Heeft u voldoende overzicht om verder te kunnen groeien?

Het gaat goed met uw medische groothandel, heel goed zelfs! Naast verschillende hoogstaande medisch apparaten levert uw medische groothandel een breed assortiment aan vervangingsproducten zoals handschoenen, diverse soorten testen en desinfectiemiddelen. U heeft goed contact met uw klanten en de zorginstellingen waar u producten aan levert en u voorziet hen van gedegen advies. Kortom, voor uw gevoel gaat het goed! Maar hoe weet u of dat ook echt zo is? Is dit slechts een onderbuikgevoel of heeft u daadwerkelijk inzicht in de laatste week- of dagcijfers van uw organisatie? Kent u bijvoorbeeld de zuivere kostprijs van een product, dus inclusief de kosten voor transport en handling?

Door een gebrek aan overzicht en inzicht komen eventuele verborgen kosten niet altijd aan het licht. Hierdoor heeft u het gevoel dat het goed gaat, maar kan inefficiënt werken uw organisatie zonder dat u het merkt veel geld kosten. Dit zit toekomstige groei in de weg. Om te kunnen groeien heeft u juist meer klanten nodig en hogere winstmarges, bij voorkeur zonder de extra kosten van fte-uitbreiding. Dit kunt u bereiken door processen te optimaliseren en te digitaliseren.

Werkt u met een zuivere kostprijs?

Denk maar eens aan de stijgende containerprijzen. De afgelopen periode zorgde de disruptie van de supply chain in Azië voor een stijging van de containerprijzen van ongeveer 500 euro naar 15.000 euro. Rekent u een dergelijke kostenstijging niet toe aan de producten die in deze containers vervoerd worden, dan lijdt u verlies. Dit is dan ook essentieel voor het berekenen van een zuivere kostprijs.

Wanneer u precies weet wat een artikel kost, weet u ook precies wat de echte marge is. En dat kan wel eens een ander beeld geven dan wanneer u uitsluitend inkoop met verkoop vergelijkt. Denk naast de transportkosten ook aan inkoopkosten zoals kosten voor de douane en verzekeringen. Het handmatig in kaart brengen van alle bijkomende kosten en het bepalen hoe u die gaat verdelen, is een tijdrovende bezigheid. Goede software kan u dit werk echter uit handen nemen.

Weet wat u op welk product bij welke klant verdient

Er is echter nog meer inzicht nodig om de groei van uw medische groothandel in goede banen te leiden. Omzet zegt namelijk niet alles. Zeker niet als daar bijvoorbeeld zoveel kosten voor medewerkers tegenover staan dat u eigenlijk geen marge overhoudt. Het is daarom van groot belang dat u weet wat u op welk product bij welke klant verdient.

Zodra u dit weet, kunt u zorgen dat uw (dure) medewerkers zich kunnen concentreren op de hoogwaardige, kennisintensieve artikelen, terwijl u voor de low interest goods zoals mondkapjes een bestelportaal inricht. Doordat dat portaal gekoppeld is met uw ERP-software, komen de cijfers van inkopen, verkopen en voorraad bij elkaar. Op die manier kunt u altijd precies zien hoe u ervoor staat.

Schaalbaarheid van uw organisatie vergroten

Met behulp van ERP-software kunt u de schaalbaarheid van uw organisatie vergroten zonder de extra kosten van fte-uitbreiding. Namelijk door uw financiële en logistieke processen te automatiseren en zo de productiviteit te verhogen en de werkdruk te verlagen.

We zien bijvoorbeeld regelmatig dat orders handmatig door de verkoopafdeling worden ingevoerd en vervolgens voor de uitlevering worden doorgestuurd naar het magazijn. Dit proces is eenvoudig en doeltreffend te automatiseren. Orders gaan dan automatisch op de juiste datum door naar het magazijn. Daar ontvangt de orderpicker op zijn device een digitale paklijst waarna de verzending wordt klaargemaakt, eventueel met barcodes en scanners. Na verzending wordt er automatisch een factuur naar de klant gestuurd. Blijft de betaling na enkele weken nog uit, dan volgt automatisch een herinnering.

Wat levert uw groothandel geld op?

Het verkrijgen van inzicht zorgt er dus voor dat u een beter beeld krijgt van de zaken die uw groothandel geld opleveren of juist geld kosten. Het wordt duidelijk dat u beter afscheid van bepaalde klanten kunt nemen omdat u te veel handling heeft ten opzichte van het orderbedrag. Of u ziet dat de ene vestiging van uw groothandel het beter doet dan de andere. Iets dat u veel geld kan opleveren wanneer u uitzoekt hoe dit komt. Kortom, als u groeit, is het des te belangrijker om grip te houden. Over uw eigen organisatie, over de processen en over de financiën. Grip betekent in essentie onder controle hebben. En dat betekent dan weer precies weten hoe het zit.

Direct zien hoe zaken ervoor staan

Inzicht genereert u alleen wanneer u uw administratie van inkoop, verkoop en voorraad op orde heeft en samenbrengt. Dit kan in een ERP-systeem met een dashboard waarop u precies ziet hoe de zaken ervoor staan. U kunt bijvoorbeeld meldingen ontvangen of gebieden rood of groen laten kleuren op basis van waarden die te laag of te hoog zijn. Zo ziet u direct waar u moet ingrijpen of waar u bijvoorbeeld juist nog een extra duwtje moet geven. Kortom, management by exception.

Processen sneller en efficiënter laten verlopen

Automatisering kan u hierbij dus helpen. Dan hebben we het niet over de automatisering waarin u alleen maar kunt registeren. Zet liever direct een volgende stap en koppel diverse bronnen aan uw ERP-software, automatiseer de doorloop van inkoop- en verkoopfacturen, laat deze automatisch boeken en definieer zelf uw rapportages. Dat alles vanuit één platform, eventueel gekoppeld aan externe bronnen die dat platform van data voorzien. Bijvoorbeeld uw webportaal of uw voorraadbeheersysteem.

U kunt vervolgens nog verder gaan en taken automatiseren. Denk maar aan de eerder genoemde orders die via de website binnenkomen. De software verwerkt taken sneller, er worden minder fouten gemaakt. Hierdoor verlopen processen sneller en efficiënter.

Benieuwd wat meer overzicht en inzicht uw medische groothandel kan opleveren? Kom eens sparren met Rob!

Wilt u meer weten over dit onderwerp of hierbij geadviseerd worden? Download dan de whitepaper of neem contact op met Rob via 010-2709180, 06-81050951. U kunt natuurlijk ook een mail sturen naar [email protected].