Visma.net Approval

Automatiseer het goedkeuringsproces van inkoopfacturen, declaraties en uren

Download factsheet

Automatiseer uw goedkeuringsprocessen

Met Visma.net Approval automatiseert u het goedkeuringsproces van bijvoorbeeld inkomende facturen volledig. Bepaal zelf wie hierbij binnen uw organisatie een rol speelt. Op basis van bijvoorbeeld de afdeling en/of de hoogte van het bedrag komt de factuur automatisch terecht bij de persoon die hiervoor goedkeuring moet geven.

Slimme features ondersteunen het proces van goedkeuring volledig. De juiste (door u aangewezen) personen worden automatisch via e-mail en de app op de hoogte gebracht wanneer er een factuur klaarstaat waarvoor goedkeuring is vereist.


Visma.net Approval

  

Duidelijke workflow en acties

Goedkeuren: Bent u het eens met de inhoud van een document? Keur het document goed zodat het automatisch verder gaat in de workflow. De volgende persoon die het document moet bekijken, ontvangt hierover automatisch bericht.

Afkeuren: Bent u het niet eens met de inhoud van een document? Door het document af te keuren stopt het goedkeuringsproces onmiddellijk. Het document wordt teruggestuurd naar de oorspronkelijke verzender binnen uw bedrijf.

Doorsturen: Stuur het document door naar iemand anders binnen uw organisatie. Draag hiermee ook de te nemen beslissing over het document aan deze ontvanger over.

Review aanvragen: Stuur het document door en vraag een collega om zijn of haar mening. Zodra deze mening is gegeven, kan het document gemakkelijk aan u terug worden gestuurd.

Opmerkingen toevoegen: Voeg eenvoudig opmerkingen toe aan een bepaalde taak. Alle opmerkingen zijn zichtbaar voor iedereen in de workflow. 

Bijlagen toevoegen: Voeg gemakkelijk bijlagen toe aan een taak om de besluitvorming zo te vereenvoudigen.

Handige app

Verwerk alle aan u toegewezen facturen via de Visma Manager app.

Goedkeuren, zodat de volgende ontvanger/budgethouder er mee aan de slag kan. Afkeuren, zodat de oorspronkelijke verzender aan de slag kan met het document en de daarbij behorende terugkoppeling. Doorsturen naar een collega voor de afwikkeling of een review vragen ter beoordeling van de correctheid van het document.

Waar u zich ook begeeft en welk device u ook gebruikt; met de Visma Manager app loopt het goedkeuringsproces gewoon door.

Parallelle en sequentiële workflows

Vraag meerdere mensen gelijktijdig (parallel) een document goed te keuren. Op die manier verkort u de doorlooptijd voor het betaalbaar stellen van facturen en declaraties of het goedkeuren van urenstaten.

Natuurlijk kunt u er ook voor kiezen om de documentenstroom sequentieel in te richten. Pas als de eerste ontvanger het document heeft goedgekeurd, wordt het onder de aandacht gebracht van de volgende ontvanger in de workflow.

Stel een vervanger in

Zorg dat de goedkeuringsflow niet stopt wanneer een ontvanger afwezig is. Stel eenvoudig een vervanger in voor een bepaalde periode en het proces loopt gewoon door. Is de periode voorbij? Dan wordt automatisch de oorspronkelijk verantwoordelijke weer actief in het goedkeuringsproces.

Op die manier blijft uw organisatie grip houden op de inkomende documentstromen en weet u waar u aan toe bent.

Declaraties bewaken

Naast inkoopfacturen kunt u met Visma.net Approval ook declaraties verwerken in een goedkeuringsflow.

Op basis van de door u bepaalde regels worden declaraties van medewerkers in behandeling genomen. U kunt bijvoorbeeld instellen dat een declaratie vanaf een bepaald bedrag een extra controleslag krijgt. Op die manier heeft u volledig grip op het declaratieproces.

Facturen per post ontvangen

Wanneer uren belangrijk zijn in uw bedrijfsvoering, dan is het prettig om deze ook scherp in de gaten te houden. Dit kunt u als leidinggevende doen of als projectmanager. Bij projecten vertegenwoordigen uren vaak een belangrijk deel van de kosten en van de opbrengsten. Dan is het essentieel dat projectmanagers zicht hebben op de besteding en controle houden over hoe de uren geboekt worden. Dankzij Visma.net Approval is dat een stuk gemakkelijker geworden.

Voor wie is Visma.net Approval

Controller

  • Bekijk snel de status van inkomende facturen
  • Laat facturen direct door de juiste personen beoordelen
  • Krijg controle over budget en realisatie

Budgethouders

  • Voeg eenvoudig bijlagen toe 
  • Beoordeel facturen via de handige app
  • Wijs tijdens afwezigheid een vervanger aan

Afdelingshoofden

  • Maak (indien nodig) onderdeel uit van de workflow
  • Vraag eenvoudig om verduidelijking
  • Krijg  grip op budget en realisatie

  

Voordelen van Visma.net Approval

Goedkeuring in één oplossing geregeld

Facturen, declaraties en urenstaten vinden hun weg door uw organisatie vanuit één systeem.

Doordat het goedkeuringsproces vanuit uw erp-pakket wordt geregeld, hebt u volledig grip op de actuele stand van zaken en kan er niets meer tussen wal en schip belanden.



Goedkeuring volgens uw regels

Facturen, declaraties en urenstaten komen geautomatiseerd terecht bij de juiste personen ter beoordeling.

Het systeem ondersteunt uw goedkeuringsprocessen volgens uw regels. Zo weet u zeker dat de juiste mensen de documenten onder ogen krijgen die voor hen relevant zijn als het gaat om goedkeuring.

Goedkeuring efficiënt en betrouwbaar

Het proces start vanuit de plek waar de invoer plaatsvindt.

Uw erp-oplossing volgt uw organisatie qua proces, gebruik en medewerkers. Dit maakt uw goedkeuringsproces optimaal efficiënt en betrouwbaar.



gdprsymbol

We gebruiken cookies om informatie te verzamelen over uw bezoek aan onze website. Dit combineren we met data die u via formulieren naar ons stuurt om een profiel te maken zodat we u relevantere informatie kunnen tonen. Door op JA te klikken staat u ons toe om uw persoonlijke informatie te verzamelen en te verwerken zoals hier omschreven.