E-facturatie omarmen? Beter vandaag dan morgen!

E-facturatie wordt in Nederland nog niet op grote schaal omarmd. Gemiste kans, vinden Martijn van den Berg en Evert Mens, respectievelijk Product Marketingmanager en Development Manager bij Visma. Elektronisch factureren is tijd- en kostenbesparend, inzichtelijk, veiliger en betrouwbaarder. Daarnaast draagt het bij aan duurzaamheid en een betere cashflowpositie.

Het traditionele facturatieproces is een ketting met veel schakels: een factuur handmatig uittypen of invoeren in het facturatiesysteem, de inhoud controleren, printen en frankeren of opslaan als pdf, op de post doen of als attachment mailen. En aan de kant van de ontvanger vergt het niet minder stappen: de debiteur moet zijn post of mail openen, overtypen en in een fvismaduo150x150inancieel systeem zetten, (laten) controleren en vervolgens betaalbaar stellen.

Een pdf meesturen is niet echt digitaal factureren

Facturen schrijven/versturen en ontvangen facturen matchen/inboeken wordt meestal ervaren als tijdrovend corvee. Door kleine ondernemers als het klusje dat achter het échte werk aan komt, door administratief medewerkers als een secuur werkje zonder uitdaging. En dat terwijl het strikt genomen niet meer nodig is. ‘Factureren kan volledig digitaal’, zeggen Van den Berg en Mens. ‘Dan moet je niet denken aan het sturen van een pdf’, aldus Mens. Strikt genomen is dat geen e-factuur, maar een digitaal verzonden, door mensen leesbaar ‘plaatje’. ‘Een échte e-factuur is een elektronisch bestand waarvan alle gegevens in een gestructureerd en uniform formaat zijn opgeslagen. Het komt automatisch terecht in het erp-systeem van de ontvanger en wordt daarna automatisch gematcht en geboekt in de boekhouding. De menselijke factor komt er eigenlijk alleen aan te pas bij het accorderen van de in de boekhouding ontvangen factuur. De rekening wordt daardoor tijdig en vaak sneller betaald.’

‘“De Rijksoverheid eist vanaf 1 januari 2017 dat al haar leveranciers elektronisch factureren’

Toewerken naar system-to-system

De dienst die Visma zelf levert voor e-facturatie, de cloudoplossing Visma.net Autoinvoice, maakt gebruik van een open standaard voor uitwisseling van e-facturen (Simplerinvoicing). Wie een facturatiesysteem gebruikt dat daarop is aangesloten, merkt meteen of de Billing Service Provider van de klant daar ook aan deelneemt. Tussenkomst van een Scannen & Herkennen-oplossing (die een pdf-bestand weer in een formaat omzet dat leesbaar is voor het erp-systeem van de ontvanger) is dan overbodig. De status is met Visma.net Autoinvoice meteen duidelijk: de verzender ziet of de e-factuur is aangekomen en/of door de ontvanger geopend door een ‘track & trace’-functie.

‘Onze filosofie is financiële processen integraal te bekijken, in plaats van losse stukjes van de keten van aparte oplossingen te voorzien’

Vooralsnog is in Nederland een 100 % system-to-system-afhandeling meer uitzondering dan regel. Mens: ‘Onze gedachte is: ga voor een gefaseerde aanpak, maar houd het einddoel in gedachten en dat is system-to-system. Om onze klanten te helpen deze stap te maken, bieden wij met Visma.net AutoInvoice zowel Scannen & Herkennen als system-to-system e-facturatie.’

‘Met details over standaarden en formaten wil Visma geïnteresseerden niet verder vermoeien’, zegt Van den Berg. “Voor gebruikers moet het ‘fire and forget’ zijn. Als iemand met zijn systeem een elektronische factuur verzendt, kan hij erop vertrouwen dat die correct in jouw systeem terecht komt.’

Verplichten werkt uiteindelijk in ieders voordeel

Hoewel het woord ‘verplicht’ ondernemers meestal niet prettig in de oren klinkt, zijn de twee Visma-medewerkers blij met de verplichtstelling door het Rijk: In de Scandinavische landen heeft een Big Bang goed gewerkt. Daar is e-facturatie inmiddels de norm en worden miljoenen facturen op deze manier verstuurd en ontvangen met alle voordelen van dien. Van den Berg: ‘In het bedrijfsleven trekken Noord-Europeanen beslist de wenkbrauwen op als zij horen dat in Nederland factureren nog meestal geheel of gedeeltelijk mensenwerk is. In Scandinavië hebben wij veel ervaring met e-facturatie en de inzet van Visma.net AutoInvoice. Die zetten wij nu in voor onze klanten in Nederland. Hier wordt system-to-system e-facturatie op termijn ook de norm.’ Mens: ‘De infrastructuur is er. De leveranciers van professionele boekhoudsoftware zijn er ook klaar voor. Nu ondernemend Nederland nog!’

Hoe te starten met e-facturatie

Laat je ontzorgen door jouw erp-leverancier en eventueel de billing service provider Vraag of de leverancier werkt met belangrijke standaarden als Simplerinvoicing.

Benader je leveranciers planmatig om hen te stimuleren jou elektronisch facturen te sturen. Ook voor verzenders biedt dit voordelen (minder fouten, snellere afhandeling (en betaling), veiliger, status inzichtelijker).

Bekijk het proces van factureren en facturen ontvangen, lezen, facturen verwerken en goedkeuren als onderdeel van het bredere financiële proces (integraal) en bekijk welke verbeteringen e-facturatie jou oplevert.

Dit artikel is eerder gepubliceerd op cmweb.nl en in CM Magazine