Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Referenties Accountants

AccountView Go en Scanboeken in de praktijk

AccountView Go is het online boekhoudpakket van Visma Software dat accountants- en administratiekantoren moeiteloos laat samenwerken met hun cliënten. AccountView Go combineert gemakkelijk met AccountView Scanboeken; de applicatie die cliënten in staat stelt om boekingsdocumenten digitaal bij hun accountant aan te leveren.

Cliënten kunnen via de webapplicatie AccountView Scanboeken facturen en bonnen scannen en documenten en elektronische facturen handmatig uploaden of per e-mail aanleveren. Deze boekingsdocumenten worden door AccountView Scanboeken direct omgezet in boekingen. U ontvangt dus als accountants- of administratiekantoor complete dagboekbladzijden van de in- en verkoopfacturen en kasbonnen. De cliënt hoeft niet te boeken en u als kantoor hoeft alleen te controleren. Een overzichtelijke interface en een voor beide partijen toegankelijk digitaal archief maken de samenwerking nog gemakkelijker.

Uiteenlopende typen ondernemers werken op dit moment naar tevredenheid en met plezier met AccountView Go en Scanboeken. Van stukadoors tot psychologen en van winkeliers tot hoveniers. Maar hoe doen zij dat precies? En wat zijn in de praktijk de voordelen die deze ondernemers en hun accountants behalen? Dat maken wij in dit artikel graag voor u inzichtelijk aan de hand van een fictieve praktijkcase: de hovenier.

Profielschets

De hovenier werkt sinds vijf jaar als zzp’er. Met zijn schuur aan huis als bedrijfsruimte, een bedrijfsbus en zijn ervaring en expertise op het gebied van siertuinen, heeft hij een florerend bedrijf opgebouwd met veel vaste klanten. De hovenier heeft bewust geen personeel in dienst, wel huurt hij soms collega-zzp’ers in voor grotere projecten. De samenwerking tussen de hovenier en zijn accountant verloopt soepel. Beiden werken in hun eigen omgeving; de hovenier online met AccountView Go op zijn tablet, computer of smartphone en de accountant met alle functionaliteit van AccountView op kantoor.

Onderweg facturen bijwerken

De hovenier heeft met veel particuliere en zakelijke klanten een onderhoudscontract afgesloten waarvoor hij op maandelijkse basis factureert. De hoeveelheid te factureren uren per maand wisselt sterk en hangt bijvoorbeeld af van het type tuin, het seizoen en de weersomstandigheden. Om inzichtelijk bij te kunnen houden welke werkzaamheden hij in welke tuin heeft uitgevoerd, heeft de hovenier een tablet in zijn auto geïnstalleerd. Hierop legt hij na ieder bezoek aan een klant snel en eenvoudig vast welke werkzaamheden er zijn gedaan en hoeveel tijd dat heeft gekost. Om zijn hoeveelheid administratieve handelingen te minimaliseren, werkt de hovenier direct in AccountView Go op de conceptfactuur.

Prijsopgaven overal beschikbaar

De hovenier is gefocust op de kwaliteit van de planten die hij levert en het werk dat hij oplevert. En dat loont. Regelmatig wordt hij gevraagd om een prijsopgave te maken voor de aanleg van een nieuwe tuin. Zo’n prijsopgave stelt hij eenvoudig op in AccountView Go om direct per e-mail te versturen aan de klant. Dit kan vanaf de tablet in de bedrijfsbus of aan tafel bij de potentiële opdrachtgever, zelfs op de plek waar de nieuwe tuin moet worden aangelegd.

 

Scanboeken voor een actueel inkoopboek

Iedere avond als hij thuiskomt, handelt de hovenier zijn ingekomen post af. Alle inkoopfacturen die hij ontvangt, gaan meteen via de scanner naar AccountView Scanboeken. Digitale facturen worden direct doorgestuurd naar het persoonlijke Scanboeken-e-mailadres. De facturen worden vervolgens automatisch omgezet in een inkoopboeking waardoor de accountant in AccountView en de hovenier in AccountView Go over alle inkoopboekingen beschikt. Er hoeft dus niets meer handmatig te worden verwerkt en beide partijen zijn altijd bij met de administratie.

Crediteuren en bankbeheer

Eens per week verzorgt de hovenier de betalingen aan zijn crediteuren. Dit kost hem weinig tijd omdat hij in AccountView Go eenvoudig een betaalbestand kan aanmaken van alle inkopen. Door simpelweg de boekingen te selecteren en het bestand via de directe bankkoppeling naar de bank te verzenden, heeft de hovenier inzicht in zijn betalingen. De hoeveelheid handelingen die hij hiervoor moet uitvoeren, is significant minder dan wanneer hij de verschillende betalingen over moet typen in de internetbankier-omgeving. Dit bespaart veel tijd! Daarnaast helpt AccountView Go de hovenier om te besparen op bankkosten: dankzij de betaalbestanden die automatisch worden aangemaakt hoeven er niet voor iedere afzonderlijke betaaldatum kosten te worden berekend. Ook de bankafschriften van de hovenier komen automatisch binnen dankzij de directe bankkoppeling. Alle relevante boekingen die op de bankafschriften staan, worden door AccountView Go herkend aan de hand van de mutaties in het betaalbestand en de verkoopfacturen. Ten slotte controleert de accountant in zijn eigen AccountView-omgeving of alles juist is verwerkt.

Factureren en debiteurenbeheer

Het versturen van facturen, bevestigen van offertes en monitoren van de debiteuren is voor de hovenier eenvoudig dankzij AccountView Go. Facturen verstuurt hij vaak na een dag hard werken vanaf de bank, gemakkelijk met de tablet op schoot. Immers, doordat hij onderweg werkt met conceptfacturen, staat alles klaar en kan hij ze snel controleren, definitief maken en e-mailen naar de klant. Dezelfde werkwijze hanteert de hovenier als hij een akkoord heeft gekregen op een prijsopgave voor de aanleg van een nieuwe tuin. En zijn er openstaande posten? Dan kan de hovenier zijn opdrachtgever snel per e-mail een automatisch gegenereerde herinnering sturen.

Rapportagemogelijkheden

Iedere maand ontvangt de hovenier een rapport van de accountant met daarin de brutowinstmarge. Dit rapport wordt automatisch in AccountView aangemaakt en verzonden aan de hovenier. Dankzij de controle die de accountant vooraf uitvoert, kan de hovenier erop vertrouwen dat zijn cijfers kloppen en zijn administratie op orde is. Aanvullend op het maandelijkse overzicht, ontvangt de hovenier ieder kwartaal een rapport met daarin de werkelijk behaalde resultaten afgezet tegen het vooraf bepaalde budget.