Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Referenties Projecten en uren

TenderCoach- Eerste hulp bij aanbesteding

Meer structuur en efficiëntie: dat is waar aanbestedingsspecialist TenderCoach behoefte aan had na een snelle groei. De organisatie stroomlijnde haar processen met Visma’s oplossing voor de project- en urenadministratie. Daarbij boekte zij meer dan het beoogde resultaat! 

TenderCoach biedt het bedrijfsleven eerste hulp bij aanbestedingen. En die is vaak hard nodig, vertelt Kim Schofaerts. Zij is directeur van TenderCoach en eindverantwoordelijke voor strategie, financiën en personeelszaken. “Een opdracht binnenhalen in de publieke sector vergt een andere manier van verkopen. Je moet op papier overtuigen, want het hele traject verloopt schriftelijk. Binnen de gestelde termijn moet je een lijvig document overleggen dat aan alle regels voldoet en in het juiste jargon is gesteld. We begeleiden bedrijven bij aanbestedingen, geven opleidingen en bieden services ter voorbereiding op aanbestedingen zoals een  marktscan of analyse van eerdere inschrijvingen. Dat doen we op projectbasis.”

Vaste basis uitbreiden

Als marktleider maakte TenderCoach de afgelopen jaren een groeispurt door. Schofaerts: “We werkten tot enkele jaren geleden veel met freelancers, maar we wilden meer kennis in huis hebben. Ook wilden we minder ad-hoc werken en meer structuur in ons bedrijf. Nu hebben we een vast team van zeven mensen en enkele stagiaires. Daaromheen werken we met een flexibele schil van freelancers voor ‘overloop’ en specifieke diensten.” Met deze verandering besloot TenderCoach ook de bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Daarvoor breidde de organisatie in 2011 haar bestaande AccountView-oplossing uit met functionaliteit voor de project- en urenadministratie in combinatie met facturatie.

Veel handmatig werk

TenderCoach werkte al langer met AccountView, maar puur voor de financiële administratie. Daarnaast werd Excel gebruikt. Schofaerts legt uit: “De medewerkers hielden in Excel hun uren bij, die de office manager wekelijks overzette naar sheets per klant. Voor vijf medewerkers was ze daar een dag mee bezig. Inkoopkosten boekten we in AccountView in. De facturatie gebeurde dan weer op basis van Excel. Ook dat kostte
een dag.” Het vele handmatige werk zorgde voor fouten in de administratie die achteraf gecorrigeerd moesten worden. Bovendien had TenderCoach geen inzicht in de stand van zaken rond afzonderlijke projecten. "Door alle kosten per maand te verdelen, konden we alleen over het totaal zien wat het resultaat per maand was”, zegt Schofaerts.

Meer efficiëntie en betrouwbare cijfers

Met de geïntegreerde oplossing die TenderCoach nu gebruikt, verlopen de zaken veel efficiënter. Zodra een opdracht binnen is, wordt in AccountView een project met een budget aangemaakt. Alle projectstappen staan hierin. De medewerkers houden dagelijks per projectstap hun uren in het systeem bij. Deze uren worden wekelijks door de office manager gefiatteerd en gejournaliseerd. Zit er een fout in, dan gaat er ter informatie een signaal naar de betreffende medewerker. De office manager boekt ook de inkoopkosten per project in. Iedere maandag worden de facturen in AccountView gemaakt en automatisch geboekt. Schofaerts: “Ook de facturering is veel minder werk dan vroeger. In plaats van twintig uur per week, besteden we nu nog maar zeven uur aan de totale financiële administratie. Bovendien kunnen we vertrouwen op de cijfers.” 

Kosten en opbrengsten direct helder

Ook het inzicht in de kosten is sterk verbeterd. Schofaerts: “We kunnen zien wat een project heeft gekost en hoe efficiënt iedereen is. En we weten hoeveel tijd we bijvoorbeeld besteden aan marketing en verkoop en wat dit ons oplevert. Dat soort uren boeken we op interne projecten. Doordat we altijd bij zijn, hebben we ook tussentijds inzicht. Ik kan eenvoudig allerlei analyses maken. Met een druk op de knop heb ik bijvoorbeeld
een rapport met de weekomzet, de declarabiliteit van medewerkers of de kosten en opbrengsten van een project. Nu weet ik binnen een minuut wat het resultaat van een project is. Vroeger kostte dat me drie uur.” Schofaerts is ook niet meer de hele maand januari bezig met het handmatig analyseren van de resultaten van het afgelopen jaar. Ook dat is nu een kwestie van enkele drukken op de knop.

