effectiever vergaderen

Daar heb je de vergadertijger!

Iemand die een vergadertijger wordt genoemd, heeft er zo ongeveer zijn hobby van gemaakt om
vergaderingen bij te wonen. Maar het is niet bepaald een geuzennaam.

In Nederland wordt heel veel vergaderd. Enkele jaren geleden werd nog berekend dat de gemiddelde
werknemer 6,5 uur per week vergadert. Dat is wekelijks bijna een hele werkdag! Hoe hoger je
op de ladder klimt, hoe meer je betrokken wordt bij allerlei vergaderingen.

Het vele vergaderen is vast heerlijk voor de ware vergadertijger, maar minder voor de drukke agenda
die veel Nederlanders hebben. En het vergaderen kan vaak veel efficiënter en effectiever. Nu zijn er
hele bibliotheken volgeschreven over vergaderen. Hoe het effectiever en sneller kan of hoe je je
eigen plannetjes kunt doordrijven bijvoorbeeld.

Leer van raadsvergaderingen

Wie een vergadering kort wil houden, plant deze bij voorkeur om vier uur ’s middags of nog later in.
Sowieso is de middag beter voor een meeting. Op cursussen time management leer je namelijk dat je
beter niet in de ochtend -als je op je productiefst bent- een vergadering kunt inplannen.

In menig gemeenteraad wordt ook geprobeerd om heel effectiënt te vergaderen. Om de
besluitvorming te versnellen, kent een aantal gemeenten bijvoorbeeld een meningsvormende
raadsvergadering waarbij buitenstaaanders ook spreektijd kunnen krijgen. En daarna volgt dan de
zogeheten besluitvormende vergadering van gemeentenraden. Daarbij is het de bedoeling dat de
partijen zo goed en snel mogelijk een aantal beslissingen nemen waarna tot actie kan worden
overgegaan. Dat klinkt op papier in ieder geval vrij efficiënt.

Staand vergaderen

Een andere manier om vergaderingen leuker, korter en efficiënter te maken, is door een staande
vergadering in te plannen. Dat voelt in het begin misschien wat ongemakkelijk, alsof je op een
vrijdagmiddagborrel bent, maar dan iets formeler en zonder de bitterballen.

Wie staand vergadert blijft actief en scherper en is een van de grootste voordelen is wel dat staande
vergaderingen korter duren. Het eeuwige gezanik van sommige mensen wordt sneller
afgekapt doordat de deelnemers aan de vergadering eerder tot de kern willen komen of eerder
knopen willen doorhakken. Doe de stoelen en die grote vergadertafels dus maar de deur uit en
vervang deze door statafels.

Het effectiever vergaderen leidt mogelijk ook tot meer betrokkenheid van medewerkers in het
algemeen. Download de gratis whitepaper ‘Acht adviezen voor betrokken en bevlogen medewerkers
als je op zoek bent naar meer tips om medewerkers scherp te houden.

vergadertijger

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: