“Workflow in verzuimmodule is grote meerwaarde”

Thuiszorg West-Brabant wilde een eenmalige gegevensvastlegging en al haar processen goed faciliteren voor de betrokken functionarissen. Met de software van Visma werden toepassingen interactief en laagdrempelig. De managers van TWB hebben nu behalve de regie ook de middelen voor zelfredzaamheid in het systeem.

Waarom ging TWB Talent & Salaris gebruiken?Verzuimmodule
“Dit pakket gebruiken we al sinds 1997 voor de salarissen, maar het mooie is dat we het pakket sinds 2006 volledig hebben benut voor de digitale verwerking van onze verzuimdossiers en gaandeweg ook voor de rest van het elektronisch personeelsdossier,” zeggen Henk van der Riet (projectmanager I&A) en Arlinde Sep (HRM-gegevensbeheerder). “We hebben het hele elektronische personeelsdossier voor het middenkader open gezet. Dat begon met 188 documenten. Nu hebben we meer dan 20.000 documenten digitaal opgeslagen in ons elektronisch dossier. Leuk is dat Visma erg onder de indruk was van de wijze waarop wij het elektronische dossier in Talent & Salaris gebruiken en de hoeveelheid sjablonen die wij hierin zelf voor gebruikers beschikbaar stelden.”

Hoe gebruikt TWB de Verzuimmodule?

Uitgangspunt was de behoefte aan een eenmalige gegevensvastlegging. Sep: “Mijn taak is onder andere goed te kijken naar de personele processen, verbeterpunten voor administratieve vereenvoudiging, zoals de elektronische dossiers, verzuim en Wet Verbetering Poortwachter. Deze zaken wilden en moesten we goed faciliteren voor de gebruikers. We hebben de datumsignalering en de deadlines van poortwachter eerst gewoon ingebouwd in Talent & Salaris. Ook hebben we toen in het elektronisch dossier hiervoor een groot aantal sjablonen ontwikkeld. In 2010 hebben we de nieuwe Verzuimmodule in de Self Service getest en deze module heeft de workflow als grote meerwaarde. De datumsignalering is actiever en de workflow integreert de to-do module met de e-mail. Gecombineerd met het feit dat hierin direct een taak met onderliggende documentatie aangemaakt en gearchiveerd kan worden in vooraf aangegeven mappen in het elektronisch dossier, maakt het een zeer flexibele invulling van o.a. het verzuimproces mogelijk . De Verzuimmodule hebben we in productie vanaf april 2011.”

HVerzuimmodule oe heeft TWB de medewerkers opgeleid?
Sep: “We draaien nu een pilot met personeelsmutaties, waarin alle managers en disciplines zijn vertegenwoordigd. Bij het in gebruik nemen van de Verzuimmodule en de Self Service, hebben we onze medewerkers uitgebreid voorgelicht en opgeleid, want alles was nieuw. In deze pilot doen we dat bewust niet. We doen een beroep op de zelfredzaamheid van de mensen. Dat kan heel goed, omdat de software zeer intuïtief werkt. We willen reacties van de medewerkers: hoe denken de gebruikers zelf over het muteren van hun gegevens? Moeten de leidinggevenden muteren, de salarisadministratie of de medewerkers zelf? Het bestaande proces zal op deze wijze verbeterpunten laten ontstaat en dat gaat heel goed met deze software.”

‘HRM-taken in de lijn motiveert medewerkers’

Wat brengt de toekomst?
TWB gaat werken met de opleidingsmodule. “De interactiviteit van deze module vinden we sterk. We hebben vanuit wet- en regelgeving te maken met ingewikkelde opleidingseisen voor onze medewerkers. Onze opleidingen houden we nu bij in Talent & Salaris en in Exel. Maar de hele organisatie heeft ermee te maken en daarom willen we meer kwaliteit. Dat kan met deze nieuwe module die we stap voor stap projectmatig gaan invullen.”

Wat is de toegevoegde waarde van de verzuimmodule en de HRM software van Visma?
TSS bevat inmiddels bijna alle benodigde gegevens. Samen met het slimme gebruik van elektronische personeelsdossiers en de inzet van andere modules, heeft de Visma software veel opgeleverd.
Van der Riet: “De regie in het ziekteverzuim ligt bij de managers die gefaciliteerd wordt door de software van Visma. En de medewerkers worden op termijn zelf verantwoordelijk voor hun gegevens die zij kunnen wijzigen bij bijvoorbeeld een verhuizing. Onze mensen zijn beter gemotiveerd als zij die regie hebben. Dat is belangrijk, want wij werken vanuit een visie gebaseerd op ‘MMM’: medewerker, markt, money.”

Wat is de toegevoegde waarde van Visma?
De samenwerking met Visma vinden Van der Riet en Sep erg goed. “Als organisatie vragen we ons telkens af: waar zijn we mee bezig en wat hebben we daarvoor nodig? Hoe halen we voordeel uit de software? Visma vraagt ons regelmatig wat wij nodig hebben, denkt mee en laat ons als klant ‘informatiearchitect’ zijn.”

Ook de persoonlijke betrokkenheid van de medewerkers van Visma stelt TWB sterk op prijs. “De consultants komen af en toe binnenvallen om te kijken hoe het gaat. De nazorg is goed en het is leuk samen te werken in de implementatiefase. We leren van elkaar en de samenwerking geeft nieuwe inzichten.”

Wat doet Thuiszorg West-Brabant?
Dagelijks bieden de ongeveer 2400 medewerkers van Thuiszorg West-Brabant zorg aan huis. Het gaat hierbij om kraamzorg, jeugdgezond-heidszorg, hulp bij het huishouden, verpleging en verzorging, voedings- en dieetadvies. Inmiddels is vanwege de markt-ontwikkelingen vanuit Thuiszorg West-Brabant ‘Easeways’ ontstaan, dat bestaat uit de vijf bedrijven @ease zorg, ease4life, GezondShop, TWB Select en Flexillent. Het werk-gebied strekt zich uit van Breda tot over de Brabantse grenzen in Tholen. TWB heeft ongeveer 16.000 cliënten.

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: