referenties hrm software zorg

Effectieve aanpak ziekteverzuim bij Orthocenter

Orthocenter is een succesvolle keten van orthodontiepraktijken. De effectieve en efficiënte aanpak van het bedrijf zorgde in de afgelopen jaren voor een snelle groei. Talent & Salaris en AccountView van Visma Software leveren daar een wezenlijke bijdrage aan. De een op het gebied van HRM, de ander onder meer op het gebied van de financiële administratie. Ook de combinatie van de twee helpt Orthocenter de zaken te stroomlijnen.

Met 37 praktijken hEffectieve aanpak ziekteverzuimeeft Orthocenter een unieke positie in de Nederlandse orthodontiemarkt opgebouwd. Personeelsfunctionaris Astrid Mol legt uit: “In de jaren tachtig was er een tekort aan orthodontisten. Toen is het idee van Orthocenter ontstaan: een keten van op zichzelf staande vestigingen met een efficiënte werkwijze, vaste tarieven en zorg van hoge kwaliteit, ondersteund door een overkoepelende organisatie waarbij alle medewerkers in loondienst zijn. Een afsprakenbureau, de financiële administratie, personeelszaken, … alles wordt geregeld op ons hoofdkantoor in Purmerend. De orthodontist kan zich daardoor op zijn eigenlijke werk richten.”

Veel meer doen met nagenoeg zelfde aantal medewerkers
In totaal werken er momenteel een kleine driehonderd mensen bij Orthocenter. Daarnaast doen Mol en haar collega’s ook de personeelszaken voor enkele kleinere, gelieerde bedrijven: inkooporganisatie Ortho Import & Trading, een keten van tandartsenpraktijken en opleidingsinstituut Academie Tandartsenpraktijk. In totaal gaat het om ongeveer vierhonderd medewerkers. Hoewel het aantal personeelsleden in de afgelopen zeven jaar verdubbelde, terwijl het aantal medewerkers op personeelszaken slechts met een parttimekracht voor 2,5 dag per week werd uitgebreid, levert dat geen enkel probleem op voor Orthocenter. Daarbij speelt de HRM-software Visma Talent & Salaris een belangrijke rol.

‘Wij zijn gewoon gelukkige gebruikers’

Verdere digitalisering personeelsadministratie
Orthocenter maakt sinds 2008 gebruik van Visma Talent & Salaris. Mol: “Een van onze wensen in die tijd was om meer dingen in eigen beheer te kunnen doen. Zo wilden we zelf de salarisadministratie voeren. Dat kon niet met de software die we toen gebruikten. De salarisadministratie gebeurde extern en de gegevens voor de loonstroken moesten we via het internet opvragen. Daarnaast wilden we meer digitaal gaan werken, bijvoorbeeld digitale loonstroken maken en onze digitale personeelsdossiers verder uitbreiden. We zijn toen op zoek gegaan naar een oplossing die aan al deze voorwaarden voldeed en dat bleek Talent & Salaris te zijn. Bovendien kregen we daarmee de mogelijkheid om managers en medewerkers toegang tot dossiers te bieden via een webapplicatie.”

Zelfservice voor medewerkers
De webapplicatie past bij de openheid van Orthocenter, vindt Mol. “Onze medewerkers kunnen bijvoorbeeld zelf eenvoudig en vanaf iedere locatie hun persoonlijke gegevens aanpassen, verlof aanvragen, declareren en extra uren doorgeven. Ook kunnen ze allerlei documenten in hun dossier bekijken, van diploma’s, contracten en loonstroken tot verslagen van functioneringsgesprekken. Het was in het begin even wennen, maar we merken dat ze hun dossier steeds vaker raadplegen en zelfs gegevens gaan controleren.” Voor de managers van de vestigingen biedt de webapplicatie als voordeel dat ze alle benodigde gegevens paraat hebben bij een bezoek van de arbeidsinspectie. “De praktijken hoeven geen ‘schaduwdossier’ bij te houden of gegevens bij ons op te vragen. Alle papieren zijn online beschikbaar in de digitale dossiers”, aldus Mol.

Tijd en geld besparen
De digitale manier van werken met Talent & Salaris levert Orthocenter veel efficiencyvoordeel op. “Alleen de digitale loonstroken zorgen al voor een enorme tijdswinst. Het over de lijn opvragen van alle gegevens bij het bedrijf dat onze salarisadministratie deed, nam om te beginnen veel tijd in beslag. Daarna moesten we honderden loonstroken versturen. Nu kunnen we met Talent & Salaris snel en eenvoudig alle loonstroken genereren en die met een druk op de knop aan de medewerkers bezorgen, via hun digitale dossier of via e-mail”, zegt Mol. Orthocenter bespaart zo ook op de kosten voor papier, afdrukken en frankeren.

