Visma Blog Nederland

HR outsourcing: aandachtspunten bij het opstellen van een businesscase

Overweeg je je HR uit te besteden? Dan wil je natuurlijk eerst weten wat het gaat opleveren. Een businesscase is een goed instrument om zowel de financiële als de kwalitatieve effecten van outsourcing in kaart te brengen. Want het gaat niet alleen om wat er onderaan de streep overblijft, maar ook om zaken als de continuïteit van de HR-dienstverlening, voorspelbaarheid en flexibiliteit in kosten en verbetering en optimalisatie van HR-processen. In deze blog een aantal aandachtspunten voor het opstellen van een businesscase voor HR outsourcing.

Redenen voor HR outsourcing

In het begin was de reden voor outsourcing vaak financieel. Ondertussen hebben organisaties meer ervaring opgedaan met het uitbesteden van processen en weten ze dat kostenbesparing alleen niet zaligmakend is. Ook continuïteit en kwetsbaarheid zijn belangrijke thema’s in de keuze voor uitbesteding. Als je minder mensen hebt op de salaris- en HR-afdeling, wordt een organisatie afhankelijker, kwetsbaarder. Op dit moment merken we dat HR de financiële effecten van outsourcing onderzoekt, maar ook steeds meer doorvraagt naar de kwalitatieve kant.

Verborgen kosten

In onze gesprekken met HR-managers over hun businesscase, komt regelmatig naar voren dat ze maar een deel van de kosten overzien. Salariskosten en ICT worden meestal wel meegenomen, maar secundaire arbeidsvoorwaarden zoals toeslagen en pensioenen worden nog weleens over het hoofd gezien. Dat geldt ook voor kosten die bij andere afdelingen dan HR liggen of indirecte kosten zoals overhead, management-aansturing, (bij)scholing, softwareapplicaties, coördinatie van achterliggende partijen bij meerdere interfaces, huisvesting en archiveringskosten. En in organisaties waar nog niet is gedigitaliseerd kunnen porti- en printkosten ook flink oplopen.

Wanneer wij met klanten werken aan het opbouwen van een businesscase, gebruiken we graag een checklist waarin ook kosten zijn opgenomen die op andere afdelingen liggen. Dan komen in veel gevallen verborgen kosten boven water. Die heb je nodig om de huidige situatie en die bij outsourcing goed naast elkaar te kunnen leggen. Anders ben je appelen met peren aan het vergelijken.

Samenspel HR en Finance

Soms rusten HR-gerelateerde kosten dus op een andere afdeling, zo komt het voor dat het secretariaat de personeelsmutaties, ziek- en herstelmeldingen of vrije dagen verwerkt. Maar andersom gebeurt het ook dat HR taken uitvoert die bedrijfseconomisch gezien eigenlijk onder een andere discipline vallen. HR weet vaak wel hoeveel medewerkers er zijn, maar hoe die hun tijd besteden? Finance kan HR op dit vlak van aanvullende informatie voorzien.

Bewustwording

HR-managers die aan de slag gaan met onze checklist hebben daarvoor ook informatie nodig van andere afdelingen. Daardoor realiseren ze zich voor het eerst dat outsourcing niet alleen HR, maar ook andere disciplines raakt. Het invullen van de checklist leidt er sowieso vaak toe dat men in de organisatie stil gaat staan bij de manier waarop interne diensten  worden uitgevoerd. Veel bestaande situaties zijn in de loop der tijd zo gegroeid, maar zijn zakelijk gezien niet altijd optimaal. Dergelijke bewustwordingsprocessen reiken verder dan alleen de HR-discipline. Voor zover dat nog niet gebeurt adviseren we daarom altijd om Finance te betrekken bij het opstellen van de businesscase.

Complex?

De ene organisatie is de andere niet, dat geldt dus ook voor outsourcingsprocessen. Financiële dienstverleners, retailorganisaties of zorginstellingen, elke organisatie heeft een eigen karakteristiek als het gaat om arbeidsvoorwaarden, afwijkende secundaire regelingen, seizoensinvloeden en personeelsverloop. De HR-processen kunnen daarmee meer of minder complex zijn.

Zo zal een bedrijf dat te maken heeft met meerdere cao’s, veel verloop en medewerkers uit het buitenland een intensieve administratie hebben. Terwijl een groot productiebedrijf misschien ingewikkeld lijkt, maar dat niet is als het personeel onder één cao valt en heel veel regelingen geharmoniseerd zijn. De keuze voor een ervaren HR-service provider is cruciaal in het outsourcingsproces.

Ratio’s

Of er in een organisatie een besparingspotentieel bestaat, kun je aflezen aan de ratio (het aantal salarismedewerkers of personeelsadministrateurs op het volledige personeelsbestand). Onze ervaring is dat zelfs in complexere organisaties een efficiëntere manier van werken kan worden gerealiseerd. Verregaande digitalisering en standaardisatie van processen, leveren namelijk schaalvoordelen en kennisvoordeel op voor jou als klant. Vooral kennisontwikkeling is voor een individuele organisatie bijna onmogelijk bij te houden.

Speelt in de organisatie de vraag: ‘HR outsourcing of niet?’ of heb je vragen over het opstellen van een businesscase voor HR outsourcing?

Ik help je graag verder (je vindt mijn contactgegevens hieronder).

Alex Spek
Delivery Director BPO Consulting

0