de Alliantie profiteert van digitalisering HR documenten

De Alliantie streeft naar betaalbare en goede woonruimte, in vitale wijken. Hiervoor zijn zo’n 700 mensen in dienst op de verschillende kantoren en staan er nog eens 70 externe medewerkers onder contract. Een dergelijk personeelsbestand zorgt voor de nodige administratie. OSN zorgde voor een merkonafhankelijke scanoplossing die papieren documenten rechtstreeks op de juiste plek in het systeem invoert.

Digitalisering HR documenten noodzakelijk

Een organisatie ter grootte van de Alliantie heeft dagelijks te maken met veel HR-documenten die worden ingevuld. Beoordelingsformulieren, contracten, correspondentie vanuit UWV en ARBO-dienst, allerlei soorten documenten en communicatie moet worden vastgelegd in een personeelsdossier. Voorheen werd dit als papieren archief bewaard, maar zo’n vier jaar geleden besloot het bedrijf over te stappen op een digitaal archief. Alle dossiers werden met terugwerkende kracht gedigitaliseerd en nieuwe documenten werden direct gescand en in het systeem ingevoerd. Toen de software die hiervoor werd gebruikt aan vervanging toe was, stond de Alliantie voor een keuze: op dezelfde voet verder te gaan of kiezen voor een geïntegreerde oplossing die documenten rechtstreeks aan een dossier kon toevoegen.

‘De noodzaak voor een goed documentbeheer was evident: tijdens het keuzetraject hebben we een maand niets gedigitaliseerd. Het gevolg was 1,5 meter aan documenten, wachtend om verwerkt te worden.’

Software en aanwezige apparatuur afstemmen

Het bedrijf koos voor Talent & Salaris van Visma. Een volledig geïntegreerde software- oplossing voor HRM en salarisverwerking die veel bood waar de Alliantie naar op zoek was en feitelijk hetzelfde deed als voorheen, maar veel intelligenter en met minder handelingen. De oude werkwijze werkte alleen met een bepaald merk multifunctionele printer en niet met andere scanapparatuur. De Alliantie had niet het juiste merk multifunctional in huis en bovendien was het gebruik van de aanwezige multifunctional voor dit doel niet wenselijk. Jantine le Noble, directieadviseur bij de Alliantie: “Het gaat hier om de privacy-gevoelige documenten. Het is niet de bedoeling om daarmee over de gang te lopen om vervolgens in het openbaar een aantal scans te maken. Bovendien zijn het zoveel documenten dat het ook niet prettig is als je zeker een uur per dag op de gang moet staan. Daarbij komt het kleine scherm van de multifunctional, wat de snelheid niet bevordert.

Digitalisering HR documenten vanaf eigen werkplek

OSN werd ingeschakeld om een aanpassing aan de bestaande oplossing te ontwerpen, zodat de HR- medewerkers de documenten vanaf de eigen werkplek en met de bestaande scanapparatuur, konden verwerken. Le Noble: “Onze wensen waren duidelijk, het probleem ook. OSN slaagde erin om dat snel op te lossen, eigenlijk zonder dat wij er zelf veel omkijken naar hebben gehad. Nu hebben we een geïntegreerd document management systeem, dat ook nog eens gebruiksvriendelijker is dan de oorspronkelijke toepassing.”

Soepel implementatietraject

OSN kon de oplossing van buitenaf implementeren en testen, dankzij een testomgeving. Op de dag dat de Alliantie het nieuwe systeem mocht uitproberen, konden vrijwel direct nog aanpassingen worden doorgevoerd op verzoek van het bedrijf. Le Noble: “We moesten eerst zelf de juiste map nog selecteren, waardoor je door de structuur moest scrollen. Een zoekfunctie leek makkelijker. Nog geen dag later was die functie toegevoegd. We hoeven nu maar de eerste letters te tikken en de juiste suggesties verschijnen al. Verder hebben we nog een aanpassing laten doen om het personeelsnummer toe te voegen aan documenten zodat er geen duplicaten van dossiers ontstaan van medewerkers die verschillende contracten in het bedrijf hebben, of hebben gehad.

‘OSN wist de nieuwe software te koppelen aan de bestaande scanapparatuur en het niet alleen werkzaam te krijgen, maar ook nog gebruiksvriendelijker dankzij extra features.”

De volledig merkonafhankelijke scankoppeling is ontwikkeld in samenwerking met de leverancier van de scansoftware, Nuance en Connectyx. Medewerkers kunnen nu direct vanaf de werkplek, met de eigen scanner, documenten digitaliseren en middels het invoeren van meta data (zoals personeelsnummer) direct op de juiste plaats in de software van Visma plaatsen. Remy Tito van OSN: “Dankzij onze aanpak kunnen we vrijwel altijd een bestaande oplossing aanpassen op het werkproces van een klant. Naast het inscannen vanaf een dedicated scanner en scanwerkplek kunnen ook multifunctionals van ieder bekend merk gekoppeld worden. Deze oplossing gaan we binnenkort ook uitbreiden, zodat men via de camera van een smartphone/tablet informatie kan vastleggen.

Le Noble kijkt tevreden terug op het traject: “We stonden voor een uitdaging, maar OSN heeft het gemakkelijker gemaakt dan verwacht. Ook Visma is onder de indruk van de gevonden oplossingen. Opvallend ook dat ik al enkele collega’s van andere woningcorporaties over de vloer hebben gehad die graag willen weten hoe we het geregeld hebben. We lijken met ons huidige systeem echt een voorbeeldfunctie te hebben.

Het probleem van digitalisering HR documenten

Woningcorporatie de Alliantie heeft een flink personeelsbestand met bijbehorende administratie. De overstap op de HRM woningcorporaties software van Visma zorgde voor een uitdaging: de digitalisering HR documenten met de bestaande scanoplossing werkte niet meer.

De oplossing voor de digitalisering HR documenten

OSN ontwikkelde een scankoppeling op maat, met een gebruiksvriendelijker en geïntegreerd scanproces tot gevolg.

De voordelen

Geen onnodige investeringen in hardware – de scanoplossing is volledig merkonafhankelijk

Tijdswinst en gebruiksgemak – personeelsdossiers worden zonder handmatige acties binnen het werkproces direct op de juiste plek in Visma gezet

De software blijft leidend – de scansoftware maakt een directe koppeling; de Alliantie blijft gewoon werken met de HRM software voor woningcorporaties van Visma

Sneller informatie terugvinden – Documenten kunnen als doorzoekbare PDF worden opgeslagen

Over OSN

OSN Nederland BV is een snel groeiende, succesvolle organisatie die zich bezig houdt met levering en onderhoud van multifunctionele printers. Transparantie en flexibiliteit staan hierbij hoog in het vaandel. naast de levering van hardware heeft OSN zich volledig gespecialiseerd op het gebied van digitale documentverwerking en workflowmanagement. OSN, zusterorganisatie van Scholten Awater, is centraal gevestigd in Nieuwegein. De organisatie bestaat uit een jong en enthousiast team van ruim 60 medewerkers. informeel, open, creatief en met respect voor elkaar en de klant.

Op de hoogte blijven van ander nieuws rondom HRM & Salaris?
Volg @VismaHRMnieuws op Twitter!

digitalisering HR documenten