Time management zorgt voor efficiënter werken

Wie een vaste relatie heeft, weet waarschijnlijk dat je aan sommige karaktertrekjes van je partner niet veel kunt veranderen. Bij je collega’s op het werk is dat niet anders.

Sommige collega’s kennen elkaar bijna net zo goed als hun eigen partner. Wie al langer met dezelfde mensen samenwerkt, herkent waarschijnlijk aan de rommel op een bureau – of juist het ontbreken van rommel – wie ergens gezeten heeft.

De ene persoon kan zijn werkplek goed opgeruimd houden, terwijl de ander daar de grootste moeite mee heeft of liever tussen stapels papieren werkt. Het is iets persoonlijks. En daar springen uiteraard weer legio bedrijven op in die opruimwerkzaamheden als dienst aanbieden.

Zoekraken

Al jaren geleden hoorde ik de term ‘clean desk policy’ wat erop neerkwam dat je aan het einde van de werkdag je bureau weer netjes moest opruimen. Maar dat werkt ook alleen als er gehandhaafd wordt tegen de slechte opruimers of als de goede opruimers beloond worden. Lijkt me een leuke opdracht voor de HR-afdeling.

Maar met de komst van Het Nieuwe Werken en het thuiswerken is dit allemaal nogal veranderd. Wie geen vaste werkplek in zijn bedrijf heeft, wordt haast wel gedwongen om zijn rommel met zich mee te dragen. Niet iedereen voelt zich daar prettig bij. En wie zegt niet dat die collega op zijn werkplek thuis geen enorme bende heeft. Het bedrijf loopt daardoor eveneens het risico dat belangrijke documenten zoekraken.

Hetzelfde geldt voor de mailbox. Want wie een rommelig bureau heeft, heeft waarschijnlijk ook een soortgelijke mailbox. Sommigen houden die keurig opgeruimd, terwijl anderen een deel van de e-mails lezen en niet reageren of – erger nog – simpelweg ongelezen laten.

Time management

Hoewel de kunst van het opruimen in je genen kan zitten, is het ook wel te leren. Opruimen heeft veel te maken met wat je met je tijd doet: time management dus, want is het werken met veel papieren op je bureau echt efficiënt? Bij time management draait het om het zo effectief en goed mogelijk uitvoeren van je taken waarbij sterk wordt gelet op de tijd. Met andere woorden: probeer geen tijd verloren te laten gaan aan taken die er niet toe doen. Wie hier bewust mee bezig is, zal automatisch minder rommel hebben.

Een goede manier om minder rommel te hebben, is om zaken kort te behandelen, te verwerken en meteen af te maken. Dus wie door de post heen gaat (digitaal of analoog), moet het niet onbeslist opzij leggen om het later nog eens te moeten lezen en er dan op terug te komen. Beter is de brief of mail te lezen, direct te reageren en het vervolgens te archiveren of weg te gooien. Neem een beslissing wat u ermee wilt doen en volg dit op met een actie zodat het daarna klaar is. Beantwoord dat mailtje van die collega dus direct en stel het niet uit tot vanmiddag. En mocht u er even geen tijd voor hebben, focus u dan op uw andere taak en doe de mail/post later.

Ook het gebruik van goede gebruiksvriendelijke software draagt bij aan een betere efficiëntere organisatie. En mocht dat niet voldoende zijn, dan zijn er meer dan voldoende organisaties die een cursus time management willen komen geven. Wellicht een suggestie voor de volgende functionerings- of POP-gesprekken. Maak daar gerust eens tijd voor want die tijd win je met gemak terug.

Wilt u weten hoe e-HRM software uw organisatie effectiever kan maken? Download dan onze gratis whitepaper ‘Zes manieren waarop e-HRM de werkdruk verlaagt’

Op de hoogte blijven van ander nieuws rondom HRM & Salaris? Volg @VismaHRMnieuws op Twitter!

Time management

 

 

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: