Financieel

Hoe boek ik valutaverschillen bij klanten af?

Omschrijving

Wanneer u inkoopfacturen in een andere valuta dan Euro boekt kunnen er valutaverschillen ontstaan als de valutakoers tussen het inboeken van de factuur en de betaling hiervan wordt gewijzigd. Deze verschillen dient u te boeken als valutawinst of -verschil en dit te koppelen aan de factuur en betaling om de posten te kunnen sluiten in de subadministratie.

U gaat als volgt te werk om valutaverschillen bij klanten af te boeken:

Stap 1 – Controleer dat de factuur en de betaling met elkaar gekoppeld zijn bij Debiteuren

1. Ga naar Beheer – Administratie – Debiteuren.
2. Selecteer bovenin het scherm de betreffende klant. Onderin ziet u de factuur en de betaling.
3. Selecteer de factuur en klik op de icoon Posten matchen/Koppelen. Controleer of er een vinkje voor de betaling staat. Indien dit niet zo is zet hier dan een vinkje om de betaling aan de factuur te koppelen. Klik daarna op OK.
4. U ziet nu het resterende openstaande bedrag in de kolom Saldo. Er van uitgaande dat de betaling in dezelfde valuta is geboekt als de factuur, beslaat dit bedrag het valutaverschil. Als het bedrag in de kolom Saldo positief is houdt dit in dat het bedrag dat betaald is lager is dan de daadwerkelijke factuur. U heeft dan een valutaverschil. Wanneer het bedrag in de kolom Saldo negatief is heeft u een valutawinst.

Stap 2 – Boek het valutaverschil 

1. Ga naar Beheer – Administratie – Inboeken.
2. Klik op de icoon Gebruikersinstellingen, selecteer het tabblad Kolommen en vink Valuta aan bij Kolom weergeven. Klik op OK om de wijziging op te slaan.
3. Klik daarna op de icoon Nieuw om een nieuw boekstuk aan te maken.
4. Geef het juiste Dagboek, Boekingsdatum en Periode in. We raden aan om de boeking aan te maken in het dagboek Memoriaal of een ander dagboek waarin geen betalingen worden geregistreerd.
5. Geef de rekening 1300 Debiteuren in (of de grootboekrekening die u voor debiteuren gebruikt) en selecteer de betreffende klant.
6. In het venster dat verschijnt, kunt u het factuurnummer en omschrijving in het veld Factuurnr ingeven, bijvoorbeeld 98765 valutaverschil. Klik op OK om terug te gaan naar de boeking. Let op! Wanneer u eerst in het scherm met openstaande posten komt dient u eerst op het icoon Nieuw te klikken om het factuurnummer in te geven.
7. Geef grootboekrekening 9910 Euro-rekenverschillen, of een andere grootboekrekening naar keuze, in het veld tegenrekening in.
8. Druk vervolgens op Tab op het toetsenborg tot dat u bij de kolom Valuta komt. Selecteer EUR in deze kolom en ga verder naar de kolom Debet wanneer het een valutawinst betreft. Ga naar Credit bij een valutaverlies. Geef het bedrag van het valutaverschil (zie stap 1, punt 4) in en druk op Enter om de boeking af te ronden.
9. Klik daarna op de icoon Grootboek om de boeking te verwerken naar het grootboek en de subadministratie.

Stap 3 – Match het valutaverschil met de factuur en betaling

1. Ga terug naar de subadministratie via Beheer – Administratie – Debiteuren.
2. Selecteer bovenin bij filter Klanten – Openstaande posten, Balans = 0 en klik op Bijwerken. Selecteer bovenin de betreffende klant. Onderin ziet u de factuur, de betaling en de boeking van het valutaverschil.
3. Selecteer de factuur en klik op de icoon Posten matchen/Koppelen. Zet een vinkje voor de boeking van het valutaverschil en controleer of er rechtsonder 0,00 staat bij Sum. Klik vervolgens op OK. De betreffende posten vallen nu tegen elkaar weg en zullen uit de openstaande posten verdwijnen. De posten kunnen worden terug gevonden onder de gesloten posten.

Voorbeeld:

U heeft een factuur van 1 000,- USD verstuurd met een valutakoers van 0,90

Het euro bedrag van de geboekte factuur is 900,- EUR

Wanneer de factuur betaald wordt is de wisselkoers gewijzigd naar 0,92. Het bedrag van 1 000,- USD is nu 920,- EUR.

Dit leidt tot een valutawinst van 20,- EUR welke afgeboekt dient te worden. De boeking wordt dan als volgt:

Gerelateerde supportnotes

• Hoe boek ik valutaverschillen bij leveranciers af?