referenties HRM software transport en logistiek

‘efficiënter werken, omdat mensen zelf het systeem bedienen’

Kloosterboer Group had behoefte aan een geïntegreerd systeem voor salaris en personeel, dat de juiste managementinformatie presenteert. Met de software van Visma heeft Kloosterboer die managementinformatie en hebben medewerkers direct toegang tot hun eigen gegevens.

Waarom gebruikt Kloosterboer Group Talent & Salaris?
Tot 2000 muteerde Kloosterboer de salarisgegevens met Windowsapplicaties en besteedde de batchverwerking uit aan Raet. Het salaris- en personeelsinformatiesysteem waren gescheiden.

“Het wasefficiënter werken omslachtig. We wilden af van onze afhankelijkheid en gaan werken met een geïntegreerd systeem voor salaris en personeel,” zegt Richard Roest, HR-manager bij Kloosterboer. “Talent & Salaris is zo’n geïntegreerd HRM systeem, waarmee we makkelijk de mutaties kunnen doorvoeren, de salarissen in huis kunnen verwerken en waarmee we dus een goede controle hebben op het hele salaris- en personeelsproces.”

Waarom is Kloosterboer Group de Self Service gaan inzetten?

De overname van Daalimpex Coldstores drie jaar geleden, dwong de organisatie opnieuw kritisch te kijken naar de salaris- en personeelssystemen. Doorgaan met Talent & Salaris was geen automatisme; de overname was een moment van vernieuwing en bezinning.

“We hebben bij deze overname de HRM-afdeling helemaal opnieuw opgezet met daarbij de wens dat we met slechts één pakket wilden werken, met alle data centraal.”

In de nieuwe blauwdruk kwam de wens voor goede managementinformatie sterk naar voren, zeker met de veelvoud aan vestigingen waarover Kloosterboer inmiddels beschikte.

Roest: “Dan is het makkelijk als medewerkers zelf hun gegevens kunnen ontsluiten en er direct toegang toe hebben. Vandaar het besluit de interactieve web-applicatie van Visma te gaan inzetten.”

‘Vergeleken met andere leveranciers denkt Visma veel meer met ons mee’

Waarom koos Kloosterboer Group opnieuw voor Visma?
“We hebben met drie partijen gesproken. Visma sprong eruit, omdat zij een uitstekende demonstratie gaven, waarbij wij zelf aan de knoppen zaten en het systeem speciaal voor ons was ingericht. Onze wensen en onze ‘werkelijkheid’ zagen we terug in de demo. De kosten speelden een rol en het feit dat we de meeste gegevens al in de Visma database hadden vastgelegd. Het voordeel is dat we met al die historische gegevens bijvoorbeeld een beter ziekteverzuimbeeld kunnen opbouwen en dat is handig voor het management.”

Hoe verliep de implementatie?
Eind vorig jaar startte Kloosterboer met de implementatie van de web-applicatie en met de conversie van de salarisgegevens van Daalimpex. Met ingang van 1 januari draait het bedrijf alle salarissen van alle vestigingen met Visma software. “Omdat we het pakket goed kennen, liepen we nauwelijks tegen problemen aan en hadden we de overgang vrij vlot voor elkaar.”

De verdere uitrol van de web-applicatie startte op de vier locaties in Rotterdam. Bij de ingebruikname kwam een aantal wensen naar voren die tot enkele aanpassingen leidde. Voor de gebruikers werden gebruikshandleidingen gemaakt en de web-applicatie werd goed ontvangen. Roest: “We zijn nu bezig om de andere bedrijven te koppelen; zij zien wat het systeem allemaal kan en willen het ook hebben.”

Wat is de volgende stap?
De medewerkers van Kloosterboer Group kunnen nu online verlof aanvragen en ook het eigen verzuim inzien. Bedrijfsdocumenten met bijvoorbeeld de arbeidsvoorwaardenregeling kunnen zij raadplegen op de werkplek. Voor managers geldt dat zij verzuim, verlof, NAW, contracten, soorten dienstverband etc. met één druk op de knop onmiddellijk tot hun beschikking hebben.

De komende tijd richt Kloosterboer zich op de implementatie van onder andere de elektronische dossiers en zal de IT-afdeling het aantal accounts uitbreiden. “Daarnaast gaan we de salarisstroken digitaal verstrekken en krijgen nog meer mensen toegang tot hun gegevens. Even een loonstrook opnieuw printen, of een jaaropgave, wordt allemaal heel makkelijk.”

Wat is de ervaring met de Verzuimmodule?
Kloosterboer maakt gebruik van de Poortwachter-functionaliteit binnen de Verzuimmodule. “Alles zit daarin, alle signalen, en dat werkt goed. Verder verandert de werksituatie. Als iemand zich ziek meldt bij zijn leidinggevende, legt de desbetreffend manager nu een en ander zelf vast. Tot nu toe verliep heel veel communicatie via en met de afdeling HRM.”

Wat is de toegevoegde waarde van de software van Visma?
“Voor ons is de toegevoegde waarde dat onze managers er goede managementinformatie kunnen uithalen,” zegt Roest. “Voorheen werkten we met lijsten en telefoontjes. Nu haalt het management bijvoorbeeld de ziekteverzuimcijfers zelf uit het systeem.”

Efficiënter werken

De centrale gegevensopslag is eveneens een groot voordeel, want dat voorkomt het ontstaan van informele systemen. “We werken efficiënter, omdat mensen zelf het systeem bedienen en gegevens centraal zijn opgeslagen. De software heeft ook een goede prijs/prestatie-verhouding.”

Wat is de toegevoegde waarde van Visma? Roest: “Vergeleken met andere leveranciers vind ik dat Visma veel meer met ons meedenkt. Visma denkt inhoudelijk goed mee in wat er met het pakket kan en hoe wij het kunnen inzetten in onze organisatie. Visma is ook wat kleinschaliger en daardoor makkelijker te bereiken.”

Wat doet Kloosterboer Group?
Kloosterboer Group in IJmuiden is een van de grootste logistieke dienstverleners voor gekoelde en diepgevroren goederen in West-Europa, van frites, vis en vlees tot fruit en vruchtensapconcentraat. Opgericht in 1925. Het bedrijf beschikt over meer dan drie miljoen kubieke meter koel/vries-opslagcapaciteit en heeft zeven locaties in Nederland en diverse locaties daarbuiten. Bij Kloosterboer werken ongeveer 600 mensen.

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: