Privacy op de werkvloer: Big Brother is watching you

Het massaal onderscheppen van data staat opnieuw in de schijnwerpers. Na de onthullingen van Edward Snowden was dit al onderwerp van discussie. Nu is het opnieuw aangewakkerd, omdat Nederland via een wet wil regelen dat het op grote schaal internetverkeer kan onderscheppen en opslaan, ongeacht of het om burgers gaat die ergens van verdacht worden of niet.

Deze discussie vindt echter ook dichter bij huis plaats, namelijk op de werkvloer. Werkgevers kunnen – als ze willen – al het internetverkeer over het bedrijfsnetwerk monitoren. Netwerkverkeer is eenvoudig te loggen, e-mail kan worden gescand en bezoeken aan websites kunnen worden geanalyseerd om niet-werkgerelateerde sites te kunnen identificeren. Ook het veelbesproken begrip netneutraliteit kan op de werkvloer ongemerkt in het geding zijn.

Op zich is dat logisch, want de werkgever betaalt voor het netwerk en de bandbreedte dus hij bepaalt wat erop mag gebeuren. Uiteraard kan een werkgever redenen hebben om voorzichtig te zijn met welke berichten zijn medewerkers – privé of zakelijk – naar buiten brengen. Maar bedrijven en organisaties mogen niet zomaar bijhouden wat medewerkers, bezoekers of klanten doen, ook niet bij privégebruik van internet, e-mail of telefoon. En al zeker niet zonder de medewerkers daarvan in kennis te stellen.

Werknemers hebben recht op privacy

Werknemers hebben een grondrecht op privacy en het recht op vertrouwelijke communicatie, ook op de werkplek. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het voeren van een telefoongesprek. Iedereen belt wel eens naar huis onder werktijd. Het is de werkgever niet toegestaan om deze gesprekken af te luisteren of om telefoontoestellen af te tappen. Hetzelfde geldt voor het gebruik van e-mail en internet waarbij een zeker privégebruik  is toegestaan. Met andere woorden: werknemers mogen een redelijk niveau van privacy verwachten op de werkplek.

Uiteraard zijn er wel eens incidenten waarbij het privégebruik de spuigaten uitloopt. Bijvoorbeeld als iemand de hele dag alleen op internet zit te surfen en zijn werk niet doet of als iemand pornofoto’s downloadt of doorstuurt. Ook het voor de lol streamen van live sportevenementen kan leiden tot extreme hoge belasting van een netwerk.

Een duidelijk protocol biedt helderheid

Zorg in ieder geval als werkgever voor een duidelijk protocol waarin de regels staan voor het gebruik van e-mail en internet voor privédoeleinden. Ontstaat vervolgens het vermoeden dat een werknemer de richtlijnen van het privégebruik overtreedt, neem dan geen overhaaste beslissingen door de werknemer op staande voet te ontslaan, maar ga een gesprek aan met de betreffende persoon.

Bovendien moet een werkgever zijn werknemers vooraf informeren over hoe en wanneer er gemonitord wordt. Dit gebeurt meestal door invoering van een protocol waarin regels staan over wat wel en niet mag met de bedrijfscomputer, bedrijfsmail, internetverbinding en (mobiele) telefoon. Wees daarin duidelijk en transparant over wat binnen het bedrijf toegestaan is en wat niet én wat er gebeurt met het internetverkeer.

Het zijn simpele regels die ervoor zorgen dat de privacy van de medewerker wordt gerespecteerd en de baas niet nodeloos argwanend hoeft te zijn. Nu maar hopen dat de overheid voor ons allemaal ook zo’n transparant protocol opstelt.

Meer informatie over het gebruik van pc’s, tablets en smartphones op de werkvloer, staat in de gratis whitepaper over communicatie werknemers.

 

Op de hoogte blijven van ander nieuws rondom HRM & Salaris?

Volg @VismaHRMnieuws op Twitter!

privacy

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: