Alpe d'uZes

Pantein kan sneller werken met actuele gegevens

Pantein maakt een sterke organisatorische ontwikkeling door en had behoefte aan zeer flexibele software. De verschillende modules van Talent & Salaris ondersteunen en passen goed bij de ontwikkeling naar de kleinschalige teams. Pantein werkt nu veel efficiënter en heeft belangrijke managementinformatie snel bij de hand.

Waarom gebruikt Pantein Talent & Salaris?
Linda van der Heijden – Pantein: “Naar aanleiding van de fusie tussen Pantein en de Stichting Thuiszorg Brabant Noordoost, hebben we de toen bestaande salaris- en HR-systemen van beide organisaties onderzocht aan de hand van onze nieuwe eisen en wensen,” zegt HRM-adviseur Linda van der Heijden. “De thuiszorg gebruikte Talent & Salaris al en was erg tevreden. Deze software voldoet aan onze strakke eisen en wensen, biedt veel meer functionaliteit en werd daarom centraal opgesteld en organisatiebreed in gebruik genomen. Begin 2010 stapten wij volledig over op zowel het salaris- als het personeelsadministratieve stuk. Het Care-bedrijf van Pantein werkt op dit moment toe naar een organisatie met kleinschalige teams, met als doel ’excellente zorg dichtbij’ te bieden aan haar klanten. De functionaliteit van Talent & Salaris sluit perfect aan bij onze collectieve ambitie, omdat de software de processen goed inhoudelijk ondersteunt, flexibel is en zeer gebruikersvriendelijk.”

Welke voordelen haalt Pantein uit het Elektronisch dossier?
“De overgang van het papieren naar ons digitale dossier heeft een hele grote meerwaarde,” zegt Van der Heijden. “Het elektronische dossier is web based, interactief en overal waar ik ben, kan ik via de server de dossiers benaderen. Managers, leidinggevenden en de medewerkers van de personeelsadministratie zijn er heel blij mee. We hebben geen schaduwdossiers meer, geen grote kasten met papier en de gegevens zijn altijd up to date.”

Actuele Gegevens voor zelfstandig werkende teams

Bij het bepalen welke gegevens gedigitaliseerd moesten worden en bij het inscannen van alle dossiers moest Pantein rekening houden met de verschillende rechtspersonen binnen de organisatie. Dat paste goed in het flexibele Talent & Salaris. Een groot bijkomend voordeel was eveneens dat in dit proces de gegevens goed werden opgeschoond.

Hoe ervaart Pantein het werken met de Verzuimmodule?
“Aan de invoering van de Verzuimmodule Plus ging het onderzoek naar de werkprocessen vooraf. Het was een hectische periode, omdat we eveneens verhuisden naar ons nieuwe pand naast het nieuwe ziekenhuis. Onze gebruikers hebben we voorgelicht met een presentatie en een handleiding voor het gebruik, met als vraagstelling “Hoe gaat deze software jullie helpen?” Managers hadden we ook in het voortraject al betrokken en in diverse bijeenkomsten gevraagd naar hun mening. Daardoor ontstond een goed draagvlak, want ze konden meedenken.”

Inmiddels heeft Van der Heijden het traject geëvalueerd en gevraagd wat wel en wat niet als nuttig wordt ervaren. De uitkomsten hiervan worden verwerkt in het systeem dat positief is ontvangen.

“Gebruikers ervaren de software als een tijdsbesparing. De sturing op het contact tussen de zieke en de manager is directer en de medewerker zelf ziet in de statistieken zijn eigen verzuim, vergeleken met de gemiddelden.”

Welke andere aspecten van de software implementeert Pantein?
“Op dit moment wordt in samenwerking met Visma en afdeling Opleidingen onderzocht wat de module Opleidingen kan bieden. Een aantal medewerkers gebruikt sinds kort de selfservice-applicatie ‘MijnTalent’ en zijn erg enthousiast over het feit dat zij hun eigen persoonsgegevens en loonstroken kunnen inzien.” Tevens is onlangs de module Workflow Plus aangeschaft door Pantein. Hiermee kan zij volledig naar eigen inzicht en behoefte workflowprocedures bouwen en inzetten om de werkprocessen binnen de organisatie nog beter te ondersteunen.

Wat is de toegevoegde waarde van de software van Visma?
“De flexibiliteit van de software past goed bij onze collectieve ambitie dat we processen dichter bij de eindgebruiker willen inrichten. Als managers in de toekomstige zelfstandig werkende teams algemene of stuurinformatie nodig hebben, dan biedt deze software de mogelijkheid dat we onmiddellijk en snel aanpassingen kunnen doen. De software laat zich makkelijk inrichten, het dashboard werkt prettig en we hebben snel de juiste managementinformatie voorhanden. Bijvoorbeeld verzuimtrends, de actuele aantallen, inzicht in de opbouw van ons personeelsbestand, leeftijden, fte’s e.d. Het zijn betere analyses en overzichten dan vroeger en onmiddellijk tot onze beschikking.”

Wat is de toegevoegde waarde van Visma?
“De grote deskundigheid en de goede samenwerking met de consultant, vergroten de toegevoegde waarde,” zegt Van der Heijden. “De consultant zette ook haar projectmanagementvaardigheden in op de juiste momenten. Dat was prettig, want ik was vooral inhoudelijk en analytisch bezig. Visma DBS schakelt snel als er iets mis is en komt snel met antwoorden op vragen. Ook de ervaring met de helpdesk is goed en als het mogelijk is, worden wensen meegenomen in nieuwe releases.”

Wat doet Pantein?

Pantein is een maatschappelijke organisatie met een ziekenhuis, verpleeg- en verzorgingshuizen, een zorghotel, thuiszorg, kraamzorg, huishoudelijke hulp en thuiszorgwinkels. Naast het direct verlenen van zorg, heeft Pantein de drive en ambitie bij te dragen aan het persoonlijk welzijn en de gezondheid van de inwoners in de regio. Centraal staat de zorgketen, waarmee Pantein verschillende concepten vanuit de verschillende aanbieders op elkaar laat aansluiten. Pantein heeft circa 6000 medewerkers en is werkzaam in de gebieden Oss, Uden, Veghel en de Noordelijke Maasvallei; met Huishoudelijke Hulp en Thuiszorg zijn zij ook actief in het gebied van ‘s-Hertogenbosch tot Boxtel.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws rondom HRM & Salaris? Volg @VismaHRMnieuws op Twitter!

HRM Webportal

Rob van Loenen is Marketing Marketing bij Visma Software.
Connect met Rob: