Wat is een rekeningschema?
Een rekeningschema is een lijst van grootboekrekeningen waarmee je alle ingevoerde boekstukken zoals facturen, bonnetjes en afschriften categoriseert. Op die manier krijg je een duidelijk overzicht van alle inkomsten en uitgaven. Je kunt zelf kiezen hoe gedetailleerd je dit wilt registreren. Kies het rekeningschema dat je aanspreekt. Misschien vind je het handig om alle omzet op één grootboekrekening te boeken. Maar je kunt er ook voor kiezen om de omzet per artikel of artikelgroep op aparte grootboekrekeningen te boeken.
Wanneer gebruik je een rekeningschema?
Als zzp’er met een eenmanszaak in de dienstverlening of horeca kies je mogelijk voor een ander rekeningschema dan een mkb’er met een groot winkelassortiment of een vereniging of stichting.
Wat staat er op een rekeningschema?
Om een voorbeeld van een rekeningschema te zien, kun je heel makkelijk een gratis proefaccount aanmaken bij Visma eAccounting. Hieronder lees je hoe je een rekeningschema aanmaakt in Visma eAccounting.
Een rekeningschema kiezen of aanmaken in Visma eAccounting
Een rekeningschema geeft je een overzicht van de grootboekrekeningen voor het geselecteerde jaar. Wijziging van het rekeningschema heeft alleen voor het huidige jaar gevolgen. De gegevens van het vorige boekjaar worden niet beïnvloed.
De btw-code bepaalt op welke regel van de btw-aangifte de rekening wordt opgeteld.
Rekeningschema importeren of exporteren
Met de export- en importfunctionaliteit in Visma eAccounting kun je je rekeningschema een eenvoudig actualiseren. Om een rekeningschema te kunnen importeren in het programma, moet het bestand zijn aangemaakt als een kommagescheiden csv-bestand. Een csv-bestand open je bijvoorbeeld met Excel.
Bij het importeren van het csv-bestand is het belangrijk dat:
- elke kolom de juiste header heeft
- elke kolom in de juiste volgorde staat
- elke kolom de juiste codering gebruikt
- elke kolom waarden bevat in de verplichte velden
De kolomheader vertegenwoordigt de velden die je aantreft wanneer je een nieuwe rekening aanmaakt in Visma eAccounting. Een eenvoudige methode om een bestand met de juiste headers en indeling te maken, is door een rekeningschema te exporteren en dat als sjabloon te gebruiken voor het importbestand.
Rekeningen toevoegen of wijzigen
Je kunt een csv-bestand exporteren voor het bijwerken van het rekeningschema, waarna je dit bestand weer in het programma importeert. Houd er rekening mee dat wanneer je een unieke waarde, zoals bijvoorbeeld een rekeningnummer, in het csv-bestand wijzigt, deze niet zal worden gewijzigd in het programma. Als je een unieke waarde wijzigt, zal bij het importeren van het bestand een nieuwe rekening worden toegevoegd en de oorspronkelijke rekening ongewijzigd blijven.
Grootboekrekeningen verwijderen
Het is niet mogelijk om met exporteren en importeren rekeningen uit een rekeningschema te verwijderen. Wanneer je een geëxporteerd rekeningschema opnieuw in Visma eAccounting importeert, worden de rekeningen die hieruit zijn verwijderd uitgeschakeld. Rekeningen die momenteel in gebruik zijn, blijven altijd ingeschakeld in Visma eAccounting.
Standaardwaarde
Er zijn velden die niet verplicht zijn, maar desondanks een standaardwaarde bevatten. Als je regels aan een csv-bestand toevoegt, maar daar geen waarde in zet voordat je het bestand in Visma eAccounting importeert, zal de standaardwaarde worden gebruikt.