referenties hrm software woningcorporaties

SaaS dienstverlening kiezen op je eigen manier

Doen waar je goed in bent en het specialistisch beheer en onderhoud van salarissoftware uitbesteden via internet. Woningcorporatie Lyaemer in Lemmer maakt gebruik van de Managed Services van Visma Software, heeft zelf geen salariskennis meer nodig en bepaalt zelf hoe zij deze dienstverlening afneemt.
“Met onze dienstverlening Managed Services kunnen onze klanten op zeer eenvoudige wijze hun salarisgegevens via een zeer gebruiksvriendelijke online verbinding invoeren en door ons laten verwerken. De salarisgegevens en de salarissoftware staan op onze servers en niet meer bij de klant,” zegt consultant Joris Reussink van Visma Software. Deze manier van werken wordt populair ‘in de cloud werken’ genoemd, heet formeel Software as a Service (SaaS) en kent vele voordelen.

Saas dienstverlening kent vele voordelen’

Reussink: “Onze klant hoeft zelf het systeem niet te beheren of te onderhouden. Hij loopt geen hardware of backup risico’s en bepaalt zelf hoeveel dienstverlening hij krijgt. SaaS is de ideale oplossing voor kleine tot middelgrote organisaties die zich willen richten op hun core business en zaken als salarisverwerking en salarisbeheer aan ons overlaten.”

Woningcorporatie Lyaemer
Met twintig personeelsleden en circa 1600 woningen maakt woningcorporatie Lyaemer in Lemmer sinds kort gebruik van Managed Services van Visma Software. Naar volle tevredenheid, melden manager Harm Olthof en medewerker Sipke Hulzinga van de afdeling Bedrijfsvoering. Olthof: “Salarisverwerking is een vak en we zijn te klein om een vaste salarisadministrateur in dienst te hebben. We zijn blij dat een partij als Visma Software veel ervaring heeft met woningcorporaties en ons technisch, maar vooral salarisinhoudelijk van dienst is.”Lyaemer wil haar woondiensten nog beter afstemmen op wat de klanten willen en maakt hiervoor meer tijd vrij. Daarom is er meer efficiency in de dagelijkse processen nodig en die behoefte leidde tot de invoering van een nieuw primair systeem. “We hebben een systeem ingevoerd met onder andere een goede module woonruimteverdeling en op termijn een gebruiksvriendelijk klantportaal. We bekeken in die fase ook kritisch naar de salarisadministratie. Deze besteedden we al jaren uit, via onze toenmalige leverancier van ons oude primaire systeem. We zijn overgestapt op Managed Services van Visma Software, omdat we dan zelf wel het roer in handen hebben en tegelijk het beheer van de salarissoftware is uitbesteed. We werken comfortabel via SaaS dienstverlening.”

Talent & Salaris
In de selectieronde van de leverancier kozen Olthof en Hulzinga onmiddellijk unaniem voor Visma Software. De online gebruiksvriendelijkheid van de software Talent & Salaris sprong er enorm uit. Olthof: “De layout en het gemak van het dashboard van het salarispakket Talent & Salaris bepaalden onze keuze die we na de zomer maakten. Werken met Saas is een uitstekende oplossing voor een woningcorporatie als wij. De overstap naar SaaS ging heel snel: in oktober/november vond de conversie plaats en de eerste salarisronde draaiden we op 1 januari.Wij verzamelen de mutaties, voeren deze in en controleren de input. Na de verwerking controleren wij de stroken en fiatteren deze. Mocht het nodig zijn, dan kunnen we correcties doorvoeren en opnieuw loonstroken laten genereren. We bepalen dat allemaal zelf.”

SaaS dienstverlening : Managed Services

Lyaemer voert op dit moment zelf de mutaties in via het online dashboard, controleert en fiatteert. Vervolgens verwerkt Visma Software de gegevens. Lyaemer heeft altijd vooraf inzicht in de maandelijkse digitale loonstroken, voordat er wordt uitbetaald. Is alles akkoord, dan vindt de definitieve run plaats en krijgen de medewerkers hun loonstrook beschikbaar in het elektronisch dossier. “Onze Managed Services bieden Lyaemer naast het bedieningsgemak vele voordelen,” zegt Reussink. “We nemen de klant veel uit handen, van het inrichten van het systeem op basis van de salaris-cao’s en de belastingwetgeving tot aan het maken van backup’s. We bieden een professionele helpdesk en de klant kan uiteraard alle mogelijke overzichten uitdraaien, 24/7. Tevens weten wij alles van pensioenen, dus ook die gegevens verwerken wij graag voor onze klanten. Visma Software is de enige leverancier met zoveel jaren ervaring in de woningcorporatiebranche, we kennen onze klanten heel erg goed en hebben ook een gebruikersgroep voor deze branche.”

Managed Services neemt zorg uit handen’

Wat is de toegevoegde waarde van deze vorm van SaaS dienstverlening?
“Geen zorg om de systemen en geen salariskennis in eigen huis nodig,” vinden Olthof en Hulzinga de grootste toegevoegde waarde. Zij hebben in korte tijd veel bereikt.De salarissen draaien foutloos via SaaS salarisverwerking , net als de verlofadministratie. Medewerkers konden na een korte voorlichting aan de slag met het systeem. “Veel mensen zijn positief, maar er zijn er natuurlijk altijd wel een paar die wat kritischer zijn. We zijn af van de papieren verlofkaart en hebben nu digitaal goed inzicht in het verlof. De centrale verlofregistratie maakt dat we veel beter kunnen plannen en zijn er salarismutaties, dan kunnen we 24/7 communiceren met Visma Software.”

Wat is de toegevoegde waarde van de SaaS dienstverlening van Visma?
Olthof: “De toegevoegde waarde is het gemak van outsourcing salarisadministratie en de continuïteit. Als bij ons mensen uitvallen, kunnen we toch de salarissen draaien.” Lyaemer vindt de communicatie met Visma erg goed en verwacht van de dienstverlener dat zij zelf ook met adviezen en oplossingen komt, mocht dat nodig zijn. “Visma heeft veel ervaring met woningcorporaties en is een vakspecialist,” zegt Olthof. “We zijn tevreden over hun relatiebeheer, het delen van oplossingen en zaken bespreekbaar maken.”

Toekomst
Lyaemer rolt de functionaliteit van Talent & Salaris stap voor stap uit. Na de salarissen is de verlofadministratie in gebruik genomen. “De volgende functie is de kilometerregistratie/autokosten en daarna gaan we de declaraties invoeren en onderzoeken of we de elektronische dossiers van het pakket gaan gebruiken. Er is ook een App beschikbaar, zodat we via de iPad kunnen werken. Wij zijn met de SaaS dienstverlening van Visma klaar voor de toekomst.”

Over Lyaemer
Woningcorporatie Lyaemer zet zich met 20 medewerkers in voor haar klanten die 1600 huizen bewonen. Met de naam Lyaemer, middeleeuws voor Lemmer, benadrukt de organisatie haar band met Lemsterland, de regio waarin zij actief is. Lyaemer is lokaal betrokken, staat voor een groene woonomgeving met voldoende voorzieningen en biedt een goede service. Daartoe hanteert de corporatie de uitgangspunten van de Governancecode Woningcorporaties en de Aedescode, die de kwaliteitseisen, waarden, normen en regels van Lyaemer beschrijven.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws rondom HRM & Salaris? Volg @VismaHRMnieuws op Twitter!

Saas dienstverlening

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: