referenties salaris software zakelijke dienstverlening

‘Visma brengt flexibiliteit en gemak’

IBFD had bij de vorige leverancier veel technische problemen, maar wenste een goede software-ondersteuning voor haar medewerkers voor salarissen, HR en managementinformatie. Talent & Salaris en de Self Service brachten stabiliteit, flexibiliteit en het gewenste gemak. Hierdoor beschikt IBFD nu over een goed verlof- en verzuimsysteem en de juiste actuele managementinformatie.

Waarom ging IBFD met Talent & Salaris en met de Self Service module werken?

flexibiliteit en gemak

Director Human Resources Carla de Lange werkt sinds 2011 samen met Visma die Talent & Salaris en de Self Service module leverde. “We werken internationaal met wel 36 nationaliteiten en onze mensen zijn ons werkkapitaal. Gelet op de grote verscheidenheid die IBFD biedt als specialistische informatievoorziener op het gebied van internationaal belastingrecht, is het belangrijk onze mensen te ondersteunen met goede softwaresystemen. Omdat wij veel technische problemen hadden met de software van onze vorige leverancier, zijn wij met Visma gaan samenwerken.” De Lange was vooral geïnteresseerd in de webapplicatie en voerde deze vorig jaar in.

Hoe verliep de implementatie?
“Door de ervaringen met de vorige leverancier zag ik erg op tegen deze implementatie, maar Visma begeleidde het traject met twee consultants en de gehele invoering verliep vlekkeloos.”

Alle salaris- en contactgegevens moesten door de overgang naar Talent & Salaris opnieuw worden ingevoerd, rekening houdend met de verschillen met het buitenland.

“Het systeem kan dat goed aan. Ten aanzien van de (buitenlandse) vakantieafspraken (maar ook buitenlande arbeidscontracten en freelance contracten), kunnen we alles in dit systeem kwijt. Voor de zomer hebben we de data  ingevoerd, na de zomer hebben we het systeem getest met een testgroep van 25 mensen in Nederland en Amerika.  Bijvoorbeeld: de IT-developer in Amerika is kritisch op veiligheid en testte mee. Met de salarissen hebben we proef- én dubbel gedraaid van oktober tot en met december; op 1 januari is het nieuwe systeem volledig in productie genomen.”

Flexibiliteit en gemak
Met vestigingen in Nederland, Amerika, Maleisië en China is De Lange blij dat het nieuwe systeem bijvoorbeeld alle internationale verlofsoorten kan verwerken. “Ik houd van deze flexibiliteit. We kunnen rond verlof en verzuim onze eigen wensen toepassen zoals e-mailmeldingen laten uitgaan. In Nederland hebben we wettelijk verlof en een persoonlijk budget, waaruit medewerkers naar keuze 0, 25, 50 75 of 100% extra verlofuren kunnen kopen.  Dit werkt prima. Medewerkers kunnen direct inloggen en aan de slag; het systeem werkt zeer gebruikersvriendelijk. Uiteraard kan informatie via autorisaties afgeschermd worden.”

IBFD draaide proef met de Self Service in de zomer en dat ging op een paar kleine dingen na helemaal perfect. De Lange maakt eveneens gebruik van de Poortwachter-module (in de uitgebreide ziekteverzuimmodule) die zorgt voor de juiste en tijdige afhandeling van het ziekteverzuim. “Het brengt ons veel gemak. Het dossier wordt goed opgebouwd, de managers krijgen signalen vanuit het systeem en kunnen de juiste activiteiten ondernemen. We leveren onze gegevens zo mooi op tijd aan bij het UWV. Het werkt heel flexibel, zodat we op de juiste wijze kunnen reageren op verschillende situaties.”

Hoe werd de Self Service module ontvangen?
De Lange: “Dit systeem heeft een prettig herkenbare interactie die is gebaseerd op Microsoft Windows. Daardoor vinden medewerkers het makkelijk om met het systeem te werken en zij kunnen gemakkelijk hun salarisstrook en verlofsaldi digitaal inzien. Nadat de vakantieaanvraag is goedgekeurd, wordt deze onmiddelijk in de eigen Outlookkalender getoond; ook dat vinden de mensen zeer prettig.”

De Lange heeft waardering voor de rapportages waarover het management met een druk op de knop beschikt. Managers halen zelf hun informatie uit het systeem en ontlasten daardoor de afdeling HR. Zij wil het systeem verder uitrollen naar de opleidingen en andere workflows.

‘Visma geeft goede adviezen en maakt beloftes waar’


Wat is de toegevoegde waarde van de software van Visma?

Voor De Lange is het heel belangrijk dat medewerkers en managers nu direct toegang hebben tot hun eigen gegevens. Zo geeft de organisatie openheid van zaken en de medewerkers waarderen dat.

“Het is ideaal dat men zelf de gegevens kan bekijken, op het werk en thuis. Het is afgelopen met al die formuliertjes en het papiergedoe. Vooral salaris en verlof zijn belangrijk voor mensen. Omdat het systeem zo goed werkt, hebben mensen er vertrouwen in en gebruiken zij het met plezier. Het systeem is heel erg visueel ingericht met een goede grafische ondersteuning.”

De besparing ziet De Lange vooral in het gebruiksgemak. “Met het vorige systeem waren we veel tijd kwijt met het oplossen van systeemtechnische problemen, met opnieuw wachtwoorden uit te geven etc. Dit systeem wijst zichzelf en er zijn geen vragen meer.”

Wat is de toegevoegde waarde van Visma?
De Lange is tevreden over de samenwerking en de klantvriendelijke houding van Visma. “Wat zij afspreken, komen zij na. Zij denken heel erg goed mee, komen ook ongevraagd met goede adviezen en wij waren enorm blij met de extra ondersteuning die wij kregen toen we Talent & Salaris en de Self Service implementeerden. Dit was een uitstekend idee van de projectmanager en het heeft zijn vruchten afgeworpen. Als ik een vraag heb, heb ik snel contact én een antwoord. Daarbij is er geen discussie: ik ben de klant en dat staat bij Visma voorop. De aandacht voor mij als klant is heel persoonlijk. Visma doet wat zij belooft.”

Wat doet IBFD?
IBFD is een expertisecentrum op het gebied van internationaal belastingrecht in al zijn facetten: van online databases, e-books en onafhankelijk fiscaal onderzoek tot academic activities, consultancy, diensten en trainingen. IBFD heeft momenteel kantoren in vier landen, verspreid over drie continenten. Naast het hoofdkantoor in Amsterdam zijn er vestigingen in Amerika, Maleisië en China. Bij IBFD werken wereldwijd 168 medewerkers en het bureau beschikt over een netwerk met meer dan 700 auteurs en correspondenten die vanuit hun eigen land werken.

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: