Orthocenter

Referentie HRM Sofware
Referentie Orthocenter

Effectieve aanpak ziekteverzuim

Orthocenter is een succesvolle keten van orthodontiepraktijken. De effectieve en efficiënte aanpak van het bedrijf zorgde in de afgelopen jaren voor een snelle groei. De hrm & payroll software van Visma Software levert daar een wezenlijke bijdrage aan. 

Met 37 praktijken heeft Orthocenter een unieke positie in de Nederlandse orthodontiemarkt opgebouwd. Personeelsfunctionaris Astrid Mol legt uit: “In de jaren tachtig was er een tekort aan orthodontisten. Toen is het idee van Orthocenter ontstaan: een keten van op zichzelf staande vestigingen met een efficiënte werkwijze, vaste tarieven en zorg van hoge kwaliteit, ondersteund door een overkoepelende organisatie waarbij alle medewerkers in loondienst zijn. Een afsprakenbureau, de financiële administratie, personeelszaken, … alles wordt geregeld op ons hoofdkantoor in Purmerend. De orthodontist kan zich daardoor op zijn eigenlijke werk richten.”

Veel meer doen met nagenoeg zelfde aantal medewerkers

In totaal werken er momenteel een kleine driehonderd mensen bij Orthocenter. Daarnaast doen Mol en haar collega’s ook de personeelszaken voor enkele kleinere, gelieerde bedrijven: inkooporganisatie Ortho Import & Trading, een keten van tandartsenpraktijken en opleidingsinstituut Academie Tandartsenpraktijk. In totaal gaat het om ongeveer vierhonderd medewerkers. Hoewel het aantal personeelsleden in de afgelopen zeven jaar verdubbelde, terwijl het aantal medewerkers op personeelszaken slechts met een parttimekracht voor 2,5 dag per week werd uitgebreid, levert dat geen enkel probleem op voor Orthocenter. Daarbij speelt de hrm-software van Visma een belangrijke rol.

Verdere digitalisering personeelsadministratie

Orthocenter maakt sinds 2008 gebruik van Visma hrm & payroll software. Mol: “Een van onze wensen in die tijd was om meer dingen in eigen beheer te kunnen doen. Zo wilden we zelf de salarisadministratie voeren. Dat kon niet met de software die we toen gebruikten. De salarisadministratie gebeurde extern en de gegevens voor de loonstroken moesten we via het internet opvragen. Daarnaast wilden we meer digitaal gaan werken, bijvoorbeeld digitale loonstroken maken en onze digitale personeelsdossiers verder uitbreiden. We zijn toen op zoek gegaan naar een oplossing die aan al deze voorwaarden voldeed en dat bleek de software van Visma te zijn. Bovendien kregen we daarmee de mogelijkheid om managers en medewerkers toegang tot dossiers te bieden via een webapplicatie.”

Zelfservice voor medewerkers

De webapplicatie past bij de openheid van Orthocenter, vindt Mol. “Onze medewerkers kunnen bijvoorbeeld zelf eenvoudig en vanaf iedere locatie hun persoonlijke gegevens aanpassen, verlof aanvragen, declareren en extra uren doorgeven. Ook kunnen ze allerlei documenten in hun dossier bekijken, van diploma’s, contracten en loonstroken tot verslagen van functioneringsgesprekken. Het was in het begin even wennen, maar we merken dat ze hun dossier steeds vaker raadplegen en zelfs gegevens gaan controleren.” Voor de managers van de vestigingen biedt de webapplicatie als voordeel dat ze alle benodigde gegevens paraat hebben bij een bezoek van de arbeidsinspectie. “De praktijken hoeven geen ‘schaduwdossier’ bij te houden of gegevens bij ons op te vragen. Alle papieren zijn online beschikbaar in de digitale dossiers”, aldus Mol.

Tijd en geld besparen

De digitale manier van werken met hrm & payroll software levert Orthocenter veel efficiencyvoordeel op. “Alleen de digitale loonstroken zorgen al voor een enorme tijdswinst. Het over de lijn opvragen van alle gegevens bij het bedrijf dat onze salarisadministratie deed, nam om te beginnen veel tijd in beslag. Daarna moesten we honderden loonstroken versturen. Nu kunnen we snel en eenvoudig alle loonstroken genereren en die met een druk op de knop aan de medewerkers bezorgen, via hun digitale dossier of via e-mail”, zegt Mol. Orthocenter bespaart zo ook op de kosten voor papier, afdrukken en frankeren.

Effectieve aanpak ziekteverzuim

De hrm software van Visma is eveneens een grote hulp als het gaat om ziekteverzuim. Orthocenter breidde onlangs de verzuimmanagement functionaliteit van de software op dit gebied uit. Mol: “Als werkgever ben je steeds langer en steeds vaker aansprakelijk voor zieke medewerkers. Je moet je dossiers dus goed op orde hebben. Door ons actieve ziektebeleid hebben we een ziekteverzuim van maar twee procent.

Hrm software biedt daarbij ondersteuning en die gaat veel verder dan verzuimregistratie: de software stuurt nu onze hele workflow rond ziekteverzuim. We hoeven niet meer bij te houden in de agenda wanneer het tijd is voor een telefoontje of een andere actie, maar krijgen instructies als er iets moet gebeuren. Zelfs aanvragen naar het UWV gaan automatisch, bijvoorbeeld in het geval van zwangerschapsverlof. Dat is een kwestie van eenmaal inrichten.” Het ziekteverzuim is via de digitale dossiers ook inzichtelijk voor managers en medewerkers. Mol: “Daardoor ontstaat een andere mentaliteit, mensen worden bewuster als ze alle feiten zo duidelijk op een rij zien staan.”

Wat doet Orthocenter?

Orthocenteris gespecialiseerd in orthodontie voor kinderen en volwassenen. Het bedrijf bestaat inmiddels 30 jaar en heeft 400 medewerkers in dienst, verspreidt over 37 vestigingen in heel Nederland. Centraal (vanuit Purmerend) worden allerlei administratieve en beleidsmatige taken uitgevoerd, zodat de behandelteams alle aandacht aan de patiënt kunnen geven.

gdprsymbol

We gebruiken cookies om informatie te verzamelen over uw bezoek aan onze website. Dit combineren we met data die u via formulieren naar ons stuurt om een profiel te maken zodat we u relevantere informatie kunnen tonen. Door op JA te klikken staat u ons toe om uw persoonlijke informatie te verzamelen en te verwerken zoals hier omschreven.