referenties salaris software woningcorporaties

Staedion: koppeling Pensioenfonds Woningcorporaties heel belangrijk

Staedion wilde meer e-HRM en minder administratieve rompslomp realiseren met een toegankelijk systeem. Talent & Salaris werkt slimmer, sneller en beter en voorziet de woningcorporatie nu van goede managementinformatie, actuele gegevens en enthousiaste medewerkers die graag met de software werken.

Waarom ging Staedion met Talent & Salaris werken?

We werkten hiervoor lange tijd met een ander systeem, waarin -net als bij Talent & Salaris- de salarissen en een personeelsadministratie zaten. Dit systeem was veel te beperkt en erg gebruiksonvriendelijk,” zegt Ancella van Mersbergen, beleidsadviseur P&O. Zij is als projectleider betrokken bij de implementatie en inrichting van de software van Visma. “We deden nog te veel op papier en er kwamen te veel ad hoc vragen binnen bij P&O. Dat kon slimmer, sneller en beter. We wilden meer aan de slag met e-HRM, we wilden toe naar de‘integrale manager’ die meer ‘in control’ is, maar dan moet je de manager wel de juiste tools in handen geven.”

koppeling met Stichting Pensioenfonds Woningcorporaties en andere specifieke CAO onderwerpen.

Pensioenfonds Woningcorporaties

Talent & Salaris scoorde hoog op het programma van eisen en viel op door toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid. Van Mersbergen: “We waren echt gecharmeerd door de look and feel, bijvoorbeeld door het kleurgebruik. Visma heeft goed nagedacht over de grafische vormgeving, dat was een enorme pre. Heel positief waren ook onze bezoekjes aan andere woningcorporaties, waar we te zien kregen hoe het systeem in de praktijk werkt. In het systeem zitten voor ons belangrijke zaken als een koppeling met Stichting Pensioenfonds Woningcorporaties en andere specifieke CAO onderwerpen.

Hoe verliep de implementatie van Talent & Salaris?
Staedion wilde het salarisgedeelte van Talent & Salaris hebben draaien op 1 januari en had daarom weinig tijd om alle andere functionaliteiten tegelijkertijd in te richten. “Het was spannend,” zegt Van Mersbergen. “Alle energie ging zitten in de salarissen, want dat moest natuurlijk 100% goed zijn. Daarna zijn we pas de andere modules gaan inrichten.”

November en december werden twee testmaanden, waarin het Staedion-team allerlei ogenschijnlijk kleine dingen moest oplossen. “We moesten nadenken over de layout van de loonstrook, over afdelings- en organisatiestructuren die net aan het wijzigen waren, goed kijken naar het gebruik van kostenplaatsen e.d. Het was een heftige periode, maar het verliep allemaal prima.”

Welke andere modules gebruikt Staedion?
Het inrichten van het nieuwe salarissysteem vond plaats op de achtergrond. De medewerkers van Staedion zelf zijn vanaf maart actief met het systeem aan het werk. “Alle verlofaanvragen lopen nu via het nieuwe systeem. Medewerkers vragen hun verlof digitaal aan en kunnen daarnaast hun persoonlijke gegevens wijzigen en onder andere hun contractgegevens inzien. Men heeft het systeem positief ontvangen en was nieuwsgierig naar de eigen gegevens. Medewerkers wezen ons op administratieve onvolkomenheden, zodat wij correcties konden uitvoeren, waardoor de gegevens weer volledig en actueel zijn. Het leuke was dat naar aanleiding van de digitale verlofverwerking, medewerkers zelf om de digitale loonstrook vroegen. Die ontvangen zij vanaf april digitaal.”

De inrichting van de autorisaties in het systeem betekende in een aantal processen het einde van de parafencultuur. “De verantwoordelijkheid voor bijvoorbeeld het op een juiste manier registreren van verlof, leggen we nu bij de medewerkers zelf neer en dat was hier en daar wel wennen. Maar een digitale verlofaanvraag heeft nog altijd een digitaal antwoord ja of nee nodig. De manager blijft in control, hoewel dat in het begin niet altijd even helder was.”

Voor de medewerkers was een eenvoudige handleiding genoeg om met het systeem aan de slag te kunnen. “We hebben schermafdrukken voorzien van instructies en dat blijkt genoeg. Voor vragen hebben we een inloopspreekuur. Managers hebben meer functionaliteiten tot hun beschikking en zij kregen daarom een korte training. Zij zijn blij met de managementinformatie die gemakkelijk uit het systeem is te halen.”

Waarmee wordt het systeem uitgebreid in de toekomst?
Van Mersbergen heeft veel plannen, maar blijft stap voor stap gaan. De module voor de Employee Benefits staat op haar verlanglijst, net als de module Opleidingen, en zij werkt nu hard aan het Elektronisch Dossier.

“We willen alle software optimaal benutten, dus ook het elektronische dossier. Alle documenten die binnenkomen, digitaliseren we en slaan we centraal in het systeem op.”

Wat is de toegevoegde waarde van de software van Visma naast bv koppeling Pensioenfonds Woningcorporaties?
“We hebben dankzij de software nu een goede en actuele informatievoorziening. De gegevens zijn altijd up to date en centraal opgeslagen, zodat we nu af zijn van alle losse Exel-oplossingen, verspreid in de organisatie. Alle gegevens verwerken we digitaal, dus we hebben minder op papier, minder administratieve rompslomp, we werken slimmer, sneller en efficiënter.”

Staedion vindt het belangrijk haar managers en medewerkers goede tools in handen te geven, zodat zij zelf hun zaken goed kunnen regelen. “Als alles straks is ingericht heeft de P&O-administratie veel meer tijd en ruimte voor echte adviesvraagstukken en verdere professionalisering. Het is nog te vroeg om echte besparingen te kunnen meten.”

Wat is de toegevoegde waarde van Visma?
De samenwerking tussen Staedion en Visma verloopt bijzonder prettig, vindt Van Mersbergen. “Voor ons was dit traject en het concept van dit systeem helemaal nieuw, van inrichting en implementatie tot het gebruik. Het was voor ons zoeken naar de juiste manier van werken. Visma nam ons bij de hand en heeft ons erg goed begeleid in het hele proces. Hun consultants zijn multifunctioneel; zij denken vakinhoudelijk mee, adviseren over de inrichting van de software, maar trainen ook managers of maken even een korte handleiding. En als ik een vraag heb, is er onmiddellijk een antwoord of een advies met een goed onderbouwde uitleg.”

Wat doet Staedion?

Staedion is een woningcorporatie met 32.000 woningen in Den Haag en omgeving. Zij verhuurt betaalbare woningen. Staedion investeert niet alleen in huurwoningen, koopwoningen en bedrijfsonroerend goed, maar ook in duurzaamheid, leefbaarheid, wijkeconomie en voorzieningen op het gebied van welzijn, zorg, sport en onderwijs. Bij Staedion werken ongeveer 470 medewerkers.

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: