Datagedreven werken doe je met deze vijf tools
Blog voor financiële professionals
Werken met data is voor financiële professionals essentieel om vooruit te kunnen kijken en toekomstgerichte beslissingen te nemen. Actuele data biedt inzichten die nodig zijn om trends te voorspellen, risico’s te beheersen en kansen te benutten. Historische data helpt om patronen te herkennen, lessen te trekken uit eerdere ervaringen en gefundeerde keuzes te maken. Met data wil je dus zowel de resultaten uit het verleden inzichtelijk maken als toekomstvoorspellingen kunnen doen. Maar welke data is er binnen jouw organisatie beschikbaar? Is deze actueel en betrouwbaar en zo niet, hoe zorg je daar dan voor?
Om dit proces voor jou als financieel professional te vergemakkelijken, heeft Visma Net tools die daarbij kunnen helpen. We lichten 5 functies uit die het werken met data makkelijker maken.
De 5 functies die het werken met data makkelijker maken:
1. Analyse
Binnen Visma Net kun je een onbeperkt aantal analyses uitvoeren om je bedrijfsprocessen beter te begrijpen en te optimaliseren. Met deze functionaliteit heb je toegang tot alle informatie die je in jouw administratie vastlegt. Deze informatie is ook real-time, wat cruciaal is voor het nemen van snelle en onderbouwde beslissingen.
Hiernaast een voorbeeld. Stel je voor dat je op de debiteurenadministratie zit. Je wilt graag wat meer inzicht hebben in hoe snel de facturen nou eigenlijk betaald worden. Hoe kom je aan die informatie? In Visma Net heb je de verkoopfacturen en aan de andere kant de betalingen. Deze hebben allebei een datum. Als je deze data tegenover elkaar zet, dan zie je hoe lang het eigenlijk duurt voordat een factuur daadwerkelijk betaald is. Als voorbeeld ziet dat er dan zo uit. Een analyse die per factuur de betalingstermijn weergeeft geeft je het juiste inzicht om waar nodig zaken aan te passen.
2. Draaitabellen
Met draaitabellen kun je wat meer samengevat kijken naar je data. Daarmee kun je dus veel meer gegevensanalyse mogelijk maken en patronen en trends ontdekken.
De analyse van hierboven gebruiken wij verder in het voorbeeld voor de draaitabellen. We gaan de informatie nu rangschikken op basis van de verschillende groepen debiteuren. Deze hebben wij in dit voorbeeld opgedeeld in debiteuren binnenlands, en binnen- en buiten Europa. Het doel is om te ontdekken of er een patroon te zien is in de snelheid van de betaling in de groep debiteuren. In de video zie je hoe zo’n draaitabel wordt vormgegeven.
Je ziet nu per type debiteur wat de gemiddelde betaaltermijn is van die groep. Het valt in dit voorbeeld al heel snel op: de debiteuren buiten Europa betalen blijkbaar veel sneller ten opzichte van de andere debiteurgroepen.
We kijken in deze video ook vanuit een andere invalshoek. We voegen het jaartal toe om te zien of er een patroon te ontdekken is door de jaren heen. Zo zie je de gemiddelde betalingstermijn per jaar.
Deze draaitabellen helpen je om het betaalgedrag van je verschillende debiteuren inzichtelijk te maken en op basis van deze informatie verbeteringen door te voeren. In dit geval het verlagen van betaaltermijnen.
3. Dashboards
Dashboards zijn vooral handig omdat je, door middel van de kleuren rood, groen en geel, in een oogopslag ziet waar je aandacht naar uit moet gaan: management by exception.
Om het voorbeeld af te maken, maken wij een tegel voor de betalingstermijn op de dashboardpagina. In de video zie je een som van de facturen die langer dan vijftig dagen hebben opengestaan. Je kunt zelf bepalen wanneer een tegel groen, geel of rood is en wanneer jij dus actie moet ondernemen.
In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van een dashboard met meerdere tegels. Hiermee krijg je dus een statusdashboard, waarbij je heel makkelijk je periodeafsluiting kunt vormgeven. Je gaat per periode kijken wat er nog moet gebeuren en stuurt daarmee op uitzonderingen.
4. Sidepanels
Sidepanels bieden toegang tot gerelateerde informatie als je in een bepaald venster werkt. Ook hier pakken wij het voorbeeld van de betalingstermijn erbij. Wil je bijvoorbeeld zien hoe een dashboardtegel eruitziet voor een specifieke debiteur? Dan maak je gebruik van een sidepanel waarbij je de debiteur selecteert en er direct een kpi wordt berekend op basis van die ene debiteur waar je op staat.
Het is natuurlijk even een heel simpel voorbeeld met één kpi, maar in de video hieronder vind je een ander voorbeeld, waarbij we wat meer widgets laten zien. Door op de debiteur te staan heb je direct inzicht in hoeveel orders er open staan en hoeveel lopende offertes je hebt op deze debiteur. Hiermee heb je inzicht in gerelateerde informatie. Dat is wat je met sidepanels kunt doen!
5. Rapportages
Tot slot de functionaliteit rapportages. Rapportage is altijd een momentopname, je kijkt natuurlijk op een bepaald moment naar een rapport dat je genereert. Rapportages worden vaak gebruikt om terug te kijken, historische data te analyseren. Binnen Visma Net zijn er twee mogelijkheden om rapportages te gebruiken en ook te ontwerpen, namelijk Visma Net Reporting en OneStop Reporting.
OneStop Reporting is een oplossing om rapportages vorm te geven op een visueel aantrekkelijke manier. Vaak heb je te maken met personen die niet in de financiële administratie werken, maar wel behoefte hebben aan bepaalde inzichten. Onestop Reporting is bij uitstek geschikt om deze mensen toegang te geven tot de rapportages die voor hen relevant zijn.
Als we naar de dagelijkse praktijk kijken, dan is het bijna overal nog het geval: financiële professionals die nog werken met Excel. Excel is de tooling die je er altijd naast hebt om data te presenteren en te analyseren. Met OneStop Reporting kun je Excel ook als basis gebruiken om rapportages te ontwerpen en dus werken met tooling die je al kent. Hiermee maken we ook een combinatie naar de cloud zodat je die Excel-rapportages wel in een cloudportaal kunt presenteren en gebruiken en ze niet ergens ‘rondslingeren’.
Hiernaast vind je een voorbeeld. Dit is een volledige publicatiejaarrekening die we samen met een klant hebben ontwikkeld. Je ziet onderaan alle tabbladen met de verschillende onderdelen, winst en verlies, totaalresultaat, kasstroom, toelichting, alles zit erin. Het lijkt op Excel, maar het zit wel in een online portal.
Meer informatie over Visma Net
Met deze vijf rapportagefuncties van Visma Net kun je zowel verleden als toekomst inzichtelijk maken en betere beslissingen nemen. Wil je meer weten over het platform? Vraag gerust meer informatie aan.