Betrouwbare rapportages: waarom Excel niet duurzaam is

Microsoft Excel: iedere controller in de transportsector gebruikt het. Veel financials zijn zelfs een ware goeroe in Excel-trucs om data slim te bewerken, te presenteren en rapporteren. Toch zijn er goede redenen om Excel niet te gebruiken voor het rapporteren. Sterker nog, door Excel komen controllers vaak te weinig toe aan hun echte toegevoegde waarde: de directie informeren en adviseren bij strategische beslissingen en afwijkingen vroegtijdig signaleren en bijsturen. In deze bijdrage belichten we de voor- en nadelen van Excel en geven we een waardevolle tip aan controllers van transportbedrijven die hun data op betrouwbare manier willen rapporteren.

Excel: handig en onmisbaar

Voor controllers is Microsoft Excel niet weg te denken uit de dagelijkse praktijk. Ook in de transportbranche is Excel hét hulpmiddel voor snelle vergelijkingen, korte analyses en het overzichtelijk presenteren van een handvol gegevens. In een paar klikken kun je sorteren en optellen en ‘even een rapportje maken’. Vragen van collega’s kun je snel beantwoorden en documenten kun je in je eigen stijl delen.

Ook voor periodieke rapportages?

Maar bij veel transportbedrijven blijft het daar niet bij. Controllers stellen bijvoorbeeld ook de periodieke (vierwekelijkse) rapportages op in Excel. Misschien herken je het wel: exports uit het transportsysteem, het boekhoudpakket, de boordcomputers… Urenlang ben je bezig met gegevens kopiëren en plakken, draaitabellen maken, formules toepassen en sheets vergelijken. En dan kom je erachter dat een boeking niet klopt en kun je weer opnieuw beginnen.

Waarom doen controllers dit?

Waarom maken controllers de structurele rapportages in Excel ? Het is een vertrouwde omgeving en de tool is eenvoudig in gebruik. De werkwijze is transparant en doordat je sheets handmatig kunt bewerken werkt het zo lekker flexibel. Al mis je zo wel de prikkel om de fout bij de bron aan te passen, waardoor je dus de volgende keer opnieuw dezelfde correcties moet uitvoeren. Naast flexibiliteit is rapporteren met Excel vaak ook uit nood geboren, omdat de benodigde tools ontbreken in het financiële pakket of omdat je met meerdere losse systemen te maken hebt.

Risico’s van rapporteren in Excel

Als het periodiek rapporteren in Excel je bekend voorkomt, is het verstandig om dit toch nog eens kritisch tegen het licht te houden. Want er zijn behoorlijke risico’s aan verbonden. Zo komt het vaak voor dat Excel niet de goede informatie bevat, omdat formules kapot zijn of verkeerd worden gebruikt, controles worden overgeslagen, gegevens gaan schuiven of de formattering niet klopt. Dit leidt snel tot verkeerde inzichten, waardoor er veel geld verloren kan gaan.

Maar er zijn meer vraagtekens te plaatsen bij rapporteren met Excel. Zo is de data statisch; het betreft een momentopname. Eventuele correcties in de bronsystemen worden dus niet meer meegenomen in je overzichten. Ook ontstaan er makkelijk meerdere versies van een document, waardoor het onduidelijk kan zijn wat de meest recente versie is. En wat te denken van beveiliging en vertrouwelijkheid van data? Excelsheets zijn eenvoudig te kopiëren en zwerven al snel rond binnen én buiten je organisatie. Het beheer van en de kennis over de spreadsheets ligt vaak bij één persoon, met alle risico’s van dien.

De weg naar betrouwbare en snelle rapportages

Kortom: Excel is een prima tool voor ad hoc-analyses, maar rapporteren in Excel kost vaak veel tijd, is foutgevoelig en kent serieuze risico’s qua actualiteit en beveiliging. Maar hoe kun je dan wél komen tot betrouwbare, op actuele data gebaseerde rapportages die je snel en veilig kunt delen?

Dat kan door deze in een centrale cockpit weer te geven. Dit is een online omgeving waar jij en andere belanghebbenden op ieder moment actuele stuurinformatie kunnen raadplegen om eventueel in te grijpen en bij te sturen. In zo’n dashboard kun je eenvoudig inzoomen op detailgegevens en boekingen. Bovendien heb je nog steeds de mogelijkheid om data naar Excel te halen, mocht je toch nog een snelle analyse op maat willen maken.

In tegenstelling tot het handmatig combineren van losse spreadsheets met data, bespaar je met zo’n cockpit veel tijd bij het opstellen van rapportages. Daarnaast verklein je de kans op fouten, bestaat er voortaan nog maar één versie van de waarheid en heb je controle over wie toegang heeft tot de cockpit.

Benieuwd hoe de weg naar zo’n centrale cockpit met actuele inzichten eruitziet? Speciaal voor de transportbranche hebben we een stappenplan ontwikkeld richting een centrale cockpit. Ontdek dit stappenplan hier.