5 tips om medewerkers bij nieuwe software te betrekken

Iedereen wil verandering, maar niemand wil veranderen. Toch is het doorvoeren van veranderingen binnen uw organisatie vaak noodzakelijk voor het voortbestaan van uw organisatie. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om over te stappen naar een nieuw softwaresysteem. Voor uw medewerkers is dit een grote verandering waar ze zeker snel bij betrokken moeten worden. Maar hoe betrekt u uw werknemers eigenlijk bij de keuze en de implementatie van nieuwe software? En hoe neemt u de eventuele weerstand tegen verandering weg?

Hieronder geven we u vijf handige tips:

  1. Stippel de strategie van uw organisatie uit
    Voor een succesvolle implementatie van nieuwe systemen is een systematisch veranderingsproces vereist. Dit proces begint bijna altijd met het uitstippelen van de strategie van uw organisatie. U moet nadenken over wat uw organisatie wil bereiken en welke software en tools deze doelen het beste ondersteunen.

  2. Betrek medewerkers vanaf het begin
    Communicatie speelt een belangrijke rol bij het overstappen naar een nieuw softwaresysteem. Zorg dat uw werknemers in een zo vroeg mogelijk stadium zo goed mogelijk op de hoogte zijn van de op komst zijnde veranderingen. Door de dialoog met uw medewerkers te openen, geeft u iedereen de kans om zijn/haar mening te geven. Organiseer bijvoorbeeld creatieve bijeenkomsten en luister daar naar wat uw medewerkers te zeggen hebben.

    Uw medewerkers weten waarschijnlijk zelf heel goed wat er moet veranderen. Laat hen daarom meedenken bij het bepalen van de softwarebehoeften. Vraag hen, voordat er een keuze voor bepaalde software is gemaakt, welke functies van de software ze nodig hebben en welke ze gebruiken bij hun dagelijkse werkzaamheden. De drempel voor het veranderingsproces bij uw medewerkers is dan lager en de implementatie van de software zal soepeler verlopen.

  3. Wat levert het uw medewerkers op?
    Uiteindelijk zullen uw medewerkers straks dagelijks met de nieuwe software moeten werken. Bespreek daarom niet alleen de voordelen voor uw organisatie, maar laat ook zien wat de nieuwe software uw medewerkers zelf oplevert. Wat zijn de voordelen voor hen? Kunnen ze straks efficiënter werken en zo tijd overhouden voor andere (meer afwisselende) klussen waar nu vaak te weinig tijd voor is? Verdwijnen de saaie handmatige handelingen door automatisering? Zo blijven uw medewerkers enthousiast en zullen ze zich meer betrokken voelen.

  4. Stap-voor-stap implementeren
    Bedenk van tevoren wanneer u de nieuwe software in gebruik wilt gaan nemen. Is het dan nodig om alle veranderingen in een keer door te voeren of kan dat ook in meerdere kleine stappen? Veel veranderingen tegelijk doorvoeren, zorgt vaak voor meer verwarring en weerstand bij uw medewerkers. Door de veranderingen in kleine stappen door te voeren, is het voor hen beter bij te houden.

    Communiceer tijdig de datum waarop de software in gebruik wordt genomen. Uw werknemers weten zo waar ze aan toe zijn. Maak er een bijzonder moment van en start de implementatie met een kick-off meeting. Zo maakt u hen enthousiast en krijgen uw werknemers het gevoel dat dit een belangrijke stap is voor de organisatie en dat zij daar deel van uitmaken.

  5. De software leren gebruiken
    Nieuwe software betekent een nieuwe manier van werken. Het is daarom belangrijk om na de aankoopbeslissing te investeren in training. Zo zorgt u ervoor dat uw medewerkers de software echt leren gebruiken. Met behulp van geschoolde trainers leren uw medewerkers in korte tijd de kneepjes van de nieuwe systemen kennen.

    Sommige medewerkers zullen met behulp van een online training zelf nieuwe systemen willen bestuderen, andere moeten daarbij wat meer worden geholpen. Bekijk wie er binnen uw organisatie zelf nieuwe vaardigheden aan kan leren en wie daarbij ondersteuning nodig heeft. Door de opleidingsbehoefte van uw medewerkers zorgvuldig in kaart te brengen, weet u zeker dat u de juiste ondersteuning voor hen kan regelen. Zorg daarnaast dat uw medewerkers weten waar ze terechtkunnen met hun vragen en opmerkingen over de nieuwe software.

Kortom: door uw medewerkers te betrekken bij het aanschaf- en implementatieproces van de software zorgt u ervoor dat het acceptatieproces van het nieuwe softwarepakket eenvoudiger gaat. Daarnaast profiteert u van de kennis van uw medewerkers en hoe het nieuwe pakket deze handelingen gemakkelijker en sneller kan maken. Een win-win situatie!

Wat kunt u zelf en wat laat u over aan de expert?

infographic_zelfdoen_mockup.png