Hoe implementeer je succesvol een financieel pakket in je transportbedrijf?

Als financieel directeur bij een transportbedrijf wil je wellicht overstappen naar een systeem waarmee je sneller en beter financieel inzicht en overzicht krijgt. Maar is zo’n implementatietraject niet een hoop gedoe? Ja, het vergt tijd en betrokkenheid, maar daar krijg je ook wat voor terug. Je kunt daarna bijvoorbeeld beter sturen op welke marge je behaalt en hebt een beter overzicht van de prestaties van jouw transportbedrijf. Als AccountOne nemen wij jou mee in het traject.

Formuleer eerst het einddoel 

Gezamenlijk stellen we, op basis van de stuurinformatie die jij en jouw managementteam willen, een centrale cockpit samen. Zo’n implementatietraject begint altijd met het formuleren van het einddoel. Welke doelstellingen en strategie heb je? Hoe wil je daar komen? Welke stuurinformatie wil je vervolgens hebben? Dat kunnen bijvoorbeeld omzet en kosten per soort klant en per type opdracht zijn. Of inzicht in de bezettingsgraad van het rijdend materiaal. Of winstgevendheid per kenteken. Antwoorden op die vragen vertalen we gezamenlijk naar key performance indicatoren (kpi’s) die we laten terugkomen in jouw dashboards.

Visma.net ERP is een volledig softwarepakket in de cloud voor financieel management en eventueel logistiek management en project accounting. Door de hoge mate van flexibiliteit kunnen we Visma.net ERP op basis van jouw wensen inrichten.

Belangrijk in dergelijke trajecten is dat we verder kijken dan alleen de inrichting van de systemen. Dus niet alleen de vinkjes zetten in een technisch implementatietraject, maar ook echt met jou optrekken om de verandering van werken mogelijk te maken. Dat betekent dat we jou en je collega’s aan de hand meenemen, adviseren en met je meedenken vanuit onze ervaringen bij andere transportbedrijven. Op naar een schaalbaar en succesvol transportbedrijf!

Welke processen verbeteren?

Daarbij raden we transportbedrijven aan om vooraf goed na te denken over welke processen zij willen verbeteren. Bijvoorbeeld door data first time right in te gaan voeren. Dus kosten en opbrengsten gelijk op de juiste grootboekrekening, kostenplaats, vestiging en/of regio boeken. Het uitgangspunt is daarbij dat je het proces in één keer goed inricht en dat je daarmee de data ook direct goed vastlegt. Dit zorgt voor minder correcties, snellere rapportages en dus voor meer efficiëntie. Door te kijken naar welke processen je wilt verbeteren, heb je ook beter inzicht in de prioriteiten. Je kunt immers niet alles in één keer. Het is daarom handig om een implementatie te faseren. Welke zaken zijn noodzakelijk om meteen te optimaliseren en welke verbeteringen kunnen ook na livegang plaatsvinden?

Voorbeeld van een rapportage

In de transportsector moet je je marges goed in de gaten houden en is de bezetting van je wagenpark alles. Stel dat het managementteam wil weten of jouw transportorganisatie wel de juiste klanten bedient. Een set aan gegevens op het dashboard kan dan het gevraagde inzicht geven. Meters laten voor ieder klantsegment zien wat de marge is. Hiervoor haal je uit je transportmanagementsysteem gegevens over de opbrengst per klant, over het materieel en over welke chauffeur is ingezet. Uit je financiële systeem haal je vervolgens informatie over de kosten voor de ingezette middelen.

Voordelen van integreren

Dat is precies het soort inzicht dat een overstap naar een modern financieel pakket als Visma.net ERP je oplevert. Geen losse spreadsheets die het moeilijk maken om een eensluidend en juist beeld te krijgen. Je hebt één versie van de waarheid. Je kunt jouw financiële softwarepakket bijvoorbeeld snel koppelen met software voor HRM, CRM, tijdregistratie, rittenoptimalisatie, containermanagement of een Warehouse Management Systeem. Als het staat, hoef je niet alle cijfers meer bij elkaar te zoeken en te presenteren. Je houdt meer tijd over voor advies aan de rest van het managementteam en hebt meer grip op de kwaliteit van je gegevens. Dit ligt ook voor jouw bedrijf binnen handbereik.

Wil je sparren?

Hoe je dat alles in gang zet? Breng in kaart wat jouw managementteam wilt weten. Bekijk welke gegevens daarvoor nodig zijn. Welke systemen heb je al en welke gegevens zijn nog niet beschikbaar? Wil je daarover sparren? We helpen je graag bij het maken van de plannen en de uitvoering hiervan. Zodat je je bedrijf kunt voorbereiden op de toekomst en je ervoor zorgt dat de nieuwe werkwijze wordt omarmd. We nemen jou en je collega’s graag mee in het proces en leiden jullie op. En natuurlijk verlenen we graag bijstand bij de technische en organisatorische uitdagingen die op je afkomen. Vraag mij gerust om onze ideeën voor jouw specifieke situatie.