De juiste beschikkingen bewaren in administratie

HR-professionals begeven zich af en toe in de wereld van de salarisadministratie. Het is daarom belangrijk om op de hoogte te zijn van de regels voor de loonheffingen, al is het maar omdat je hierover vragen kunt krijgen van werknemers. Voor de loonheffingen moet een organisatie verschillende documenten bewaren in de administratie. Denk aan verklaringen en andere officiële documenten, zoals een kopie van een identiteitsbewijs, maar ook aan beschikkingen. Een beschikking is een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, zoals de Belastingdienst, vaak specifiek bedoeld voor een bepaalde (afwijkende) situatie. In een serie van drie artikelen staan een aantal aspecten van beschikkingen centraal. In dit eerste artikel komt de aanvraag van beschikkingen aan bod. Het tweede artikel gaat in op afwijkende aangiftes. Tot slot lees je in het derde artikel hoe je de LKV- en LIV-beschikkingen van de Belastingdienst controleert.

Inleiding

Voor de administratie zijn diverse documenten nodig om de loonheffingen op correcte wijze af te kunnen dragen aan de Belastingdienst. Als HR-professional moet je erop toezien dat je daarom de juiste documenten (beschikkingen) ontvangt van de werknemer. Je kunt te maken krijgen met verschillende soorten documenten. In dit artikel staan twee veelvoorkomende beschikkingen centraal: de beschikking 30%-regeling en de Verklaring geen privégebruik auto.

De beschikking 30%-regeling is belangrijk om te bewaren, omdat het ervoor zorgt dat je organisatie fiscaal voordelig een werknemer uit het buitenland in dienst kan nemen. Rijd een werknemer een auto van de zaak, dan kan hij met de Verklaring geen privégebruik auto voorkomen dat hij bijtelling moet betalen. Er gelden echter nog wel aanvullende voorwaarden.

Inhoud

Definitie beschikking
De Belastingdienst definieert een beschikking als ‘een formele beslissing van de Belastingdienst over een fiscaal onderwerp.’ Je kunt alleen een beschikking (of beslissing) aanvragen als die mogelijkheid wordt genoemd in de belastingwet die van toepassing is.

1. Beschikking aanvragen
Er bestaan verschillende soorten beschikkingen rondom de loonbelastingen, namelijk:

• de beschikking sectoraansluiting;
• de beschikking Werkhervattingskas (Whk);
• de beschikking eigenrisicodragerschap WGA of ZW;
• de beschikking 30%-regeling;
• de verklaring privégebruik auto;
• de model- of goedgekeurde overeenkomst zzp’er;
• diverse andere beschikkingen, waaronder de beschikking voor een samenhangende groep inhoudingsplichtigen en de WTL-beschikking.

Een beschikking van de Belastingdienst bewaar je altijd in de administratie, omdat deze nodig is voor de loonaangifte, maar ook op het moment dat de inspecteur hiernaar vraagt tijdens een boekenonderzoek.

Benodigde gegevens
Voor de meeste beschikkingen biedt de Belastingdienst formulieren aan om de aanvraagprocedure efficiënt te laten verlopen. Voor andere fiscale situaties waarover je met de Belastingdienst afspraken wilt maken, stuur je een aanvraag naar je belastingkantoor. In de aanvraag moeten in ieder geval de volgende gegevens staan:

• naam en adres;
• de datum van aanvraag;
• welke beschikking je vraagt;
• een opsomming van de als bijlage bijgevoegde gegevens en bescheiden.

Attentie! Binnen acht weken krijg je schriftelijk antwoord. Als je het niet eens bent met de beslissing, kun je bezwaar maken.

Beschikking niet zomaar weggooien! De wettelijke bewaartermijn van zeven jaar begint te lopen op 1 januari na het jaar waarin de betreffende gegevens in de loonadministratie zijn opgenomen. Dat betekent dus dat je de loonadministratie over 2019 per 2027 zou kunnen weggooien.

