Efficiënter werken

Grote stappen in efficiënter werken

Interzorg zocht naar een goed en betrouwbaar informatiesysteem voor de personeelsadministratie. De software van Talent & Salaris past uitstekend bij de informatiebehoefte van Interzorg, voor zowel het personeels- als het salarisgedeelte. Nu werkt de organisatie naar volle tevredenheid aan de verdere digitalisering van de administratieve processen.

Waarom gebruikt Interzorg Talent & Salaris?
Enkele jaren geleden startte bij Interzorg de discussie over de interne verwerking van de salarissen. Tot op dat moment waren deze uitbesteed aan een externe serviceverlener. Interzorg wilde niet meer afhankelijk zijn en minder tijdsdruk op het aanleveren van mutaties. “We hebben toen een aantal stappen gemaakt om de salarissen zelf te gaan verwerken,” zeggen Algemeen directeur Yvonne Althuizen en Controller Margoo Spelthan.
“Tevens stond een goed personeelsinformatiesysteem op onze verlanglijst, omdat we efficiënter wilden werken en kosten wilden besparen. We waren onder de indruk van de fraaie web based oplossingen van Visma DBS en we zagen op dat moment ook hun uitgebreide software voor de salarisverwerking. Dat paste precies bij ons.”
Het balletje ging rollen en na een kosten/baten-analyse ging Interzorg over op Talent & Salaris. “Met het systeem hebben we hele grote stappen voorwaarts gemaakt.”

Wat zijn de voordelen van Talent & Salaris voor de personeelsadministratie?

Volgens Althuizen en Spelthan is de grote kracht van het systeem zijn betrouwbaarheid.
“Het systeem laat zich goed inrichten en alles wat je erin stopt, komt er ook weer uit. Dat geeft een goed gevoel, we hebben goed grip op de gegevens en op onze informatievoorziening.”
Met het systeem zijn nu de loonstroken gedigitaliseerd en digitaal bereikbaar voor het management. Voorheen werden de stroken handmatig opgeslagen in een papieren archief, maar al dat tijdrovende werk en ruimtebeslag is nu voorbij. Talent & Salaris koppelt gemakkelijk aan andere software, bijvoorbeeld Ortec, Nedap, Ayton, Pink Roccade, CareWare en SPexpert. “Wij gaan op korte termijn Talent & Salaris aan onze Nedap-urenregistratie verbinden, waardoor we wederom grote sprongen voorwaarts maken in onze informatieverwerking.”

Wat is de ervaring met de Verzuim-module?
Door het gebruik van de Verzuim-module hebben directie, teamleiders en de personeelsfunctionarissen goed inzicht in het verzuim van de (eigen) medewerkers.
Althuizen: “Voorheen ging alles telefonisch en per e-mail en werd de informatie over zieke medewerkers via personeelszaken handmatig geregistreerd. Nu krijgen via de software alle betrokken afdelingen automatisch een signaal. Er zijn door de module directere communicatielijnen en dus veel minder fouten.”
Ook voor de Wet Poortwachter levert de software voordelen op.
Spelthan: “We werken veel efficiënter en we hoeven niet meer alles zelf bij te houden. Het systeem meldt ons hoe lang iemand ziek is, hoe de communicatie verloopt met de bedrijfsarts, wanneer we contact moeten opnemen met de medewerker etc. We zijn geen energie meer kwijt aan het onthouden en nakijken van dat soort zaken.”

Met welke andere bedrijfsinformatie is Interzorg nog bezig?

Vorig jaar heeft Interzorg alle personeelsdossiers gedigitaliseerd en dat levert heel veel winst op. “Eerst hebben we de bulk gegevens ingelezen in Talent & Salaris. Dat ging gemakkelijk en vanaf dat moment konden we rechtstreeks informatie uit het systeem halen, met één druk op de knop. Functiewaarderingen, deskundigheidsniveaus, competenties… alles is snel en eenvoudig voorhanden, terwijl die informatie voorheen allemaal op een tijdrovende handmatige wijze werd vastgelegd en uitgezocht.”

Ten aanzien van het personeel wil Interzorg de beoordelingsgesprekken en de opleidingen in Talent & Salaris gaan onderbrengen, inclusief de administratie van de verstrekkingen en terugbetalingsregelingen. Opleidingen worden nu in Excel-bestanden bijgehouden en dat is erg omslachtig en foutgevoelig. Althuizen heeft behoefte aan centrale gegevens en signalen die op tijd aangeven wanneer iemand een bepaalde cursus moet gaan doen en hoe dat verloopt. Talent & Salaris biedt deze mogelijkheid en Althuizen maakt er graag gebruik van.
De introductie van de nieuwe manier van werken met Talent & Salaris verliep vlekkeloos. Medewerkers konden onmiddellijk volledig uit de voeten met het systeem en de reacties waren daarom ook erg positief.

Inhoudelijke deskundigheid Visma pluspunt

Wat is de toegevoegde waarde van deze software?
Duidelijk is inmiddels dat de organisatie nu al zeer grote stappen heeft gemaakt in efficiënter werken. “Alle informatie slaan we op in een centrale database, zodat we niet meer afhankelijk zijn van talloze Excel-bestanden. De dubbelingen zijn eruit, we voorkomen veel fouten en in de verspreiding van de informatie zijn er minder schakels. Het verzuiminzicht is groot en ik heb de beschikking over goede stuurinformatie, want alles wat we er aan gegevens in stoppen, kunnen we eruit halen op de manier waarop wij dat zelf wensen.”

Wat is de toegevoegde waarde van Visma?
Voor Interzorg scoort Visma hoog als het gaat om de expertise. “Dat is absoluut een grote toegevoegde waarde. Expertise op het gebied van het systeem is nodig om de software goed in te richten, maar bovenal is Visma inhoudelijk deskundig en denkt goed met ons mee.”

Wat doet Interzorg?
Interzorg biedt thuiszorg en ondersteunt mensen om zo lang mogelijk in hun eigen, vertrouwde omgeving te kunnen wonen. Zij biedt hulp bij het huishouden, hulp in de persoonlijke verzorging, verpleging, heeft (kleine) wijkteams en biedt ook langdurige zorg. Bij Interzorg werken 300 mensen die 975 cliënten van dienst zijn in de regio Oss – Nijmegen.

Op de hoogte blijven van ander nieuws rondom HRM & Salaris? Volg @VismaHRMnieuws op Twitter!

personeelsadministratie

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: