Een AVG werknemersgegevens opfrissing

Visma eAccounting Voorraad

De AGV is in 2018 geïntroduceerd maar leidt nog steeds tot een hoop vragen. Vragen onder andere over het bewaren van werknemersbestanden of specifieker; werknemersgegevens.

Hoewel de AVG-voorschriften sterk lijken op de gegevensbeschermingswet van 1998, moet er een zorgvuldige lijn worden getrokken met betrekking tot de toestemming van de werknemer.

Volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de AVG hebben werknemers het recht:

  • Om te worden geïnformeerd over hoe hun gegevens gebruikt (gaan) worden;
  • Op toegang tot hun persoonlijke record en dossier;
  • Op verandering en aanpassing van onnauwkeurige of onvolledige gegevens;
  • Om persoonlijke gegevens te hergebruiken voor eigen doeleinden, ofwel data-portabiliteit;
  • Om de gegevens van hen te verwijderen en de toegang tot deze gegevens te blokkeren.

Toestemming voor het verwerken en bewaren van de gegevens hoeft door de medewerker niet te worden gegeven indien:

  • De registratie in “het legitieme belang” is van de werkgever;
  • De documenten nodig zijn om juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
  • Het gegevens betreft die wettelijk verplicht zijn om te bewaren;
  • De gegevens nodig zijn voor de uitvoering van een contract. Bijv. registratie van ziektedagen;
  • De gegevens nodig zijn voor de volksgezondheid of het algemeen belang.

Het transparantiebeginsel vraagt dat de werknemer nog steeds moet weten hoe de gegevens worden gebruikt. Een overweging is om rechten rondom gegevens op te schrijven in uw medewerkershandboek. Het definiëren van “gerechtvaardigd belang” houdt ook in dat de gegevens proportioneel en met minimale inbreuk moeten worden verwerkt.

Kortom het beschermen van een legitiem belang van de organisatie gaat voor de privacy van de werknemer. Als u niet zeker weet wat een gerechtvaardigd belang is, vraag het dan aan uw jurist of de DPO (functionaris voor gegevensbescherming)!

 

Disclaimer: bovenstaande is ter algemene informatie en geen vervanging voor juridisch advies.

Download de  Infosheet Personeelsdossier

 

4