dat geen probleem. Visma dacht mee en daardoor kregen we zelfs meer functionaliteit dan we bedacht hadden.”

Wat doet KLM catering services?
KLM Catering Services Schiphol bv (KCS) is sinds 1993 een zelfstandige dochter van KLM en de grootste luchtvaartcateraar van Nederland. Ongeveer 1.250 medewerkers voorzien dagelijks ruim 270 vluchten met zo’n 54.000 passagiers van o.a. eten, drinken, kranten en tijdschriften.

KCS werkt 365 dagen per jaar, 24 uur per dag. Het bedrijf heeft twee unieke locaties op Schiphol, onder andere naast het vliegtuigplatform. Deze complexe logistieke dienstverlening vraagt om professionele ICT die verder wordt uitgebouwd met bijvoorbeeld ‘e-catering’, waarmee de vliegtuigpassagier zijn maaltijden vooraf online kan kiezen en bestellen.

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: