Visma Blog Nederland

Waarom HR-dienstverlening uitbesteden? Geld of Geloof

Het uitbesteden van operationele HR-dienstverlening is inmiddels veelbesproken; het terrein wordt door organisaties ook steeds vaker verkend. Aan de aanbodkant is de markt in de afgelopen jaren volwassener geworden: er zijn meer professionele aanbieders, de IT-systemen zijn verbeterd, het dienstenportfolio is uitgebreid en heeft zich meer en meer bewezen. Maar waarom zou een organisatie HR-uitbesteding eigenlijk serieus overwegen? Om het Geld (de besparingen en efficiëntie) of is het meer een Geloof (visie, focus en effectiviteit)?

HR-uitbesteding risicovol?

Het uitbesteden van operationele taken is in allerlei onderdelen van de bedrijfsvoering (zoals schoonmaak, catering, ICT, callcenter) al aan de orde van de dag. Ondanks deze groeiende acceptatie zijn organisaties nog aarzelend stappen te zetten in de richting van de outsourcing van hun HR-dienstverlening. Denk daarbij aan HR-administratie inclusief de salarisverwerking, maar ook aan de directe ondersteuning van medewerkers en managers zoals je die in een HR Shared Service Center (SSC) tegenkomt.

Aan de ene kant zijn er voldoende voorbeelden van organisaties in de markt die hun HR-activiteiten succesvol hebben uitbesteed, zoals KPN en ABN Amro. Maar tegenover deze successen staan helaas ook organisaties die minder goede ervaringen hebben met uitbestedingen. Bovendien wordt HR-dienstverlening toch als een risicovol gebied gezien. Niemand wil problemen op dit gebied. En terecht!

Ik vind die vrees begrijpelijk, maar ben ervan overtuigd dat hij onterecht is. Als je maar goed weet waarom je operationele HR-activiteiten wilt uitbesteden én het goed aanpakt, dan is er geen enkele reden waarom het geen succes zou worden.

Twee motieven voor HR-uitbesteding

Het is dus belangrijk om scherp te krijgen waarom HR-uitbesteding voor jouw organisatie relevant is. Laat je niet te veel leiden door wat bij andere organisaties geldt: elke situatie is uniek.

De belangrijkste overwegingen voor uitbesteding zitten op twee gebieden, ik noem ze Geld en Geloof.

  • Onder het Geld-motief voor HR-uitbesteding vallen redenen als: de huidige operatie is te duur, niet flexibel genoeg, kwetsbaar bij verzuim en veranderingen, kwalitatief niet goed genoeg, niet efficiënt, vraagt te veel fte of voorziet niet in moderne middelen zoals selfservice en analytics.
  • Het Geloof-motief is aan de orde wanneer je focus wilt aanbrengen op de kerntaken en schaarse HR-deskundigheid en -aandacht wilt richten op de onderwerpen waarmee je de echte toegevoegde waarde gaat leveren in het kader van de HR-visie en -strategie.

Ook kan uitbesteding een versnelling geven in de HR-innovatie; vernieuwing die je op eigen kracht veel moeilijker kunt realiseren.

Meestal zijn beide aspecten onderdeel van de afwegingen. Maar hoe breng je ze in balans? En wat is nu doorslaggevend?

Laat je niet te veel leiden door wat bij andere organisaties geldt: elke situatie is uniek.

Geld én Geloof

Uitbestedingstrajecten worden vaak aangevlogen vanuit het Geld-motief, aangezwengeld door de afdeling Inkoop of Financiën. Eerst worden businesscases gemaakt, er vindt een tender plaats naar mogelijke leveranciers en op basis van de totale kosten wordt een keuze gemaakt om uit te besteden en naar wie. Het Geloof-aspect raakt hierbij meestal wat op de achtergrond.

Bij het maken van een goede businesscase komen veel van de verborgen kosten van het project in beeld in de voorbereidings-, transitie- en nazorgfase. Een onverwachte verrassing, net als het besef dat er ook na de transitie regievoering nodig is. Het uitbesteden van HR-dienstverlening puur op basis van Geld is vaak minder aantrekkelijk dan initieel gedacht.

Daarom is het voor een succesvolle HR-uitbesteding belangrijk dat een organisatie ook goed nadenkt over de Geloof-kant. Het feit dat je operationeel ontzorgd wordt, geen continuïteitsproblemen hebt en altijd voldoet aan wet- en regelgeving is voor de lange termijn een niet te onderschatten voordeel.

Voor een succesvolle HR-uitbesteding is het belangrijk dat een organisatie ook goed nadenkt over de Geloof-kant

Outsourcing – met de bijkomende digitalisering – geeft HR de ruimte om te focussen op de voor jou relevante strategische thema’s zoals talentmanagement, leiderschap en workforce management. Zodat je als HR-business partners een verbeterde ondersteuning aan het management kunt leveren. Het maakt HR veel meer ‘fit for the future’.

Is er een recept voor de een goede afweging? Helaas niet. Het is bij succesvolle uitbestedingen wel duidelijk dat alleen een enkelvoudige afweging te beperkt is; besparing najagen zonder visie werkt niet, net als een visie nastreven zonder een financiële ambitie.

Outsourcing – met de bijkomende digitalisering – geeft HR de ruimte om te focussen op relevante strategische thema’s

Succesfactoren

De keuze voor een dienstverlener is een belangrijke sleutel tot succes. Kies een partner die bij je past, waarin je vertrouwen hebt en waarmee je dit zakelijke huwelijk aandurft. Onderzoek samen welke dienstverlening al volwassen genoeg is voor uitbesteding. Kijk kritisch naar de kosten, maar kijk breder.

Ook met een goede partner is de uitbesteding van operationele HR-dienstverlening niet eenvoudig, niet gegarandeerd een succes. De aard van het vakgebied, het unieke van jouw organisatie, de organisatiecultuur en de historie vormen flinke uitdagingen die veel tijd, energie en volharding vragen.

Gelukkig hoef je niet het wiel opnieuw uit te vinden. Er is inmiddels veel ervaring met goede aanpakken, do’s en dont’s die een helpen om met beheerste risico’s een succesvolle uitbesteding aan te pakken.

HR-uitbesteding, hoe pak je dat aan? 8 voorwaarden voor succes

Waar moet je aan denken om een succesvolle HR-uitbesteding te realiseren en te borgen? Gebaseerd op concrete praktijkervaring gaat deze whitepaper in op 8 voorwaarden voor succes.

DOWNLOAD WHITEPAPER

0