‘We hebben een ziekteverzuim van maar twee procent’

Effectieve aanpak ziekteverzuim

Talent & Salaris is eveneens een grote hulp als het gaat om ziekteverzuim. Orthocenter breidde onlangs de verzuimmanagement functionaliteit van de software op dit gebied uit. Mol: “Als werkgever ben je steeds langer en steeds vaker aansprakelijk voor zieke medewerkers. Je moet je dossiers dus goed op orde hebben. Door ons actieve ziektebeleid hebben we een ziekteverzuim van maar twee procent. Talent & Salaris biedt daarbij ondersteuning en die gaat veel verder dan verzuimregistratie: de software stuurt nu onze hele workflow rond ziekteverzuim. We hoeven niet meer bij te houden in de agenda wanneer het tijd is voor een telefoontje of een andere actie, maar krijgen instructies als er iets moet gebeuren. Zelfs aanvragen naar het UWV gaan automatisch, bijvoorbeeld in het geval van zwangerschapsverlof. Dat is een kwestie van eenmaal inrichten.” Het ziekteverzuim is via de digitale dossiers ook inzichtelijk voor managers en medewerkers. Mol: “Daardoor ontstaat een andere mentaliteit, mensen worden bewuster als ze alle feiten zo duidelijk op een rij zien staan.”

Snelle verwerking salarisgegevens
Voor een snelle en foutloze maandelijkse verwerking van de salarisgegevens is er een koppeling tussen de loonadministratie in Talent & Salaris en de financiële administratie. Deze wordt gevoerd in AccountView, eveneens een oplossing van Visma Software. “We werken al tien jaar met AccountView. Het is een zeer flexibele oplossing die zich eenvoudig laat koppelen aan allerlei andere systemen”, vertelt Jan Sleurink, tegenwoordig directeur van Ortho Import & Trading. Hij was destijds verantwoordelijk voor de implementatie van AccountView binnen Orthocenter en zorgt nog steeds voor het beheer van de software binnen de hele organisatie.

Sterke combinatie met praktijksoftware
Behalve met Talent & Salaris werkt AccountView ook samen met Smile, een brancheapplicatie voor de praktijken. Sleurink: “In deze oplossing registreren we alle patiënten en handelingen en maken we declaraties. De declaraties worden direct in AccountView verwerkt.” In de afgelopen tijd zijn er vanuit de overheid verschillende wijzigingen geweest van het declaratiemodel. Daar kon Orthocenter snel op inspelen met de combinatie van AccountView en Smile. “We hebben een stormachtige periode achter de rug, waarin we te maken kregen met vrije tarieven en declaraties aan factoringbedrijven. Inmiddels zijn deze veranderingen weer teruggedraaid. We werken weer met vaste tarieven en declareren aan verzekeraars en volwassen patiënten. De verzekeraars krijgen vanuit Smile maandelijks een overzicht van de declaraties. De volwassen patiënten zijn individuele debiteuren en krijgen van ons een factuur die in AccountView wordt aangemaakt”, aldus Sleurink.

Nog meer efficiëntie
Binnenkomende betalingen worden direct in de financiële administratie geboekt via een koppeling met de banksoftware van Orthocenter: AccountView leest de elektronische bankafschriften in en verwerkt alle posten automatisch. Ook de uitgaande betalingen gaan via deze koppeling, zowel de betaling van de lonen aan de medewerkers als de facturen van andere crediteuren. Bij de verwerking van inkomende facturen wil Orthocenter nog een slag maken. Sleurink: “We hebben plannen voor het digitaal verwerken van de inkomende facturen en het automatiseren van het fiatteringsproces. Daar biedt AccountView een goede oplossing voor, waarmee we de kosten voor handmatige invoer verlagen. We kunnen veel sneller werken en houden bovendien goed overzicht op de inkomende facturen en hun status.”

Gelukkige gebruikers
Bij Ortho Import & Trading wordt nog gebruikgemaakt van andere mogelijkheden van AccountView dan de automatisering van de financiële processen. Sleurink: “Daar doen we ook de inkoop en het voorraadbeheer met AccountView. We hebben er speciale modules voor, ze vormen de kern van ons bedrijf.” Alles bij elkaar opgeteld, is Orthocenter zowel over AccountView als over Talent & Salaris heel tevreden. Beide oplossingen helpen het bedrijf de zaken professioneel en efficiënt aan te pakken, zowel individueel als in combinatie: daar zijn Mol en Sleurink het over eens. “We zijn gewoon gelukkige gebruikers”, zo vat Sleurink de ervaringen in één zin samen.

Wat doet Orthocenter?
Orthocenteris gespecialiseerd in orthodontie voor kinderen en volwassenen. Het bedrijf bestaat inmiddels 30 jaar en heeft 400 medewerkers in dienst, verspreidt over 37 vestigingen in heel Nederland. Centraal (vanuit Purmerend) worden allerlei administratieve en beleidsmatige taken uitgevoerd, zodat de behandelteams alle aandacht aan de patiënt kunnen geven.

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: