referenties salaris software zorg

“Salarissysteem is een cadeautje!”

AxionContinu had grote behoefte aan een digitale en overal bereikbare workflow. Met de uitgebreide en flexibele mogelijkheden van Talent & Salaris, het HRM en salarissysteem van Visma, was het mogelijk de soms complexe organisatiestructuur te vertalen in een uitstekende workflow. Het management krijgt nu snel informatie die volledig en actueel is; de medewerkers ervaren de selfservice-applicatie “ Mijn Talent ” als een belangrijke toegevoegde waarde.

Waarom ging AxionContinu met het HRM en salarissysteem van Visma werken?

Wies Hendriks - AxionContinu“Door de fusie moesten we belangrijke keuzes maken: welke systemen blijven we gebruiken en welke niet?” zegt HR-adviseur Wies Hendriks. “We hadden een goed salarissysteem nodig en ik had grote behoefte aan een digitale ‘workflow’; een systeem met inzicht in gegevens en mutaties, met managementinformatie, met de mogelijkheid centraal te accorderen en altijd bereikbaar vanuit alle werkplekken. AxionContinu is namelijk een organisatie met haar locaties verspreid in een groot gebied, waardoor informatie en documenten fysiek te lang onderweg waren. Het salarissysteem van Visma voldeed uitstekend bij AxionContinu en omdat het pakket andere zeer interessante modules bevat die we nodig hadden voor onze workflow en die bovendien web based zijn, besloten we met Talent & Salaris, het HRM en salarissysteem van Visma, door te gaan. We waren vanaf het begin enthousiast en we wilden ambitieus gebruik gaan maken van veel modules zoals verlof, het elektronisch dossier, verstrekkingen, sjablonen en opleidingen.”

Hoe heeft AxionContinu al deze modules geïmplementeerd?

“Alle  modules zien er fantastisch uit! We zouden ze allemaal tegelijk  willen invoeren, maar we hebben de trajecten structureel aangepakt, samen met de consultant van Visma: stap voor stap. We zijn begonnen met de organisatie- en personeelsgegevens, daarna kwam verzuim aan de beurt. In het traject hebben we gewerkt aan de juiste organisatieboomstructuur en daarin alle hiërarchie en autorisaties vastgelegd. Daar hebben we goed over na moeten denken, vanwege onder andere de kostenplaatsen, de plaats van facilitair en de verspreiding over de locaties.”

De voordelen van deze eerste stap zijn groot: alle managers hebben nu inzicht in hun personeelsgegevens: wanneer er een uitdienstdatum nadert, hoe lang een contract loopt, wanneer er een verjaardag is. Het gebruik is nu al zo automatisch dat het een vanzelfsprekendheid is geworden vindt Hendriks. Leidinggevenden hoeven nu niet meer naar de afdeling HR toe, want zij kunnen nu zelf meer digitaal inzien.

‘Verzuim 2% gedaald’

Wat zijn de voordelen van de Verzuimmodule?
AxionContinu wilde het verzuim beter managen, minder sancties vanuit het UWV en meer motivatie bij de managers om –vanwege de wet Poortwachter- het verzuimtraject goed te blijven volgen. De verzuimmodule bewaakt nu het gehele proces tot tevredenheid van iedereen.

“Volgens onze verzuimspecialist zijn onze verzuimdossiers nu goed in orde en compleet. De signalen om tot actie of contact over te gaan worden mooi op tijd gegeven. Mooi is dat het verzuimpercentage de laatste 2 jaar gedaald is van 7% naar 5%.”

Wat zijn de voordelen van de module Opleidingen?
“Voorheen hielden we de opleidingen bij in Excel-sheetjes, verspreid door de hele organisatie. Maar voor ons kwaliteitskeurmerk moeten we kunnen laten zien welke medewerkers de zogenaamde BIG-modules hebben gevolgd en wanneer. Daarom hebben we de module Opleidingen ingevoerd.” De voordelen van deze centrale gegevensopslag zijn erg groot, vindt Hendriks, omdat alle gegevens volgens de formele eisen zijn opgeslagen en met een druk op de knop op te roepen zijn.

Wat is de ervaring met “ Mijn Talent ”?

Met Mijn Talent kunnen medewerkers onder andere hun persoonlijke gegevens inzien, iets wat  AxionContinu  heel graag voor haar medewerkers wilde realiseren. “Ik denk dat we onze medewerkers hiermee tegemoet komen. Op dit moment hebben 300 medewerkers een account en kunnen 24/7 ‘online’ gaan. Op korte termijn krijgen de andere 1800 ook een account. Dan zal ook Mijn Talent beschikbaar komen in het nieuw te bouwen digitaal ‘portaal’, waarin bijvoorbeeld ook het roosterprogramma en andere software beschikbaar komt.”

Mijn Talent is enthousiast ontvangen door het management dat al geruime tijd de verlofkaarten van medewerkers kan raadplegen. Nu voert AxionContinu deze functionaliteit dus ook voor andere medewerkers in. “Medewerkers vinden het erg belangrijk dat zij hun salaris en verlof kunnen oproepen. Een voordeel is tevens dat zij administratieve onjuistheden in hun gegevens signaleren, die de organisatie weer kan corrigeren. De selfservice ondersteunt uitstekend het concept van de digitale workflow en het bespaart bijvoorbeeld HRM heel veel tijd. De medewerkers zijn er echt blij mee. ‘Fantastisch, fijn dat ik mijn gegevens  kan zien,’ is een veelgehoorde reactie. MijnTalent is echt een cadeautje.”

Hoe zijn de modules geïntroduceerd?
De kennismaking met en de introductie van de verschillende modules verliep goed. Hendriks organiseerde verschillende trainingsbijeenkomsten, waar managers konden leren werken met de Verzuim-plus module van de Payroll software .  “Het waren leuke dagen om de ongeveer 80 managers te trainen in het omgaan met dit intuïtieve systeem,” zegt Hendriks. “Velen waren enthousiast en zagen onmiddellijk het gemak en de voordelen. Zij zijn er direct mee aan de slag gegaan.”

Wat is de toegevoegde waarde van het HRM en salarissysteem van Visma?

“De grote toegevoegde waarde is dat er meer gegevens voor meer mensen à la minute beschikbaar zijn,” zegt Hendriks. “De gegevens zijn altijd recent, nooit gedateerd. Managers zijn voor informatie niet meer afhankelijk van de HR-adviseur, maar zien zelf wat de actuele situatie is. Dat geldt ook voor de HR-adviseur, voor de verzuimspecialist en de salarisadministrateur. Iedereen heeft informatie nodig en die moest men voorheen op moeilijker manieren vergaren.”

Wat is de toegevoegde waarde van Visma?
“De relatie met de consultant vind ik heel erg  belangrijk. In het traject moet je alles met elkaar kunnen delen in een goede open sfeer.  Daarom moet er een ‘klik’ zijn en die is er. Dat maakt voor mij het verschil! Veel contacten met Visma verlopen nu via de applicatiebeheerder, maar zelf kom ik ook regelmatig graag bij Visma. We hebben een goed functionerende stuurgroep waar ik in zit, samen met onze HR-manager, een salarisspecialist en met de consultant en projectleider van Visma. Drie keer per jaar spreken we onze eisen en wensen intensief met elkaar door dat gaat naar volle tevredenheid voor alle partijen.”

Wat doet AxionContinu?
AxionContinu biedt zorg- en dienstverlening in verschillende woonvormen en is hiermee een van de grootste ouderenzorgorganisaties in de regio Utrecht. Het zorgpakket bestaat onder andere uit thuiszorg, dagbehandeling en verzorging, service en diensten om langer thuis te kunnen wonen, revalidatie en reactivering, service-appartementen en zorglocaties. Bij AxionContinu werken 2100 mensen die zorg bieden aan ongeveer 1800 cliënten.

Op de hoogte blijven van ander nieuws rondom HRM & Salaris?
Volg @VismaHRMnieuws op Twitter!

Salarissysteem

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: