Self Servicemodule

‘Self Servicemodule bespaart meer dan een ton per jaar’

Vivent gaat bottum up de zorg inrichten en dat wil zij ondersteunen met een goed interactief systeem. De module Manager Self Service biedt de vereiste toegankelijkheid en levert de gewenste managementinformatie. Vivent krijgt betere informatie, medewerkers meer verantwoordelijkheid en de organisatie kan zich nog beter en meer gaan toeleggen op zorg.

Visie van Vivent
Met vier pilots werkt de Noord-Brabantse zorgverlener Vivent in 2012 aan de volledige implementatie van de Self Servicemodule van Visma. Uitgangspunt is de grote toegankelijkheid van het product, waarmee Vivent haar personeel een eenvoudige, maar krachtige tool in handen wil geven. Vivent verkeert in het laatste jaar in een omslagperiode, waarbij zij op termijn de wijze van werken in de zorg volledig omgooit. De organisatie wil bewust bottom up, vanaf de werkvloer, de stap maken naar een zorgorganisatie met zelfstandige eenheden die hun eigen verantwoordelijkheid hebben voor het resultaat. En daar moet een systeem perfect op aansluiten.

Self Servicemodule

“We zetten voor de volle 100% in op medewerkerstevredenheid, cliënttevredenheid en goed werkgeverschap,” zegt Ger Nouws, Manager P&O en sinds augustus 2011 werkzaam bij Vivent. In zijn arbeidzame leven heeft personeelsmanagement en –advies altijd centraal gestaan en is Nouws wars van alle denkbeelden die personeel alleen maar als kostenpost zien.

“Zorgverleners moeten zich nu voortdurend voegen naar talloze regeltjes die ver boven hun hoofden verzonnen zijn. Maar wij willen werken vanuit onze nieuwe besturingsfilosofie, onze organisatie bottum up inregelen en veel regelruimte aan werkvloer overlaten, waarbij het personeel het succes van de onderneming bepaalt. Nu zijn mensen de hele dag bezig met kijken hoe ze in de systemen passen, terwijl systemen ondersteunend moeten zijn. Dan pas kunnen onze mensen nog betere zorg verlenen aan onze cliënten.”

‘Krachtige ondersteuning werkprocessen’

Ondersteunende systemen
Het doel is minder management, minder regels, minder papierwerk en heel veel meer zorg. Nouws wil zijn zorgprofessionals niet langer opzadelen met complexe IT-systemen en bergen papierwerk.

Visma ondersteunt digitaal zijn visie dat de verantwoordelijkheid teruggegeven moet worden aan de werkvloer. Nouws: “Ingewikkelde processen moeten op de achtergrond draaien, systemen moeten ondersteunend zijn, eenvoudig in de bediening. Als we nu op het gebied van P&O wijzigingen hebben, loopt dat nu via vele lijnen en is het een papierwinkel waar veel handtekeningen en tijd nodig zijn. Verder moeten managers nu veel moeite doen om goede informatie uit het huidige systeem te halen. Ik vind dat dat makkelijker kan en moet. Met de Self Servicemodule heb je binnen de kortste keren de informatie die je hebben wilt.”

Toegankelijk
Visma gaat het hele proces rondom personeel heel eenvoudig en simpel maken met de Self Servicetool. Nouws vindt het pakket zeer toegankelijk, aantrekkelijk geprijsd en het biedt alle benodigde functionaliteit.

Nouws: “Dit pakket is webbased, mensen kunnen straks thuis inloggen en doen dat ook, omdat het pakket gebruiksvriendelijk is. Je hoeft geen verstand te hebben van ICT om met dit systeem te kunnen werken. Managers kunnen straks allerlei processen monitoren, verbanden leggen, analyses doen en krijgen antwoorden op vragen als: ‘waar komen de getallen vandaan en waarom zijn ze zijn zoals ze zijn?’”

Pilots
Vivent voert het pakket stapsgewijs in en richt het in aan de hand van de bevindingen van vier pilots die in 2012 worden uitgevoerd.

Nouws: “We starten vier pilots. De twee ondersteunende diensten ICT en P&O draaien twee pilots om het pakket operationeel te maken. Twee andere pilots worden uitgevoerd door medewerkers in het veld. Zij hebben reeds een workshop gevolgd, zijn razend enthousiast en gaan nu met het pakket meer ervaring opdoen, werken met het dashboard en het pakket functioneel toetsen. Door deze pilots komen we erachter hoe alle functies werken en kunnen we input geven aan het verdere invoeringsproces. De voordelen hebben we onmiddellijk gemerkt. Voorheen was onze verzuimregistratie erg ingewikkeld, maar de Self Servicemodule werkt veel zaken automatisch af. De Poortwachter-regeling bijvoorbeeld is geen probleem meer en managers kunnen zeer snel analyses verrichten; op leeftijd, op duur van het verzuim etc., zodat zij een beeld krijgen waarop zij hun aandacht moeten richten.”

Vivent is eveneens bezig met een projectplan, waarbij tussentijds de pilots geëvalueerd worden.

Nouws heeft workshops gepland waarin managers worden meegenomen in het proces en om ook hen enthousiast te maken voor wat het pakket aan voordelen voor hen heeft.

“We gaan uit van de aangeboden processen van Visma, dus moeten we ons misschien wat aanpassen. Maar we willen dat het eerst allemaal optimaal loopt. Onze eigen bijzondere wensen houden we nog even voor ons.

Besparing met Self Servicemodule

Nouws ziet een duidelijke besparing op “gedoe en op kosten”, waarbij hij een aantal stappen uit het proces kan halen. “Die menskracht kunnen we veel beter inzetten in het zorgproces. Nu zijn er ongeveer 4,5 fte nodig voor de personeelsadministratie, terwijl ik er straks nog maar 2,2 nodig heb. Op dat ene onderdeel betekent dat een besparing van een ton per jaar. De overgang naar de nieuwe manier werken is een proces dat nog goed op gang moet komen. We zijn niet anders dan andere zorginstellingen, maar we zijn wel spekkoper als het pakket straks goed draait.”

Wat doet Vivent?
Vivent is een zorgverlener in Noord-Brabant met een breed en kwalitatief zorgaanbod voor iedereen met een zorgvraag, in elke levensfase. De dienstverlening richt zich op mensen die thuiszorg, kraamzorg en ouderenzorg wensen. En op mensen die vanwege specifieke beperkingen behoefte hebben aan heel speciale zorg. Vivent is werkzaam in de gemeenten Boxtel, Haaren, ’s Hertogenbosch, Schijndel, Sint-Michielsgestel, Vught en Vlijmen. Bij Vivent werken 2489 mensen.

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: