Een factuur maken, hoe doe ik dat?

Als je start als ondernemer doe je veel tegelijk. Maar misschien is het leukste nog wel het versturen van je eerste verkoopfactuur. Na je eerste verkoop of het afronden van je eerste project kun je natuurlijk niet wachten tot de eerste euro’s op je rekening worden bijgeschreven. Maar hoe maak je een factuur en aan welke eisen moet een factuur voldoen?

Download de checklist voor facturen

Een verkoopfactuur maken

Een factuur maken kan in principe gewoon in Excel of een tekstverwerker als Microsoft Word. Als je veel facturen maakt, kan het lastig zijn om het overzicht te bewaren. En je moet goed opletten dat de factuurnummering klopt. Als je een factuur ongedaan moet maken kun je namelijk niet gewoon je aangemaakte factuur weggooien, maar moet je een creditfactuur aanmaken met hetzelfde nummer als de factuur die je ongedaan wilt maken. Een facturatieprogramma kan handig zijn om snel een foutloze en professionele factuur te maken. Met sommige facturatie-software kun je een factuur zelfs direct versturen. Gebruik je een slim boekhoudpakket? Dan kun je dankzij een koppeling met je bankrekening zelfs direct zien welke facturen betaald zijn en wat er nog openstaat. Zo weet je precies waar je aan toe bent en waar je nog achteraan moet.

Factuurvereisten

Je hebt vast genoeg facturen gezien in je leven. Maar welke zaken moeten er nou echt op staan? Veel onderdelen op een factuur zijn logisch, maar denk ook aan het gemak van de ontvanger en de factuureisen belastingdienst. Als je een goede factuursjabloon gebruikt kan er weinig misgaan.

Download de gratis checklist voor het maken van een verkoopfactuur

Op je verkoopfactuur zet je de naam van je onderneming en, als je dat hebt, je logo. Daarnaast zijn er een aantal verplichte onderdelen die je moet opnemen op je factuur.

De naam van je klant en je volledige juridische naam of handelsnaam
Het volledige adres waar je bedrijf is gevestigd en dat van je klant
Je btw-nummer (dit krijg je van de Belastingdienst zodra je ingeschreven bent bij de Kamer van Koophandel)
Je KvK-nummer
De datum waarop de factuur is uitgereikt
Een factuurnummer, altijd oplopend en opeenvolgende nummering. Het nummer waarmee je start kies je zelf
De aard van de goederen of diensten
Het aantal geleverde goederen of de omvang van de diensten
De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
Aparte bedragen en de eenheidsprijs als je verschillende btw-tarieven moet gebruiken
Het btw-tarief dat je in rekening brengt
Het btw-bedrag in euro’s
Niet verplicht maar wel handig: je bankgegevens en de betalingstermijn

Zeker weten dat je factuur voldoet aan alle eisen? Download de checklist voor het maken van een factuur.

Een factuur corrigeren met een creditfactuur

Als je een onjuiste factuur hebt aangemaakt die al betaald is kun je deze corrigeren met een creditfactuur. Met een creditfactuur hef je de factuur op in de boekhouding. Als je facturen aanmaakt in Visma eAccounting maak je met een paar muisklikken een creditfactuur aan. Lees meer over een creditfactuur.

Een factuur maken in Visma eAccounting

Het maken van een factuur in Visma eAccounting is eenvoudig en spreekt voor zich. Dit zijn de stappen die je doorloopt.

Kies Verkoop - Verkoopfacturen.
Selecteer Nieuwe verkoopfactuur.
Kies de debiteur die je wilt factureren. Als je in het veld op het lijstpictogram klikt, worden je debiteuren getoond, maar je kunt ook een nieuwe debiteur toevoegen.
Voer de factuurdatum in. De vervaldatum wordt automatisch ingevuld.
Voeg de artikelen toe die je wilt factureren of voeg een nieuw artikel toe. Als je op het lijstpictogram klikt, zie je je artikelen maar je kunt ook een nieuw artikel toevoegen.

Wanneer je klaar bent met de factuur kun je kiezen uit drie opties:

Je factuur boeken en verzenden per e-mail
Je factuur boeken en opslaan of printen als pdf
Je factuur bewaren als concept

Zelf ontdekken hoe makkelijk en handig het aanmaken van facturen is in Visma eAccounting? Start nu je gratis proefabonnement. Het proefabonnement stopt automatisch na 30 dagen en is helemaal vrijblijvend.