Tips voor effectief vergaderen

Volgens het ministerie van Infrastructuur en Milieu stonden we vorig jaar 55,6 miljoen uur in de file. Dit aantal gaat de komende jaren alleen maar groeien. Dagelijks op weg naar je werk in de file staan, is zonde. Waarom zou je als werkgever niet iets soepeler met de werkuren omgaan zodat bepaalde medewerkers de spots kunnen omzeilen

Thuiswerken is natuurlijk niet voor iedere functie weggelegd, maar veel kantoormedewerkers kunnen best (een deel) hun werkzaamheden vanuit huis doen. Bovendien krijgt de medewerker op die manier een mogelijkheid om privé en werk beter te combineren. Als dat goed geregeld is, leidt dat waarschijnlijk tot een grotere medewerkersbetrokkenheid.

Verhoog de productiviteit

Een andere manier om onze productiviteit te verhogen, is het beperken van vergaderingen en ‘meetings’. We vergaderen in Nederland namelijk heel erg veel. En dat gaat lang niet altijd even effectief. De vergaderdruk schijnt vooral in de publieke sector ernstig te zijn. En in het bedrijfsleven lijkt vergaderen met name in directiekringen tot een kunst te zijn verheven. Geschat wordt dat directieleden 70 tot 80 procent van hun werktijd besteden aan vergaderen.

Hoe vaak zit je zelf niet in een vergadering waarbij te lang over onderwerpen wordt doorgepraat of waar reeds bekende standpunten worden herhaald? Daar liggen dus nog kansen wat productiviteit betreft.

Effectief vergaderen

Gelukkig is goed vergaderen eenvoudig te leren. Veel hangt af van de voorzitter van de vergadering. Die heeft de touwtjes in handen en die zou ervoor moeten zorgen dat vergaderingen niet eindeloos doorgaan. Vaak wordt gezegd dat hoe groter de groep deelnemers aan een vergadering is, hoe minder efficiënt de vergadering zal zijn. Betrek dus alleen de rechtstreeks betrokkenen bij de vergadering. Probeer bij moeilijke onderwerpen eerst te focussen op de procedure voordat er een inhoudelijke discussie wordt gevoerd.

Goed moment

Interessant is bovendien dat het tijdstip van de vergadering ook bepalend kan zijn voor het succes ervan. Zo schijnt de dinsdagmiddag om 15 uur de ideale tijd te zijn voor het plannen van een vergadering. En een staande vergadering biedt ook voordelen. De deelnemers blijven actiever betrokken, de vergaderingen duren veel korter en het staan schijnt het gezonder te zijn dan lang op een stoel zitten.

Dus ben je ook vergadermoe geworden? Bespreek met je HR-collega’s ideeën om het vergaderen intern te verbeteren want die productiviteitswinst is voor iedereen cadeautje.

Naast beter vergaderen kan de productiviteit ook verbeterd worden met de implementatie van e-HRM. Hoe je dat doet, staat in deze gratis whitepaper ‘Procesoptimalisatie met e-HRM‘.

Op de hoogte blijven van ander nieuws rondom HRM & salaris? Volg @VismaHRMnieuws op Twitter!

effectief vergaderen

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: