Benut planningsgesprekken optimaal

Planningsgesprekken zijn vaak niet de meest favoriete bezigheid van medewerkers en managers. Planningsgesprekken  staat veelal aan het begin van de beoordelingscyclus en wordt gebruikt om doelstellingen of resultaatplannen te maken voor de medewerker. Medewerkers zien hier de voordelen niet van en leidinggevenden gruwelen van het extra werk dat het hen oplevert. Met vier eenvoudige stappen kunt u het maximale uit uw beoordelingscyclus halen.

Medewerkers en managers ervaren een beoordelingscyclus vaak als zinloos. Er wordt gekeken naar een vastgestelde set competenties in plaats van de talenten en kwaliteiten van medewerker  als uitgangspunt te nemen. Daar komt bij dat er meestal geen koppeling is tussen de individueel afgesproken resultaten en de bedrijfsdoelstellingen. Voor de medewerker is het derhalve onduidelijk wat er van hem of haar verwacht wordt in het kader van organisatie doelstellingen. Uiteindelijk wordt de gehele exercitie vastgelegd op een papier, dat meer dan eens onderin de la verdwijnt, voordat men weer overgaat tot de orde van de dag.

Vier stappen
Iedereen wordt doorgaans gedreven door de vraag: ‘What is in it for me?’  De uitdaging is dus om het leuker te maken bedrijfsdoelstellingen te behalen, met als cadeautje meer voldoening in hun werk. Het is daarom essentieel om medewerkers mee te laten denk en in de verdeling van het werk. Als manager ben je verantwoordelijk voor het stellen van grenzen en het bewaken hiervan, maar met jou hulp kunnen medewerker een groot deel van de invulling van het werk zelf bepalen.

Met behulp van vier eenvoudige stappen, is het mogelijk om dit in planningsgesprekken te bewerkstelligen:

  1. Laat voor het gesprek je medewerkers in kaart brengen wat hun talenten en kwaliteiten zijn.
    Door je medewerker zelf te laten bepalen wat zijn of haar talenten zijn, wordt bewustwording gekweekt. Hiermee staan zij ook direct open voor het inzetten van deze kwaliteiten, omdat het plezierig is om iets te doen waar je goed in bent.
  2. Ga het gesprek aan om te achterhalen hoe deze kwaliteiten en talenten ingezet kunnen worden om organisatiedoelstellingen te behalen.
    Probeer samen de puzzel op te lossen door een optimale match te maken tussen doelen en individuele mogelijkheden. Er zullen dan ongetwijfeld zaken over blijven. Deze worden in de volgende stap verdeeld.
  3. De overgebleven, niet verdeelde taken of doelstellingen worden door de leidinggevende verdeeld over het team.
    De regie ligt nog altijd bij de manager om te zorgen dat al het werk gedaan wordt.
  4. Stel duidelijke en concrete afspraken op met betrekkingen tot individuele doelstellingen.
    En kom hier ook tussentijds en aan het einde van de beoordelingscyclus op terug. Zorg ervoor dat de afgesproken zaken serieus worden afgehandeld en dat deze niet onderin de dossierkast belanden. Leg deze digitaal vast.

Kortom, individuele resultaatafspraken werken als ze bijdragen bij aan de resultaten van de organisatie en de medewerkers er plezier uithalen, omdat ze ingezet worden op hun talenten.

Bron en meer informatie: Callista Roelofs, www.waanbrekers.nl

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws rondom HRM? Volg ons (@VismaHRMnieuws) op Twitter!

Planningsgesprekken

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: