Echt elektronisch factureren, hoe doen we dat?

Als we een factuur echt digitaal maken, digitaal versturen én geautomatiseerd verwerken spreken we over elektronisch factureren. En als we het hierover hebben komt het volgende buzzword alweer om de hoek kijken: #UBL.

Weet u waar dat voor staat? #UBL staat voor Universal Business Language en is een afsprakenset waarin vastgelegd is hoe we de informatie van zakelijke documenten (facturen, bestellingen, pakbonnen et cetera) vastleggen. #UBL is dus geen bestandsformaat, zoals een doc een bestandsformaat is van Microsoft Word, maar een taal die softwaresystemen allemaal spreken. Het daadwerkelijke bestandformaat is xml, misschien hebt u daar wel eens van gehoord. Zo niet, dan is het ook niet belangrijk. De Nederlandse overheid heeft een ‘dialect’ of versie van deze taal, UBL 2.0, uitgeroepen tot standaardtaal voor elektronische facturen (die aan de overheid gestuurd worden). Dit betekent dat als u een factuur aan een overheidsinstelling stuurt in UBL 2.0-formaat, deze geaccepteerd moet worden.

Maar hoe versturen we die bestanden dan? Dat is nog een puntje… Verschillende leveranciers roepen van de daken dat ze #UBL spreken. Op zich niets opzienbarends, want deze standaard bestaat al vele jaren en ook onze software is al minstens vijf jaar lang in staat om #UBL-bestanden (xml) te versturen, samen met de pdf in een e-mail, en automatisch te verwerken tot boekingen. En dat is waar andere leveranciers ook op doelen: we kunnen facturen in #UBL-taal maken en binnengekomen #UBL-bestanden verwerken tot boekingen.

Maar wacht even: binnengekomen bestanden? Dat willen we toch helemaal niet? Niet weer met bestandjes goochelen, uit de e-mail of van het portaal… pfff. Nee, wat we willen en wat echt met #eInvoicing wordt bedoeld, is dat we facturen van machine naar machine sturen. Geen handmatige en menselijke tussenkomst, maar na het factureren direct in het systeem van je afnemer inschieten. Toekomstmuziek? Ook niet.

Geen handmatige en menselijke tussenkomst

Wat we voor #eInvoicing nodig hebben zijn softwaresystemen die de facturen aanmaken en binnenkomende facturen kunnen verwerken én de PostNL van het internet, een zogenaamde ‘billing service provider’. Een elektronische postbode die de digitale #UBL-factuur bezorgt van machine naar machine. In Nederland lopen we op dat gebied jaren achter op landen als Finland en Zweden, maar gelukkig zijn er de afgelopen jaren meerdere partijen op dit gebied opgericht zoals eVerbinding, InvoiceSharing, Basware en Visma.net AutoInvoice. Deze billing service providers zorgen dus voor het transport van de facturen en werken ook nog eens samen. Dit doen ze in het Peppol-netwerk, om het maar een beetje overzichtelijk te houden. Peppol registreert in Europa alle ‘elektronische postbusadressen’ waar facturen vanuit en naartoe gestuurd kunnen worden.

Om echte elektronische facturen te verzenden en te ontvangen zul je je moeten aansluiten bij een billing service provider. Zo kan het dus zijn dat leverancier A is aangesloten bij Visma.net AutoInvoice en zijn klant B is aangesloten bij eVerbinding. Geen probleem! Peppol houdt dit in het adresregister bij en hierdoor gaat de elektronische factuur automatisch en kosteloos van de ene (verzendende) billing service provider naar de andere (ontvangende).

Pas als de BV Nederland zich en masse aanmeldt bij een billing service provider gaan we meters maken

Conclusie: op dit moment denken we aardig op weg te zijn met #eInvoicing, maar schijn bedriegt. Pas als de BV Nederland zich en masse aanmeldt bij een billing service provider gaan we meters maken.

Welke buzzwords zijn naast #UBL ‘hot’ volgens u? Laat het ons weten via de Visma Buzzword Contest en maak kans op € 2.500,- marketingbudget voor uw kantoor!

Doe mee!

U kunt Visma Accountancy nu ook volgen via Facebook. Like onze Facebookpagina en blijf op de hoogte van het laatste nieuws.

Like onze Facebookpagina

Over de auteur

Ingeborg Walbrecht, Product Marketing Manager Accountancy, Visma Software

 

Connect met :