Verantwoord omgaan met tijd

Het nieuwe systeem zorgt dat de projectleiders meer verantwoord omgaan met hun tijd. Elke dinsdag is er een overleg, waarin wordt besproken in hoeverre ze op schema liggen met hun projecten en declarabiliteit. “In plaats van maar door te werken op een project zonder inzicht in de kosten te hebben, kijken de projectleiders nu zelf naar de voortgang en het beschikbare aantal uren. Met die informatie kunnen ze hun projectmanagement aanpassen, maar ook helder zijn naar klanten en ze ‘opvoeden’ als ze meer verlangen dan wat is afgesproken. Overigens kunnen we om te beginnen al meer nauwkeurige begrotingen maken doordat we beter inzicht hebben in de kosten en opbrengsten van projecten”, zegt Schofaerts.

Eerst werkwijze bepalen

Visma-partner BSH hielp TenderCoach de nieuwe AccountViewoplossing in te richten en te implementeren. Schofaerts: “Voor het zover is, moet je als bedrijf goed bedenken hoe je wilt gaan werken: hoe zien je  processen er stap voor stap uit, wat wil je weten en hoe leg je dat vast? Wij zijn op zich een eenvoudig bedrijf, maar we werkten bijvoorbeeld met drie verschillende declaratiemethodes: fixed price, no cure no profit en uren. Hoe ga je daarmee om? En wat doe je met interne uren? Het zijn allemaal zaken die je vooraf helder moet hebben. Ook is het belangrijk dat je weet wat je implementatiepartner van je verwacht. Dat maakt het gemakkelijker om samen te werken.”

Waardevolle testperiode

TenderCoach koos voor een uitgebreide testfase. Schofaerts: “De financiële en project- en urenadministratie is de ruggengraat van je bedrijf. Daar moet je vertrouwen in hebben. Daarom hebben we het systeem twee maanden uitgeprobeerd voordat we overgingen. Dat is heel nuttig, want je loopt altijd tegen dingen aan die je toch anders wilt. Zo wilden we maximale flexibiliteit bij de facturatie, bijvoorbeeld zelf kunnen bepalen of reiskosten al dan niet werden doorberekend. En we wilden de kostprijs van medewerkers op een andere manier berekenen dan AccountView standaard doet. BSH heeft daarbij steeds goede oplossingen aangedragen.” Om de kennis van het systeem ook in de toekomst te waarborgen, maakte TenderCoach zelf een handboek over dit soort specifieke zaken.

Nieuw verdienmodel

Inmiddels maakt TenderCoach nu iets meer dan een jaar gebruik van de nieuwe oplossing. Die heeft naast tijdswinst en nauwkeuriger inzicht nog iets opgeleverd. “Door analyses in AccountView konden we vaststellen welke declaratiemethode voor ons en onze klanten het beste werkt. Aan de hand daarvan hebben we besloten om ons verdienmodel te versimpelen. We werken nu alleen nog op basis van fixed price en uren. Die declaratiemethodes combineren we ook. Als er activiteiten zijn waarvan we niet weten hoeveel tijd ze kosten, maken we daar een nieuw project voor op uurbasis. Dit is voor ons het beste en zorgt ook voor  transparantie naar de klant. In de toekomst willen we nog meer analyses maken die ons helpen beter te sturen, bijvoorbeeld over alle projecten heen kijken naar de rentabiliteit van de verschillende projectstappen”, aldus Schofaerts.

Veel denkwerk en een goede samenwerking

“Toen TenderCoach overwoog om AccountView voor de financiële administratie aan te schaffen, was de mogelijkheid van uitbreiding met functionaliteit voor de project- en urenadministratie een voorwaarde. Wij  hebben toen een analyse gemaakt om te zien of we met AccountView aan de specifieke wensen konden voldoen, bijvoorbeeld of we met de drie declaratiemethoden van het bedrijf uit de voeten konden. Daarna hebben we eerst de financiële administratie goed opgezet”, vertelt Piet van Loon, directeur van AccountView-leverancier BSH. De inrichting van de project- en urenadministratie in combinatie met facturatie was een kwestie van veel denkwerk en een goede samenwerking. Van Loon: “TenderCoach wilde met AccountView de bedrijfsprocessen stroomlijnen. Dat betekent dat je goed moet weten wat je wilt en hoe je dingen wilt doen. Zeker ook omdat AccountView zoveel kan. Op basis van TenderCoach’s kennis van haar business en onze kennis van AccountView hebben we samen een oplossing gerealiseerd die veel efficiëntie biedt én een goede fundering voor het bedrijf vormt om zich verder te ontwikkelen.”

Meer informatie

www.bsh-software.nl
www.tendercoach.nl