Valkuilen bij het gebruik van Excel voor accountants- en administratiekantoren

Help uw klanten overstappen op e-facturatie

Steeds meer bedrijven zijn zich bewust van de voordelen van e-factureren, maar vinden het lastig om daadwerkelijk de stap te zetten. En dat, zo blijkt uit de praktijk, heeft met drie belangrijke drempels te maken. Bedrijven overzien niet goed wat er verandert in hun eigen proces. Het beeld bestaat dat klanten en leveranciers er nog niet klaar voor zijn. En dat e-mail toch al digitaal en bovendien gratis is.

De ervaringen van landen als Finland waarin e-facturatie in het bedrijfsleven nu al de standaard is (met een aandeel van rond 90% van de verzonden facturen) laten zien dat toegankelijkheid cruciaal is. Neem drempels weg en maak de overgang zoveel mogelijk een kwestie van het verzamelen van de juiste gegevens.

Techniek is er klaar voor

Voor de meest gangbare administratieve softwarepakketten in het mkb geldt dat deze uitstekend in staat zijn om e-facturen te verwerken. Techniek is meestal dus niet het probleem. Vaak hangt het samen met het feit dat er al een proces loopt. En werkt het goed genoeg? Waarom dan aanpassen? Nou, bijvoorbeeld omdat klanten erom vragen!

Uw klanten zullen steeds vaker in staat zijn, en het wenselijk vinden, om e-facturen te ontvangen

U kunt hier zelf gelukkig een stimulerende rol spelen richting uw leveranciers. U kunt hen er bijvoorbeeld gewoon om vragen. De ervaring leert dat bedrijven wensen van klanten belangrijk vinden en hierin willen investeren. Sommige bedrijven volgen het voorbeeld van de overheid: bij het verstrekken van opdrachten is het een voorwaarde dat de leverancier e-facturen stuurt. Deel in ieder geval de wens en de gegevens die hen helpen u een e-factuur te sturen.

Ook uw klanten zullen steeds vaker in staat zijn en het wenselijk vinden om e-facturen te ontvangen. Laat hen dan ook weten dat u het liefst een e-factuur verstuurt. Ook kunt u bij uw klanten de gegevens verzamelen die het gemakkelijk maken om hen terug te vinden in het register. Zodra uw klanten zich registreren om e-facturen te ontvangen, kunt u hen vanaf dat moment system-to-system factureren.

Meer weten?

E-facturatie wordt de standaard. Het is daarom belangrijk dat u zich hierop voorbereidt. Wilt u weten hoe Visma u hierbij kan helpen? Kijk dan op vismasoftware.nl/makkelijkerfactureren of bel 020 355 2910.

Meer weten over e-facturatie?

De inhoud van dit blogartikel verscheen eerder in het vaktijdschrift CM:.

Over de auteur

Niels Olthuis is Product Marketing Manager Projectorganisaties bij Visma Software. Hebt u vragen aan Niels? Mail dan naar contact@visma.com