Voor bepaalde onderdelen van de loonadministratie geldt de afwijkende minimale bewaartermijn van vijf jaar, zoals voor beschikkingen van werknemers. Hierbij gaat het om een termijn van vijf volle kalenderjaren na uitdiensttreding van de betreffende werknemer. Tijdens het dienstverband moet je zaken als kopieën van identiteitsbewijzen en opgaven van gegevens voor de loonheffingen sowieso (blijven)

Komt een werknemer vanuit het buitenland voor je organisatie werken, dan komt hij mogelijk in aanmerking voor de 30%-regeling. Dit is een bijzondere regeling die fiscaal voordeel biedt voor het vergoeden van de extra reis- en verblijfskosten die de buitenlandse werknemer maakt. Je kunt dan maximaal 30% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking inclusief de vergoeding zonder nader bewijs als onbelaste vergoeding (of verstrekking) geven voor extraterritoriale kosten.

Attentie! Het scheelt een hoop administratief gedoe om voor de onbelaste vergoeding van extraterritoriale kosten aan werknemers de 30%-regeling te gebruiken.

Soorten kosten
Wat zijn nu precies extraterritoriale kosten? Het zijn de extra kosten die een werknemer maakt om naar het buitenland te verhuizen en daar te settelen. Fiscaal gezien draait het om kosten zoals:

• de kosten voor een kennismakingsreis naar Nederland, eventueel samen met het gezin;
• de kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals een rijbewijs, visum of verblijfsvergunning;
• de kosten voor medische keuringen en vaccinaties (mogelijk nodig voor het verblijf in Nederland);
• de extra kosten voor levensonderhoud door een hoger prijspeil in Nederland dan het land van herkomst (zoals extra uitgaven voor gas, water, licht en maaltijden);
• de kosten voor dubbele huisvesting omdat de werknemer in het land van herkomst blijft wonen (zoals hotelkosten);

Voorwaarden
Je kunt niet voor elke ingekomen werknemer de 30%-regeling toepassen. Een werknemer moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Hij is buiten Nederland geworven of uitgezonden om in Nederland te werken.
• Hij is in loondienst.
• Hij beschikt over een specifieke deskundigheid die bijna niet te vinden is op de Nederlandse arbeidsmarkt. Er is sprake van deskundigheid als:

* Zijn salaris in 2019 minstens € 37.743 (2018: € 37.296) is, exclusief de vrije vergoeding.
* Hij jonger is dan 30 jaar en een Nederlandse mastergraad heeft in het wetenschappelijk onderwijs of een hiermee gelijkwaardige graad in een ander land dan Nederland én zijn salaris in 2019 minstens € 28.690 (2018: € 28.350) is, exclusief de vrije vergoeding.
* Hij wetenschappelijk onderzoek doet bij een bepaalde onderzoeksinstelling.
* In dat geval kan hij altijd gebruikmaken van de 30%-regeling.

• Hij in de twee jaar voor het begin van zijn dienstverband meer dan zestien maanden buiten Nederland heeft gewoond op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens.
• Hij heeft een geldige beschikking voor de 30%-regeling.

Attentie! De 30%-regeling eindigt in ieder geval op de laatste dag van het loontijdvak na het tijdvak waarin de laatste werkdag valt.

Nieuwe werkgever
Stapt een werknemer gedurende de looptijd van de beschikking naar een nieuwe werkgever, dan moet de nieuwe werkgever samen met de werknemer een nieuw verzoek indienen. Ook bij een uitzending binnen het concern kun je gebruikmaken van de 30%-regeling, bijvoorbeeld door de werknemer op te nemen in de loonadministratie.

Houd de inkomensnorm in de gaten. Tijdens de looptijd van de beschikking ben je verplicht om te toetsen of de werknemer nog aan de inkomensnorm voldoet. Als het loon in een jaar lager is dan de geïndexeerde norm, vervalt de 30%-regeling met terugwerkende kracht tot 1 januari van dat jaar. Dat betekent dat je ook je eerdere aangiften moet gaan corrigeren. Voldoet de werknemer later wel weer aan de inkomensnorm? Helaas, dan mag je de 30%-regeling niet meer gaan toepassen.

