Werken

Transparantie van bedrijven kan nog altijd beter

Steeds meer bedrijven doen aan transparantie. Ze laten de buitenwereld zien wat ze het afgelopen jaar hebben gedaan aan maatschappelijk verantwoorde dingen, hoeveel aanvragen van geheime diensten er zijn binnengekomen en nog veel meer. Toch blijft transparantie wat betreft personeelsdossiers nog ver te zoeken.

Elke organisatie houdt personeelsdossiers bij van zijn medewerkers. Dat is na de invoering van de Wet werk en zekerheid steeds belangrijker geworden. Vooral vanwege de transitievergoeding.

Opmerkelijk is dat maar weinig medewerkers om inzage vragen in hun personeelsdossier. Vaak is er ook helemaal geen reden voor. Bovendien kan zo’n verzoek worden geïnterpreteerd als een soort motie van wantrouwen. Wie een goede relatie heeft met zijn werkgever, zegt geen woord over zijn personeelsdossier. Dit zorgt er wel voor dat de transparantie binnen een bedrijf afneemt.

Recht op inzage voor meer transparantie

Veel werkgevers mogen best wat transparanter zijn over wat er over iemand wordt opgeslagen. Een werknemer heeft zelfs recht op transparantie. In artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens is het inzagerecht gewaarborgd. Het uitgangspunt is dat werknemers om inzage mogen vragen van de persoonsgegevens die over hen zijn verwerkt. Tegenwoordig is dat bijna allemaal digitaal dus het is snel op te zoeken. Uiteraard beslist de werkgever zelf wat er uit het dossier openbaar wordt gemaakt.

Een werkgever kan door simpele manieren een bedrijf al transparanter maken. Laat een medewerker bij het volgende functioneringsgesprek bijvoorbeeld weten dat het verslag wordt bewaard in het personeelsdossier. Niet als dreigement, maar gewoon als feitje. Dan krijgt de medewerker iets meer het idee wat er van hem of haar wordt opgeslagen. Zo creëer je al meer openheid.

Meer data

Dat transparantie steeds belangrijker wordt is een ontwikkeling die je niet tegenhoudt. Ook HR-professionals moeten met de tijd meegaan en dat betekent meer transparantie en openheid creëren, waar het kan en mag uiteraard. Tegenwoordig is het ook mogelijk om bij bedrijven als Google en Facebook gegevens op te vragen die zij van ons bewaren.

Omdat steeds meer HR-processen gedigitaliseerd zijn, wordt er steeds meer informatie over medewerkers opgeslagen. Het kunnen inzien van die gegevens geeft je het idee dat je zelf iets meer controle hebt, omdat je weet wat er over jou wordt opgeslagen. Dat is fijn voor de medewerker en uiteindelijk ook weer voor het bedrijf.

Wil je meer lezen over het opbouwen van een goed personeelsdossier, zodat je meer transparantie creëert? Download en lees dan de gratis whitepaper Acht tips over dossieropbouw.

 

Transparantie

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: