Mijn administratie bewaren
Als ondernemer doe je elke maand, kwartaal of jaar belastingaangifte. Om te bewijzen dat je dit juist hebt gedaan bewaar je de administratie van je bedrijf, stichting of vereniging altijd minimaal zeven jaar. Het bewaren van je boekhouding is een eis van de Belastingdienst en geldt voor de basisgegevens uit je administratie (zie toelichting). Het is verstandig hier meer over te lezen op de website van de Belastingdienst zodat je weet wat je wel en niet kunt verdichten (een manier om je grootboekrekeningen in te delen). Voor onroerende zaken, rechten op onroerende zaken, elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten geldt een langere bewaartermijn van tien jaar.
TIP - Over andere gegevens in de administratie kun je afspraken maken met de Belastingdienst zodat je die mogelijk minder lang hoeft te bewaren. Ook over de manier waarop je de administratie bewaart kun je met de Belastingdienst afspraken maken.
Toelichting basisgegevens uit je administratie
De basisgegevens die je in ieder geval zeven jaar moet bewaren bestaan onder andere uit:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de voorraadadministratie
- de loonadministratie
Boekhouding bewaren als je stopt met je bedrijf
Ook als je stopt met je bedrijf en je Visma eAccounting abonnement beëindigd, is het belangrijk je boekhouding te bewaren. De bewaarplicht van de fiscus blijft namelijk gewoon gelden. Zorg er dus voor dat je een export van je administratie maakt, voordat je je abonnement op Visma eAccounting opzegt.
Je administratie digitaal of op papier bewaren
Als je een administratie op papier hebt, moet je ook de administratie bewaren in die vorm. Een digitale administratie bewaar je ook digitaal omdat je de administratie in de originele vorm moet kunnen aanbieden voor controle door de Belastingdienst.
Als je de boekhouding doet met het online boekhoudprogramma Visma eAccounting hoef je je geen zorgen te maken over het bewaren van je administratie. Je administratie is digitaal opgeslagen op veilige Europese servers in ISO gecertificeerde datacenters. Visma zorgt dat je administratie bewaard blijft. Voor jezelf maar ook als de Belastingdienst je vraagt om je boekhouding in te zien.
Zelf backups maken van je boekhouding is met Visma eAccounting dus niet meer nodig. Fijn idee toch dat je je boekhouding nooit meer kwijt kunt raken en geen gegevens meer verliest? Daarnaast scheelt het je veel gedoe en tijd die je anders kwijt bent met het maken van backups .
Wil je meer weten over het bewaren van je boekhouding? Lees de brochure ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’ van de Belastingdienst. Hierin lees je welke eisen de fiscus stelt. Je boekhouding opslaan als pdf-bestand en alleen op die manier bewaren is bijvoorbeeld niet altijd zomaar toegestaan.