Visma Blog Nederland

Digitale HR is het nieuwe normaal

Marc van Gaal, Director of Product Marketing bij Visma|Raet

Vanaf medio maart liggen de kantoren er leeg en verlaten bij en staan we allemaal voor de uitdaging om digitaal samen te werken. HR-processen zullen nu ook overwegend digitaal moeten plaatsvinden. De ontwikkeling naar digitaal werken was natuurlijk al vergevorderd. Maar nu wordt duidelijk welke organisaties hierin uitblinken. De keerzijde: pijnpunten en tekortkomingen worden direct blootgelegd. Volledig digitale HR-processen waren tot voor kort een stip op de horizon. In de huidige samenleving zijn digitale HR-processen de basis geworden. Hoe breng je nu, snel maar wel gecontroleerd, de basis op orde, zodat je voorbereid bent op onverwachte ontwikkelingen?

De coronapandemie zorgt ervoor dat de wereld om ons heen sneller verandert dan ooit. Thuiswerken is de norm en fysiek contact tussen collega’s of met klanten en cliënten is aan strikte voorwaarden gebonden en dus tot een minimum beperkt. Dit heeft grote gevolgen voor talloze HR-processen. De essentiële taken zijn inmiddels wel gedigitaliseerd en worden zonder problemen uitgevoerd, zoals de salarisadministratie. Maar hoe leid je nieuwe mensen rond en hoe bied je hen een succesvolle onboarding aan? En hoe geef je invulling aan opleiding en training van medewerkers als je geen e-learning modules hebt ontwikkeld of juist veel praktijkgericht onderwijs aanbiedt? Om nog maar te zwijgen over recruitment. Het uitnodigen van kandidaten is immers niet eenvoudig meer. En toch kun je het je niet veroorloven dat de ontwikkeling van medewerkers stilstaat en dat strategische vacatures niet ingevuld worden. De praktijk toont dat deze HR-processen bij veel bedrijven niet gedigitaliseerd zijn. 

Nieuwe realiteit

Een goed voorbeeld van achterblijvende digitalisering is de manier waarop de inzet van de vele oud-zorgmedewerkers tot stand kwam ten tijde van de piek in de coronapandemie. Zo’n 10.000 vrijwilligers meldden zich aan. Vervolgens moesten in veel gevallen bestaande zorgmedewerkers hun schaarse tijd besteden aan het nabellen van hun oud-collega’s. Waar waren zij in gespecialiseerd? Is hun BIG-registratie nog geldig? Dit soort vragen diende beantwoord te worden voordat deze vrijwilligers ingezet konden worden in de zorg. Dit proces heeft weken geduurd, terwijl medewerkers hun kostbare tijd beter aan de zorg zelf konden besteden. Wanneer je deze procedures zou hebben gedigitaliseerd en geautomatiseerd, kun je veel sneller schakelen. De sollicitant vult op een webformulier alle benodigde gegevens in en kan eventueel terugvallen op de hulp van chatbots. Door de inzet van artificial intelligence kunnen automatisch controleslagen plaatsvinden, bijvoorbeeld met betrekking tot de geldigheid van de BIG-registratie. Dit bespaart de HR-afdeling veel tijd en is tegelijkertijd minder foutgevoelig.

Dit klinkt misschien allemaal als toekomstmuziek, maar de realiteit dwingt ons tot het besef dat onboarding en recruiting digitaal kan en digitaal moet. Dit geldt ook voor opleiding en training van medewerkers. Ook tijdens de pandemie kun je het je niet veroorloven alleen naar dit moment te kijken. Je moet wendbaar zijn voor de toekomst; je medewerkers en hun ontwikkeling zijn hierin belangrijk. In sommige gevallen kunnen medewerkers zelfs hun werk niet meer uitvoeren als zij niet de benodigde certificaten halen. Denk in dit kader aan voorschriften in de bouwsector of aan de vele vrijwilligers in de zorg die hun verlopen certificaten moeten vernieuwen. De inrichting van een e-learning omgeving is dan niet iets dat je er even bij doet. Het is de basis geworden van waaruit alle ontwikkeling plaatsvindt.

Basisbehoefte

Er is een logische verklaring voor het feit dat organisaties niet volledig hebben ingezet op het digitaliseren van HR-processen. De analoge aanpak werkte immers nog naar behoren, hoewel er ruimte was voor efficiencyverbeteringen. HR stond dan ook veelal in de operationele modus. Organisaties bleven zich richten op de optimalisatie van hun primaire processen. Daar komt nu door de coronapandemie snel verandering in. Plotseling werden we allemaal gedwongen zo veel mogelijk thuis te werken. Bij veel organisaties werd direct pijnlijk duidelijk dat analoge HR-processen piepend en krakend tot stilstand kwamen. Hoe hou je alle mensen tegelijk op afstand aan het werk of hoe vervul je nu vacatures die wellicht mede door de coronapandemie essentieel zijn? Dit geeft aan hoe belangrijk digitale HR als basisvoorziening is.

Winstpunten en pijnpunten

Hoe zorg je er nu voor dat je HR-processen snel maar toch ook bedachtzaam digitaliseert? Loop in de eerste plaats alle HR-domeinen langs: 

  • Hoe sterk ontwikkelen de individuen in je organisatie zich? Kun je dit eigenlijk goed inzien? In een tijd waarin het ontwikkelen van je medewerkers essentieel is, heb je dit inzicht nodig en wil je training snel, gemakkelijk en overal toegankelijk maken, door middel van een modern Learning Management Systeem.
  • Waar zitten de grootste winstpunten? Zijn er HR-processen die met een Excel-template ondersteund worden, dan kun je deze snel en zonder risico vervangen door specifieke HR-software.
  • Wat is de doorlooptijd voor het vervullen van een bedrijfskritische vacature en hoe verhoudt zich dit tot de benchmark? Gebruik online tools en slimme software om deze tijd terug te brengen zodat je die gewenste kandidaat snel aan boord hebt en niet aan de concurrent kwijt raakt.
  • Veel organisaties die gebruik maken van HR software, hebben in de tijd van de introductie hiervan hun bestaande processen omgezet naar de digitale wereld. Kijk nog eens goed naar die processen; gaat er nog veel tijd verloren in administratie en manuele handelingen? Zo ja, kijk dan wat je kunt optimaliseren, automatiseren of zelf robotiseren.
  • Is er nog sprake van processen met papier? Moeten onkostendeclaraties via de multifunctional gescand worden, dan is het hoog tijd om een mobiele app te lanceren, waarmee medewerkers hun bonnetjes kunnen scannen.

Zo kom je tot een goede analyse en kun je bepalen welke stappen je kunt zetten om de basis – digitale HR – op orde te brengen. Digitale HR is immers het nieuwe normaal.

Door Marc van Gaal, Director of Product Marketing bij Visma|Raet

8