Hoe creëer je draagvlak voor de uitrol e-HRM systeem?

Veel bedrijven gaan over op e-HRM systemen en net als bij iedere lancering van een nieuwe digitale omgeving zal er in het begin het bekende draagvlak gevonden moeten worden.  Hoe sluit je nu met een e-HRM systeem aan bij de specifiek wensen van je medewerkers en hoe verkrijg je enthousiasme voor het gebruik ervan bij je medewerkers?

Een passende oplossing is niet altijd hetzelfde als de beste en meest geavanceerde oplossing vanuit het oogpunt van  de organisatie. Ken daarom  de echte behoefte van jouw medewerkers. Zij gaan er mee werken en je doet er als HR-manager verstandig aan in je project er veel tijd voor in te nemen.

Juiste definitie bij introductie e-HRM systeem

Waar moet je allemaal op letten bij de introductie? Benoem de voordelen van e-HRM voor alle directbetrokkenen. Het accent dient volledig te liggen op de toegevoegde waarde van het e-HRM systeem voor de gebruiker (‘what’s in it for me’) en absoluut niet op bijvoorbeeld een substituut voor het overdragen van de administratieve lasten.  Het moet helder zijn;  HR moet de voordelen communiceren.

Communiceer de  introductie op meerdere niveaus. Neem je volledige organisatie mee in het gehele traject. Maak gebruik van interne nieuwsbrieven en het intranet. Organiseer voorlichtings-bijeenkomsten en geef prioriteit aan een visuele instructie/handleiding in de vorm van video’s. Zoek de mensen op, organiseer introductie- en trainingssessies. Persoonlijke communicatie vergroot de acceptatie en is het middel om misstanden en onterechte aannames zo snel mogelijk recht te zetten. En vergeet niet de voortgang te communiceren aan je MT.

Ten slotte is communicatie bij de nazorg van belang. Evalueer na verloop van tijd de ervaring onder de gebruikers. Overleg met elkaar en stuur bij waar nodig. Wees zo alert om na verloop van tijd, nieuwe trainingen te organiseren. Door verloop en het wegzakken van kennis, wordt de oplossing niet meer zo gebruikt als bij de introductie. Een doorlopende training kan dit mogelijk verval voorkomen.

Trapsgewijze introductie e-HRM systeem

Ervaring leert ook dat voorvinden van draagvlak een trapsgewijze introductie vaak de beste methode is. Het gevaar bij een  introductie van het volledige systeem is, dat deze hierdoor niet wordt gedragen. Begin met selecte uitrol met dat onderdeel van het e-HRM programma waar de grootste behoefte aan verbetering bestaat. Leer hiervan en ga over op de volgende fase Door het in begrijpelijke delen aan te bieden, wordt de uitrol niet als last ervaren.

Kortom; ook voor de uitrol van een e-HRM systeem gaat het credo op. Het gaat niet enkel om het ‘wat?’ maar vooral om het ‘hoe?’ Als je dit slim aanpakt wordt het geheel sneller geaccepteerd door de gebruikers.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws rondom HRM & Salaris? Volg @VismaHRMnieuws op Twitter!

e-HRM systeem

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: