Jaarafsluiting

Nummerreeksen in Mamut Business Software

Omschrijving

In Mamut Business Software kunt u de gebruikte nummerreeksen aanpassen aan uw eigen behoefte. Hieronder volgt een korte beschrijving van hoe en welke nummerreeksen bij de overgang naar een nieuw jaar aangepast kunnen worden.

In Mamut Business Software worden de nummerreeksen gebruikt voor het invoeren, sorteren en opvragen van gegevens. Als u al gebruikmaakte van een nummering voor uw klanten/leveranciers, dan kunt u deze systematiek in Mamut voortzetten.

Let op bij de overgang naar een nieuw boekjaar: Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar wordt het factuurnummer niet teruggezet naar 1. Dit om te voorkomen dat er dubbele factuurnummers ontstaan. De factuur-nummerreeks zal gewoon worden voortgezet.

Algemene informatie over nummerreeksen:

Bij het aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase kunt u de nummerreeksen aanpassen. U kunt alleen het eerste en laatste nummer in de reeks aanpassen. U kunt het eerste nummer in de reeks alleen aanpassen voordat de reeks in gebruik is genomen. U doet dit door via het menu Beheer - Instellingen - Bedrijf op het tabblad Bedrijfsinstellingen de optie Nummerreeks te kiezen. U opent nu het venster Nummerreeks.

Aanpassen van nummerreeksen:

In het venster Nummerreeks kunt u bijvoorbeeld het eerste nummer voor de relatie of leverancier aanpassen. Door op de kolom Eerste nr. te klikken kunt u het nummer aanpassen. Na in gebruikname van de reeks kan alleen het Laatst gebruikt nr. worden aangepast. Het nieuwe nummer kan echter alleen hoger zijn dan het vorige nummer. Rood gekleurde velden kunt u niet aanpassen.

Factuur en Creditnota nummerreeksen:

Het is van groot belang dat deze twee reeksen elkaar niet overlappen. De nummerreeks voor facturen begint standaard bij 1 terwijl de creditnota’s pas bij 90.000 beginnen. Indien u deze reeksen aanpast, dient u minimaal 20.000 afstand tussen beide reeksen aan te houden.

Nummerreeksen bij de overgang naar een nieuw boekjaar:

Bij de jaarafsluiting worden de nummerreeksen voor de dagboeken naar 1 teruggezet. Indien u in het nieuwe boekjaar gebruik wilt blijven maken van de bestaande reeks dient u dit bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar aan te geven. Dit doet u door via het menu Beheer - Instellingen - Administratie het tabblad Administratieve Instellingen te kiezen voor de optie Instellingen Dagboeken.

In het venster Instellingen Dagboeken selecteert u het tabblad Nummerreeks. Hier dient u het startnummer voor de betreffende dagboeken aan te passen zodat deze in het nieuwe jaar blijft doorlopen.

De nummerreeksen voor Orders, Facturen en Relatiebeheer blijven, onafhankelijk van het boekjaar, doorlopen. U kunt eventueel ook bij de overgang naar een nieuw boekjaar het laatst gebruikte nummer in uw nummerreeks voor facturen aanpassen naar bijvoorbeeld 20190000. Uw eerste factuur zal nummer 20190001 hebben.