Visma Blog Nederland

Robotisering en AI brengen HR terug op strategisch niveau

Facturatie: uitleg in euro's

Als er iets is duidelijk geworden in de huidige coronapandemie, is het wel dat je als organisatie flexibel en wendbaar moet zijn. Dit geldt niet in de laatste plaats voor de HR-omgeving. Nu is het lastig het werknemersbestand van vandaag op morgen te veranderen. Toch kun je HR zo inrichten dat je sneller de juiste mensen op de juiste plek kunt zetten. We noemen dit de Transformation of the Workforce (TOW). Hiermee begeeft HR zich meer en meer op strategisch niveau, waar het ook thuishoort.

Voor de meeste organisaties staat het vast: de markt waarin ik opereer verandert binnen nu en 5 jaar grondig. Nu we met de coronapandemie te maken hebben, is die termijn zelfs veel korter geworden. Veel ondernemingen hebben best een visie waar zij over 5 jaar staan: we zijn marktleider, we hebben een nieuwe productlijn of we zetten meer in op e-commerce. Maar zij hebben in deze visie vaak niet de gevolgen voor de mensen, de workforce, meegenomen.

Deze ontwikkeling wordt onderschreven door de uitkomsten van het HR Benchmarkonderzoek dat Visma|Raet jaarlijks laat uitvoeren. 58 procent van de respondenten geeft aan dat het niet helder is hoe hun organisatie op lange termijn de afstemming van techniek, processen en medewerkers wil vormgeven. De onduidelijkheid ten aanzien van de TOW wijt HR vooral aan gebrek aan tijd (36%), geen prioriteit en steun vanuit het bestuur (32%) en capaciteitstekorten (31%). De conclusie is dan ook dat HR voor zichzelf ruimte moet scheppen om invulling te geven aan de visie van de organisatie. Weg uit de operatie, meer richting strategie.

Robotisering

Organisaties kunnen beginnen met het automatiseren en robotiseren van tijdrovende en repetitieve HR-processen. Het gaat met name om processen die nog altijd gekenmerkt worden door veel zoeken en vinden en vervolgens het overtypen van data. Een payroll proces bijvoorbeeld is strak ingericht met vaste regels en procedures. Met robotics kun je de taken die hierbij horen, waaronder veel data entry, automatiseren. Dit levert HR veel tijdwinst op, tijd die zij heel goed aan taken kunnen besteden die meer toegevoegde waarde opleveren. Zo zijn er verschillende processen denkbaar die op deze manier gestroomlijnd kunnen worden. Dit draagt allemaal bij aan het teruggeven van tijd, die HR kan besteden aan de TOW.

Continue conversatie

Een tweede element dat het succes van de TOW bepaalt, is inzicht krijgen in het huidige werknemersbestand. Dan weet je immers welke richting je op moet veranderen. Eén manier om dat inzicht te verkrijgen is door de transitie te maken van traditioneel performance management naar continue conversatie. Hierbij moet je vooral oog hebben voor vaardigheden en competenties en niet alleen kijken naar het behalen van meetbare doelen.  Het in kaart brengen van deze vaardigheden en competenties kan sterk vergemakkelijkt worden door software. Maar onderschat niet de verandering die nodig is in management om meer gericht te zijn op ontwikkeling van individuen en niet alleen op resultaat.

Artificial intelligence

Een tweede manier om diepere inzichten te verkrijgen is door met artificial intelligence (AI) informatie vanuit verschillende domeinen samen te voegen. Zo krijg je niet alleen een 360 graden beeld van je medewerkers maar ook van je managers. Met AI bouw je een dashboard waarin verschillende variabelen realtime getoond worden. Waar staan mensen in hun persoonlijke ontwikkeling en hoe scoren zij als het gaat om medewerkerstevredenheid? Zo zie je bijvoorbeeld dat op een afdeling medewerkers opvallende scores vertonen. Denk aan een iets hoger verzuim, het te laat invoeren van hun uren of het achterblijven in e-learning modules. De conclusie kan zijn: er is iets niet goed in dat team. Het is voor HR ondoenlijk om uit die afzonderlijke datastromen tot dit soort conclusies te komen. AI is echt noodzakelijk.

Effectiviteit van sourcing

Bijkomend voordeel is dat AI je vervolgens ook kan helpen om de effectiviteit van de sourcing kanalen onder de loep kan nemen. En dit gaat verder dan het aantal mensen dat solliciteert of aangenomen wordt. Je kijkt ook naar vragen als:

  • Wat is het opleidingsniveau van kandidaten die via een bepaald kanaal binnenkomen?
  • Hoe lang zijn zij in dienst?
  • Hoe groeien ze door in de organisatie?
  • Welke beoordeling krijgen zij?

Zo breng je met AI en slimme algoritmen in kaart welke platforms niet alleen de meeste maar ook de hoogste kwaliteit kandidaten aanleveren. Dit stelt je weer in staat budgetten effectief in te zetten. Ook in deze gevallen is het heel moeilijk om de juiste kennis handmatig boven water te krijgen. Let er wel goed op dat deze algoritmen vooroordelen en ‘bias’ uitsluiten.

Strategische planning

Het integreren van robotics en AI in de bestaande IT-infrastructuur is geen sinecure. Gezien de schaarste aan data-analisten en de complexiteit van AI is het verstandig aan te kloppen bij bestaande marktpartijen. Zij kunnen op strategisch niveau, op het raakvlak van HR en IT, vervolgstappen met je doornemen. Uiteindelijk is AI niet een technologische tool, maar een hulpmiddel voor strategische planning van HR.

Door: Marc van Gaal
Director of Product Marketing bij Visma|Raet

1