3. Verklaring privégebruik auto
Een andere veelvoorkomende beschikking die je ook in de loonadministratie moet bewaren, is de ‘Verklaring geen privégebruik auto’. Je krijgt deze verklaring van een werknemer die met een ter beschikking gestelde auto op kalenderjaarbasis maximaal vijfhonderd kilometer privé rijdt. Deze verklaring maakt je werk iets makkelijker, want je kunt een aantal administratieve werkzaamheden achterwege laten voor deze werknemer.

Attentie! De grens van vijfhonderd privékilometers geldt voor een heel kalenderjaar. Komt een werknemer in de loop van het jaar in dienst komt, dan moet hij zorgen dat hij met zijn nieuwe auto van de zaak niet meer privékilometers rijdt dan pro rato is toegestaan.

Geen bijtelling rekenen
Als je in het bezit bent van een geldige verklaring:

• laat je de bijtelling voor privégebruik auto voor de werknemer achterwege vanaf het eerstvolgende loontijdvak waarover je het loon moet berekenen;
• krijg je geen naheffingsaanslag als achteraf blijkt dat de werknemer de verklaring ten onrechte heeft aangevraagd. De werknemer draait dan voor de naheffing op, en dus ook voor de werkgeversheffing ZVW en de premies werknemersverzekeringen. Naheffen kan overigens tot en met vijf jaar na afloop van een kalenderjaar.

Attentie! De ‘Verklaring geen privégebruik auto’ geldt voor onbepaalde tijd. De werknemer moet alle wijzigingen die leiden tot het intrekken van de verklaring – bijvoorbeeld een nieuw kenteken of overschrijding van vijfhonderd kilometer – zo snel mogelijk aan de Belastingdienst doorgeven.

Rittenregistratie
De werknemer moet op verzoek van de Belastingdienst overtuigend kunnen aantonen dat hij niet meer dan vijfhonderd privékilometers per jaar rijdt, ook als hij een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ heeft aangevraagd. De rittenregistratie is dan de meest voor de hand liggende manier. Deze moet altijd sluitend zijn. Dat is het geval als de werknemer de volgende gegevens registreert:

• merk, type, kenteken en de periode dat de auto ter beschikking is gesteld;
• de ritgegevens van de auto, bestaande uit de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, eventueel een afwijkende route en of de rit privé is;
• privé-omrijkilometers, bijvoorbeeld als hij onder werktijd boodschappen doet;

Wat als de werknemer toch te veel privékilometers heeft gereden?
Heeft de werknemer met een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ gedurende het jaar toch meer dan vijfhonderd privékilometers gereden, dan moet hij de verklaring zo snel mogelijk intrekken met het formulier ‘Verklaring geen privégebruik auto: intrekken’ van de Belastingdienst. Doet hij dit niet of niet op tijd, dan hangt hem een boete van maximaal € 5.278 boven het hoofd. Na het indienen van het verzoek om de verklaring in te trekken, krijg je een brief van de Belastingdienst en moet je vanaf het eerstvolgende tijdvak alsnog gaan bijtellen voor de auto van de zaak. Dit moet altijd, zelfs als dat nog maar één of twee tijdvakken in dit kalenderjaar betreft.

Gevolgen voor werknemer
Door de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ krijgt je organisatie geen naheffingsaanslag op de mat als achteraf blijkt dat de werknemer de Verklaring geen privégebruik auto ten onrechte heeft aangevraagd. De werknemer zit in dat geval wel met de gebakken peren: hij krijgt een naheffingsaanslag voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW) over de loontijdvakken die al voorbij zijn. De organisatie betaalt zelf dan geen werkgeversheffing, ZVW en premies werknemersverzekeringen meer over de gemiste bijtelling.