Online documenten uitwisselen met cliënten
In een veilige online omgeving diensten voor je klanten activeren
Elk kantoor is dagelijks bezig met documenten van en over cliënten. En ondanks alle regelgeving omtrent persoonsgegevens, wordt er nog steeds veel uitgewisseld per e-mail. Dat is lang niet altijd veilig, maar ook niet wenselijk. E-mails en bijgevoegde documenten raken gemakkelijk zoek in de administratie van de klant. Zo krijgt menig kantoor regelmatig de vraag: 'hebben jullie voor mij dat ene document nog dat ik terug moest sturen?' Dat kan anders.
Met Visma eAccounting Accountancy beschik je over een online omgeving waarmee je voor je klanten diensten kunt activeren. Zo kun je een online digitaal documentarchief voor je klant aanzetten. Hierdoor kun je over een weer niet alleen snel documenten met elkaar delen in een beveiligde omgeving, ze worden tevens veilig opgeslagen en zijn voor beiden te allen tijde opvraagbaar.
Stappenplan
Veel kantoren die hier al succesvol mee zijn, hebben hun klanten geïnformeerd dat het een andere werkwijze gaat hanteren voor het delen van documenten die veiliger is en zonder bijkomende kosten ingezet wordt. Technisch is het eenvoudig zelf in te regelen.
Zo rol je het uit:
Stap 1: Informeer je cliënten dat zij de beschikking krijgen over een online omgeving
Stap 2: Maak een korte beschrijving waar de omgeving voor bedoeld is en hoe het werkt
Stap 3: Vul vooraf de cliënt omgeving met relevante documenten uit het verleden, zodat hij of zij direct een goed beeld heeft van het gemak
Stap 4: Wees streng aan de voorkant. Als er weer e-mail binnenkomt met een document, wijs cliënten dan op het portaal
Stap 5: Wees streng aan de achterkant, deel zelf ook geen documenten meer via e-mail
De voordelen
Veilig en real time digitale documenten uitwisselen
Nooit meer verschillende lijstjes of zoeken naar e-mails of losse documenten
Details tot op mutatie niveau inzien in het systeem
