Spring naar de hoofdtekst

Hoe een team op afstand te managen

Dankzij COVID-19 is het thuiswerk sterk toegenomen maar zal ook daarna volgens experts voor een belangrijk deel in stand blijven.

Voer eenvoudig een goed administratie met Visma eAccounting

Medewerkers op afstand aansturen is een serieuze zaak. Dankzij COVID-19 is het thuiswerk sterk toegenomen maar zal ook daarna, volgens experts, voor een belangrijk deel in stand blijven. Daarom is het belangrijk dat bedrijven deze nieuwe werkelijkheid aangrijpen om concurrerend te blijven.

Er zijn veel dingen waarmee je rekening moet houden, zoals de structuur die moet worden aangenomen en de tools die je nodig hebt. Je moet er ook voor zorgen dat de medewerkers thuis effectief zijn. Om je te helpen bij een soepele overgang, hebben we enkele tips verzameld over hoe je een team efficiënt op afstand kunt aansturen.

Communicatie optimaliseren

Een goede communicatie is de sleutel tot een goed functionerend team. En als ze op afstand werken geldt dat nog meer. Rekening houdend met de complicaties die gepaard gaan met het beheren van verspreide teamleden, moet een manager waakzaam zijn dat de overgebrachte berichten duidelijk en ook daadwerkelijk begrepen zijn. Bovendien moet een manager extra effort steken in het op de  hoogte zijn van alle soorten feedback en reacties.

De manager zal moet leren om nog meer verschillende communicatiestijlen te gebruiken tijdens de communicatie met het team. Immers de communicatie via telefoon en videobellen is nou eenmaal heel anders dan als je je gesprekpartner voor je hebt zitten.

Zo zijn er bedrijven, waar een deel van op kantoor en een deel thuis werkt, er toe overgegaan om de medewerkers die op kantoor zitten niet gezamenlijk in een ruimte aan de online vergaderingen te laten deelnemen. Doordat de mensen vooraf en na afloop van de vergadering met elkaar kunnen overleggen geeft dat de collegas die vanuit huis werken een achterstand inzake de informele communicatie en zoals we allemaal weten is die soms doorslaggevend. Door iedereen vanaf de werkplek te laten deelnemen is dat informeel circuit een stuk minder.

Met de juiste tools

Zorg ervoor dat jouw medewerkers de juiste tools gebruiken om effectief samen te werken wanneer ze thuis werken. Moderne technologie is zo geavanceerd geworden dat een wereldwijd team productief kan werken door de tools te gebruiken die nodig zijn om op afstand te werken. Enkele van deze tools zijn Zoom, Google Meet en Microsoft Teams. Bovendien zijn tools zoals Teams of Slack ook geschikt voor het kort afstemmen van zaken zonder dat er gesproken communicatie nodig is.

Zorg ervoor dat jouw team is uitgerust met de nodige hardware om het werk gedaan te krijgen. Als je een team van externe medewerkers hebt, is de kans groot dat ze apparaten zoals mobiel en laptops met wellicht een extra scherm nodig hebben. Een ander belangrijk ding is een goede internetverbinding en de juiste software. Er zijn organisaties die speech to tekst software aanbieden of noise cancelling koptelefoons die het thuiswerken vergemakkelijken.  Je moet er niet van uitgaan dat je teamleden al deze dingen hebben. Bovendien is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat ze optimaal kunnen werken.

Waar eerder veel van het leren op de werkvloer gebeurde zal er op zoek gegaan moeten worden naar nieuwe manieren van leren. Een LMS (LeerManagementSysteem) kan daarbij van doorslaggevend succes zijn.

Schep verwachtingen

Als manager moet je weloverwogen en duidelijke verwachtingen scheppen en ervoor zorgen dat je basisregels hebt opgesteld voor hoe virtuele interacties zullen worden uitgevoerd. Welke soort van informatie wordt er via welke kanalen gedeeld. Soms is een telefoontje naar een collega om een bepaalde onduidelijkheid op te lossen een stuk makkelijker dan alles via de email te doen. Maar dan is het vaak weer wel goed dat wat er besproken is in een email wordt bevestigd en gedeeld met degene die er van op de hoogte moeten zijn. Het is vaak logisch maar wordt toch nogal eens vergeten.

Zorg ervoor dat er duidelijke doelen en afspraken voor de korte en langer termijn zijn, en dat deze goed bewaakt worden. De individuele afspraken moeten in onderling overleg vastgesteld worden zodat een ‘buy-in’van alle partijen verzekerd is.

Classificeer rollen

Nadat je overeenstemming hebt bereikt over de verwachting, zorg je ervoor dat er een duidelijk pad is om de taken uit te voeren die nodig zijn om de doelen en verwachtingen te bereiken. Externe teams hebben tactische leiding nodig. Welke specifieke rollen verwacht je bijvoorbeeld dat elk teamlid bijdraagt?

Vaak zie je dat doordat mensen minder of niet meer op kantoor werken bepaalde taken niet goed meer kunnen uitvoeren. Dan is het nodig de rollen te veranderen en te herverdelen. Teamleden begrijpen misschien niet de reden waarom ze bepaalde rollen krijgen, plan daarom een ​​vergadering om uit te leggen waarom elk lid voor het team is gekozen, de unieke vaardigheden en achtergrond van elk individu, en leg uit wat anderen van die rol verwachten en vice versa.

Tenslotte blijft het adagium: Blijf communiceren en check met regelmaat of iedereen tevreden is met hoe het gaat. De vinger aan de pols houden is waarschijnlijk de meest simpele en tevens allerbelangrijkste sleutel tot succes.

 

Haal meer rendement uit opleiden met een Leer Management Systeem. En verhoog zo de kwaliteit en inzetbaarheid van je medewerkers.

Lees meer over opleidingsmanagement

 

Populairst