5 tips om medewerkers bij nieuwe software te betrekken

Iedereen wil verandering, maar niemand wil veranderen. Toch is het doorvoeren van veranderingen vaak noodzakelijk voor het voortbestaan van een organisatie. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om over te stappen naar een nieuw softwaresysteem. Voor je medewerkers is dit een grote verandering waar ze zeker snel bij betrokken moeten worden. Maar hoe betrek je jouw werknemers eigenlijk bij de keuze en de implementatie van nieuwe software? En hoe neem je de eventuele weerstand tegen verandering weg? 

Hieronder geven we vijf handige tips:

  1. Stippel de strategie van je organisatie uit
    Voor een succesvolle implementatie van nieuwe systemen is een systematisch veranderingsproces vereist. Dit proces begint bijna altijd met het uitstippelen van de strategie van je organisatie. Je moet nadenken over wat je organisatie wil bereiken en welke software en tools deze doelen het beste ondersteunen.
  2. Betrek medewerkers vanaf het begin
    Communicatie speelt een belangrijke rol bij het overstappen naar een nieuw softwaresysteem. Zorg dat werknemers in een zo vroeg mogelijk stadium zo goed mogelijk op de hoogte zijn van de op komst zijnde veranderingen. Door de dialoog te openen, geef je iedereen de kans om zijn/haar mening te geven. Organiseer bijvoorbeeld creatieve bijeenkomsten en luister daar de meningen en reactie van je medewerkers.

    Laat mensen die met de huidige software werken meedenken bij het bepalen van de behoeften. Vraag bijvoorbeeld, voordat er een keuze voor bepaalde software is gemaakt, welke functies ze nodig hebben en welke ze gebruiken bij hun dagelijkse werkzaamheden. De drempel voor het veranderingsproces is dan lager en de implementatie zal soepeler verlopen.

  3.  Laat medewerkers zien wat het hen oplevert
    Uiteindelijk zullen je medewerkers straks dagelijks met de nieuwe software moeten werken. Bespreek daarom niet alleen de voordelen voor de organisatie, maar laat ook zien wat het hen zelf oplevert. Kunnen ze straks efficiënter werken en zo tijd overhouden voor andere (meer afwisselende) klussen waar nu vaak te weinig tijd voor is? Verdwijnen de saaie handmatige handelingen door automatisering? Zo blijven mensen enthousiast en zullen ze zich meer betrokken voelen.

  4. Stap-voor-stap implementeren
    Bedenk van tevoren wanneer je de nieuwe software in gebruik wilt gaan nemen. Is het nodig om alle veranderingen in een keer door te voeren of kan het ook in meerdere stappen? Veel veranderingen tegelijk doorvoeren zorgt vaak voor meer verwarring en weerstand. Met een stapsgewijze aanpak blijft het beter te overzien.

    Communiceer tijdig de datum waarop de software in gebruik wordt genomen. Je werknemers weten zo waar ze aan toe zijn. Maak er een bijzonder moment van en start de implementatie met een kick-off-meeting. Zo maak je medewerkers enthousiast, krijgen ze het gevoel dat dit een belangrijke stap is voor de organisatie en dat zij daar deel van uitmaken.

  5. Haal alles uit de nieuwe software
    Nieuwe software betekent een nieuwe manier van werken. Het is daarom belangrijk om na de aankoopbeslissing te investeren in training. Met behulp van geschoolde trainers leert iedereen binnen de organisatie de software echt goed te gebruiken en in korte tijd de kneepjes van de nieuwe systemen kennen.

    Sommige mensen zullen met behulp van een online training zelf de nieuwe software willen bestuderen, anderen moeten daarbij wat meer worden geholpen. Bekijk wie er binnen de organisatie zelf nieuwe vaardigheden aan kan leren en wie daarbij wat meer ondersteuning nodig heeft. Door de opleidingsbehoefte zorgvuldig in kaart te brengen weet je zeker dat je de juiste ondersteuning kunt regelen. Zorg er daarnaast voor dat medewerkers weten waar ze terecht kunnen met hun vragen en opmerkingen.

Kortom: door medewerkers te betrekken bij het aanschaf- en implementatieproces van nieuwe software zorg je voor een betere acceptatie. Daarnaast profiteer je van hun kennis zodat het nieuwe pakket optimaal op de organisatiebehoeften wordt afgestemd. 

Wat kun je zelf en wat laat je over aan de expert?

Een nieuw ERP-systeem inrichten?