HRM medewerkers

Vrije ruimte Werkkostenregeling omhoog

De vrije ruimte werkkostenregeling is omhoog gegaan van 1,4% naar 1,5%. Deze forfaitaire ruimte is het percentage van het totale fiscale loon (vrije ruimte) dat u als werkgever mag gebruiken voor onbelaste onkostenvergoedingen en verstrekkingen voor uw personeel.

In het Belastingplan 2013 is een verhoging van de vrije ruimte opgenomen naar 1,6%. Deze verhoging gaat niet door.

Dit jaar mogen werkgevers nog kiezen of zij willen meedoen aan de werkkostenregeling. Vanaf 2014 is dit verplicht. Verwacht wordt dat de invoering van de werkkostenregeling per 2014 dit jaar hoog op de agenda staat bij HR-afdelingen.

Mogelijke maatregelen bij overschrijding van de vrije ruimte werkkostenregeling

Bent u tot de conclusie gekomen dat u de vrije ruimte overschrijdt en dat u 80% eindheffing over de overschrijding moet gaan betalen, dan zijn er verschillende mogelijkheden. Onderstaand geven wij u een overzicht.

1. Accepteren overschrijding

U accepteert de overschrijding en de eindheffing. U laat alle huidige vergoedingen en verstrekkingen en de arbeidsvoorwaarden intact. De consequentie hiervan is dat u direct over kunt stappen op de werkkostenregeling.
Let op!  Accepteren van de overschrijding hoeft niet altijd te betekenen dat uw kosten stijgen. Het kan zo zijn dat de eindheffingen die u onder het oude regime van vergoedingen en vertrekkingen hoger uitvallen dan de eindheffing onder de werkkostenregeling. Voor werknemers die in het 52%-tarief vallen is het huidige tabeltarief eindheffing 108,3%. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u onder de werkkostenregeling 80%. Ook kan het zo zijn dat het omzetten van arbeidsvoorwaarden en bepaalde onderdelen van uw administratie dusdanige bezwaren met zich meebrengt, dat u het beter acht de overschrijding en de daaraan gekoppelde eindheffing te accepteren.

2. U rekent vergoedingen en verstrekkingen tot het loon van de werknemer
U kunt bepaalde vergoedingen en verstrekkingen tot het loon van de werknemer gaan rekenen. Dit hoeft niet per se voor het gehele bedrag van de overschrijding te gebeuren. U heeft hier de volledige vrijheid in. Natuurlijk moet u wel in overleg treden met uw werknemers of hun vertegenwoordiging. Het betreft immers een aanpassing van de arbeidsvoorwaarden. Wanneer u bepaalde vergoedingen of verstrekkingen tot het loon rekent heeft dit een dubbel effect. Uw loonsom stijgt waardoor u meer vrije ruimte krijgt.

Het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, en dus ook uw ‘loonsom werkkostenregeling’, daalt. Of tot het loon rekenen van bepaalde vergoedingen en verstrekkingen echt voordeliger is, is ook weer afhankelijk van bepaalde zaken. Gaat de belaste kostenvergoeding tot het pensioengevend loon behoren? Zo ja, dan zal dit een stijging van uw pensioenlasten kunnen betekenen. Denkt u daarbij ook aan mogelijke afdrachten voor ‘bedrijfstak eigen’- regelingen.

 

Voor die werknemers met een loon onder het maximum premieloon voor de premies werknemersverzekeringen en zorgverzekeringswet, moet u ook premies en werkgeversheffing ZVW af gaan dragen. Tot het loon rekenen kan ook voor de werknemer consequenties hebben. Door het verhogen van het brutoloon kan de werknemer in een hogere schijf van de inkomstenbelasting vallen. Ook kunnen er gevolgen zijn op het gebied van Zorg-, Huurtoeslag en dergelijke. Is het loon van de werknemer onder het maximum premieloon voor de premies werknemersverzekeringen, dan stijgt door de verhoging de uitkeringsgrondslag.

 

3. De vergoedingen en verstrekkingen worden gebruteerd en rekent u tot het loon

U kunt ook bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gaan bruteren en tot het loon van de werknemer gaan rekenen. Bij bruteren blijft uw werknemer het zelfde netto loon ontvangen. Ook dit alles natuurlijk in overleg met uw werknemers of hun vertegenwoordiging. Bruteren is voor u als werkgever een duurdere optie dan alleen tot het loon rekenen. Alle bijkomende lasten komen voor uw rekening. Ook hier treedt het effect op dat uw loonsom stijgt waardoor u meer vrije ruimte krijgt. De loonsom stijgt vanzelfsprekend meer dan bij optie 2. Het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen – en dus ook uw ‘loonsom werkkostenregeling’ – daalt ook hier. Deze daling is gelijk aan de daling bij optie 2.

 

Of bruteren van bepaalde vergoedingen en verstrekkingen echt voordeliger is, dat is ook weer afhankelijk van bepaalde zaken. Gaat de gebruteerde kostenvergoeding tot het pensioengevend loon behoren? Zo ja, dan zal dit een stijging van uw pensioenlasten kunnen betekenen. Denkt u ook hier aan mogelijke afdrachten voor ‘bedrijfstak eigen’- regelingen.

 

Voor die werknemers met een loon onder het maximum premieloon voor de premies werknemersverzekeringen en zorgverzekeringswet moet u in deze situatie ook premies en werkgeversheffingen ZVW afdragen. Bruteren kan ook voor de werknemer meerdere consequenties hebben. Door het verhogen van het brutoloon kan de werknemer in een hogere schijf van de inkomstenbelasting vallen. Ook kunnen er gevolgen zijn op het gebied van Zorgtoeslag, Huurtoeslag en dergelijke. Is het loon van de werknemer onder het maximum premieloon voor de premies werknemersverzekeringen, dan stijgt door de brutering ook de uitkeringsgrondslag.

4. U schaft bepaalde vergoedingen en/of verstrekkingen af
De makkelijkste manier om de overschrijding te beperken lijkt het afschaffen van bepaalde vergoedingen of verstrekkingen. In veel gevallen zal dit in de praktijk toch net wat minder makkelijk zijn. Veel bedrijven zijn op grond van een CAO gebonden om medewerking te verlenen aan bijvoorbeeld een ‘fiets van de zaak’- regeling, bedrijfsfitness of het vergoeden van vakbondscontributie.

 

Afwijken van de CAO mag alleen als dit in het voordeel van de medewerkers is.  Zo lang deze niet is aangepast blijft u daar aan gebonden. Dit geldt natuurlijk ook als u dergelijke regelingen in uw individuele arbeidsvoorwaarden heeft vastgelegd. Ook die zult u eerst moeten aanpassen. Kijkt u in ieder geval goed of u niet gebruik kunt maken van ruimte in bepaalde vergoedingen. Is uw reiskostenvergoeding per saldo minder dan €0,19 per km, dan kunt u deze wellicht verhogen in ruil voor het verlagen of afschaffen van een andere vergoeding die volledig ten laste van uw vrije ruimte komt. Reiskosten tot € 0,19 vallen immers onder de gerichte vrijstellingen.

 

Op de hoogte blijven van ander nieuws rondom HRM & Salaris? Volg @VismaHRMnieuws op Twitter!

vrije ruimte werkkostenregeling

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: