Het Coronavirus dat de wereld op zijn kop zet…

En toen was er ineens het bericht op zondag 15 maart 2020. Nederland gaat de volgende fase in omdat de overheid nog meer vergaande maatregelen neemt om het Coronavirus in te dammen. Dat betekent voor heel veel organisaties dat medewerkers vanuit huis moeten werken, in de beroepen en de rollen waarin dit kan. Waar in eerste instantie vooral Noord Brabant werd geraakt en de maatregelen zich beperkte tot een kleine groep medewerkers, is de groep nu ineens vele malen groter. En dit betekent iets voor HR, IT, facilitaire diensten, management en natuurlijk ook de medewerker zelf.

Vanuit Brabant liggen we al een week voor op de rest van Nederland en heb ik alle zaken maar eens op een rijtje gezet die jou wellicht ook helpen om efficiënt en effectief thuis te werken!

Ik ben medewerker en werk nu thuis…

Veel medewerkers werken nu thuis. En dat betekent hectiek. Want je bent waarschijnlijk niet de enige die nu thuis is. Wellicht heb je kinderen en zijn die nu ook verplicht thuis of heb je andere mensen die in je thuisomgeving ook aan het werk moeten. Allerlei situaties die impact hebben op de manier waarop jij je werk thuis goed kunt doen.

Zorg voor een mentaal goede omgeving. Dat je in een omgeving kunt werken die goed bij jou past. Dat is voor iedereen verschillend, maar zorg in ieder geval voor:

  • Voldoende afwisseling. Ga af en toe een rondje lopen en haal zo nu en dan wat te drinken;
  • Breng routine in je werkwijze. Zorg ervoor dat je een aantal zaken altijd doet, zoals het beantwoorden van je e-mails of het inlassen van de pauze momenten die je nodig hebt;
  • Zorg voor een goede werkplek waar je rustig kunt werken  en niet snel wordt afgeleid. Goede afspraken met je huisgenoten zijn hierbij zeer nuttig;
  • Blijf contact houden met je collega’s. Bel ze, ontmoet ze digitaal en zorg ervoor dat je ook afspraken hebt met collega’s die niet alleen over werk gaan. De koffieautomaat praatjes zijn ook heel belangrijk om vanuit huis te hebben met je collega’s.

Mijn medewerkers werken thuis. En nu…

Als werkgever wordt je geacht dat je een aantal zaken faciliteert voor je medewerkers. Een goede werkplek met allerlei voorzieningen, zoals bureau, bureaustoel, scherm, toetsenbord, etc. zijn van essentieel belang om een goede (thuis)werkplek in te kunnen richten. Maar ook andere zaken, zoals het inrichten van mijn beleid om thuiswerken te faciliteren. Aangezien nu een groot gedeelte van Nederland verwacht wordt thuis te werken, is het van essentieel belang dat er een aantal zaken geregeld zijn of worden:

  • Ga het gesprek aan met je medewerkers. En toets of het thuiswerken goed gaat. Plan regulier overleg in om het bespreekbaar te maken.
  • Geef extra aandacht aan de situatie. Deel updates en denk vooral ook aan nieuwe manieren van communiceren. Probeer eens wat uit!
  • Er zijn fiscale regelingen om thuiswerken te stimuleren. Denk bijvoorbeeld aan deze regeling: eens in de vijf jaar mag een werkgever een belastingvrije vergoeding van 1815 euro (inclusief BTW) geven om thuis een kantoor in te richten. Als werknemer kun je dat budget naar keuze besteden aan bijvoorbeeld een bureau, bureaustoel, verlichting en kasten of ladeblokken. Juist in deze tijd wellicht een idee om dat direct goed geregeld te hebben!

Hoe manage je medewerkers op afstand?

Allereerst is het ontzettend belangrijk dat alles wat je met de medewerker afspreekt, op basis van vertrouwen is. Controle van een medewerker, en of deze ook echt aan het werk is, ligt genuanceerd. Dit is namelijk vanuit de privacywetgeving niet mogelijk. Het onaangekondigd controleren van een medewerker of deze ook echt aan het werk is, is dus niet altijd mogelijk. Hiervoor moet de medewerker expliciet toestemming geven. Daarnaast blijkt uit fysieke controle ook niet het vertrouwen dat wordt gegeven dat hoort bij het thuiswerken. Er zijn allerlei mogelijkheden om op een andere manier contact met de medewerkers te hebben, zoals:

Plan dagelijks of wekelijks afspraken in de agenda om updates te krijgen van de activiteiten die uitgevoerd moeten worden en spreek met elkaar af wanneer activiteiten afgerond moeten zijn;

  • Zet deadlines in de agenda van jezelf en je medewerker;
  • Spreek met elkaar af hoe updates plaatsvinden, zoals via de telefoon, mail, samenwerkingsplatformen, etc.;
  • Zorg ervoor dat de medewerker op de hoogte blijft van ontwikkelingen in de organisatie en blijf ze onderdeel laten uitmaken van de cultuur van de organisatie;
  • Vraag ook vooral wat medewerkers nodig hebben om hun werk succesvol uit te blijven voeren;

Tot slot wat tips voor iedereen van onze collega Rob van Loenen…

Dankzij het Coronavirus is thuiswerken een must geworden voor een heleboel bedrijven en instanties. Voor veel mensen is het nieuw en onwennig. Voor hen maar ook voor de meer ervaren thuiswerkers 14 tips voor een effectieve thuiswerkdag.

3