De digitale werkplek

Van tijd tot tijd zijn er trendwatchers die voorspellen dat kantoren binnen enkele jaren 100 procent papierloos zullen zijn. Het mooie van voorspellingen is echter dat ze niet altijd uitkomen.

Met het volledig digitale kantoor is dat ook. De kantoren die echt volledig zonder papier werken, heb ik zelf nog nooit gezien. Je kunt wel hele bedrijfsprocessen en workflows digitaal maken, maar HR blijft bijvoorbeeld voor een deel altijd vertrouwen op papier.

Werknemerscontracten moeten bijvoorbeeld nog bijna altijd worden geprint en op papier worden ondertekend. Die papieren moeten vervolgens worden bewaard voor de Belastingdienst en de accountant. Het personeelsdossier kan daarentegen wel heel goed digitaal worden bijgewerkt en gearchiveerd.

Ook aanvragen aan de HR-afdeling, voor bijvoorbeeld verlof, kunnen in veel organisaties digitaal worden ingediend en verwerkt. De meeste HR-organisaties hebben daarvoor een signaalfunctie ingesteld, waarbij de leidinggevende wordt gewezen op de nieuwe aanvraag.

Automatiseren van HR

Misschien zou een ticketsysteem waarmee veel telecombedrijven werken, handig zijn voor de HR-professional. Een gebruiker kan dan digitaal zijn vraag of verzoek indienen, dat automatisch belandt in een systeem met een eigen nummer. De HR-afdeling dient de vraag dan zo snel mogelijk te verwerken. Een stukje geautomatiseerde serviceverlening binnen de organisatie dus eigenlijk die de snelheid van de verwerking ten goede komt.

Je kunt systemen zelfs zo inrichten dat de manager van die afdeling wordt gewaarschuwd als er niet snel genoeg wordt gereageerd. Zo houd je controle over de afhandeling van interne verzoeken en aanvragen. Het is aan organisaties om ervoor te zorgen dat een groot deel van dergelijke processen kunnen worden geautomatiseerd met slimme HR-software.

Is een digitale werkplek wel gebruiksvriendelijk?

Ook transparantie speelt een rol bij de digitalisering van personeelsdossiers. Uiteraard moet de toegang tot persoonsgegevens goed afgedicht zijn. Maar ook moet bepaald worden tot welke gegevens een medewerker zelf toegang krijgt. En last but not least, de medewerkers moeten eenvoudig met het systeem kunnen werken. Gebruiksvriendelijkheid en intuïtieve werking zijn uitermate belangrijk voor het slagen van de implementatie van een nieuw HR-systeem.

Het papierloze kantoor op zich moet geen doel zijn om na te streven. Wel het zo efficiënt mogelijk inrichten van HR-systemen zodat interne processen sneller, gemakkelijker en goedkoper verlopen.

Wil je meer lezen over het selecteren en implementeren van slimme HR-systemen? Download dan de gratis whitepaper ‘In 9 stappen naar de juiste HRM-software‘.

Digitale werkplek