referenties hrm software retail

Beter Horen bespaart fors met digitaliseren declaratieproces

Om efficiënter en slagvaardiger te opereren en zodoende optimaal aandacht te geven aan hun klanten heeft Beter Horen gekeken hoe zij meer ondersteuning kunnen bieden en waar mogelijk werk weg te nemen bij de Manager Vestigingen door het servicekantoor. Gekeken is naar het digitaliseren declaratieproces dat daadwerkelijk eenvoudiger, sneller en minder arbeidsintensief geworden is.

Huidige situatie:
De medewerker vult een declaratie in welke ondertekend moet worden door zijn/haar leidinggevende. Omdat de leidinggevende vaak niet in de vestiging aanwezig is blijft de declaratie een tijd liggen. Het gevolg is dat de medewerker de declaratie naar het servicekantoor stuurt met de opmerking leidinggevende is niet aanwezig. De afdeling HR moet deze declaratie controleren en indien de leidinggevende niet getekend heeft een akkoord hiervoor vragen. Hierna moeten de declaraties nog verwerkt worden door de afdeling salarisadministratie.

Al met al erg arbeidsintensief: gemiddeld is Beter Horen ca. 12,5 minuten bezig om één declaratie te verwerken. Het aantal declaraties dat Beter Horen verwerkt is ongeveer 350 (2 ordners vol!) per maand en hiermee is men dan ca. 4375 minuten( of te wel bijna 73 uur) per maand mee bezig.

Hoe kan het ook?
Door het bovenstaande proces te digitaliseren wordt het verwerken van een declaratie een stuk eenvoudiger.

Beter Horen heeft hiervoor de Declaratie module van Talent & Salaris in gebruik genomen. De medewerker voert zijn declaratie via het systeem in, voegt direct de gescande bon er aan toe, omdat elke winkel zijn eigen printer/scanner heeft staan. De aanvraag gaat naar de manager vestigingen, die ontvangt de aanvraag per mail en kan deze declaratie inzien en daarna goed of afkeuren. Bij afkeuring gaat er een melding naar de medewerker en bij goedkeuring gaat de aanvraag naar de salarisadministratie.

Bij de salarisadministratie kan men de goedgekeurde declaraties inzien en automatisch verwerken in de volgende salarisrun.

Voordelen digitaliseren declaratieproces

De verwerking van één mutatie duurt maximaal 3 minuten. De kans op fouten is bijna niet meer aanwezig. De medewerker kan alleen maar aanvragen waarvoor hij/zij toestemming heeft. Eventueel per functiegroep in te richten. De mutatie wordt volgens de huidige wetgeving verwerkt. Iedereen heeft direct inzicht in de status van de declaratie, dit biedt transparantie en een betere serviceverlening naar de organisatie.

Declaraties kunnen ook niet meer kwijt raken. Indien de leidinggevende langdurig afwezig is kan zijn/haar plaatsvervanger dit overnemen. Geen onnodig papier verspilling en kasten vol ordners.

‘Wij kunnen nu tijd aan andere belangrijke zaken besteden’

Wat levert het digitaliseren declaratieproces op?
Het werken met de declaratiemodule levert concreet het volgende op:

Tijdsbesparing van 9 minuten per declaratie. Omgerekend is dit 52,5 uur per maand x 12 maanden = 630 uur per jaar. Deze tijd kan men aan andere en belangrijke zaken besteden… Als je het in geld uitdrukt is dit 630 x € 30,– (gem. loon + lasten) = € 18.900,–.

Daarnaast is er duidelijkheid voor iedereen die een mutatie inlevert. Geen vragen meer of bijvoorbeeld iets al gedeclareerd is: de medewerker heeft namelijk inzicht in zijn eigen gegevens.

Conclusie:
Met de ingebruikname van de declaratiemodule van Talent & Salaris is Beter Horen erin geslaagd om een van de HR-processen efficiënter en slagvaardiger te laten verlopen. Naast de ze procesoptimalisatie en de besparingen die deze realiseert schept het ruimte en tijd bij de medewerkers en managers, tijd die men aan andere belangrijke zaken kan besteden namelijk aandacht voor hun klanten.

Wat doet Beter Horen ?
Beter Horen heeft al meer dan 100 jaar verstand van beter horen en biedt topkwaliteit hoor zorg die voor iedereen betaalbaar is. Zowel hoortoestellen als hoor accessoires en verwante producten. Dat doen we op meerdere manieren. Zo biedt Beter Horen innovatieve, medisch-technische diensten en producten, inclusief deskundig advies en dat allemaal voor gegarandeerd de laagste prijs. Beter Horen is met 250 verkooplocaties en circa 750 medewerkers de grootste audiciensketen van Nederland.

Lees meer HRM referenties binnen de retail.

Op de hoogte blijven van ander nieuws rondom HRM & Salaris? Volg @VismaHRMnieuws op Twitter!

digitaliseren declaratieproces

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: