Met kpi’s zien of je transportbedrijf daadwerkelijk op de goede weg zit

Als je als financieel directeur je transportbedrijf zo succesvol mogelijk wilt maken, heb je prestatie-indicatoren nodig die duidelijk maken hoe de onderneming ervoor staat. Zonder kerngegevens over de stand van zaken, kun je immers niet bijsturen. Sterker nog: zonder gegevens over hoe je transportbedrijf functioneert, tast je volledig in het duister.

Set aan effectieve meters 

Goed inzicht is daarom belangrijk. Zo weet je of je voor jouw klanten wel de juiste middelen inzet en / of de juiste verkoopprijs rekent voor de geleverde artikelen. Benieuwd waar je zoal op kunt letten?

Wat is de gemiddelde marge per klant?

Transportbedrijven die data succesvol voor zich laten werken, maken hiervoor gebruik van dashboards waarop de belangrijkste inzichten (kpi's) realtime worden getoond. Deze kpi’s kunnen bijvoorbeeld inzicht geven in omzet per klant, project of kenteken. Laten we die van omzet per klant eens bekijken. Een set aan meters op jouw dashboard laat zien wat jouw marge is. Hiervoor haal je uit je transportmanagementsysteem gegevens over de opbrengst per klant, over het materieel en over welke chauffeur is ingezet. Uit je financiële systeem haal je de informatie over de kosten voor de ingezette middelen.

Natuurlijk kun je hetzelfde doen om de winstgevendheid van je materieel te beoordelen. Afhankelijk van de inrichting haal je gegevens over de inzet van je materieel uit het fleetmanagementsysteem, het transportmanagementsysteem of uit spreadsheets. Gegevens over de omzet en kosten vind je in je financiële systeem.

Datadriven werken

Zo combineer je gegevens die je samen laat komen in een dashboard. Waarop je kunt besluiten om harder te gaan, af te remmen of een probleem dat je ziet aankomen aan te pakken. Dat is precies wat de succesvolle transportbedrijven die wij interviewden aangaven. Ze zien het belang van datadriven werken, omdat dat ze de gelegenheid geeft om bij te sturen als het bij een klant of een project niet loopt. Of als er telkens bij dezelfde vrachtwagen problemen opdoemen. Dat zijn signalen die erop duiden dat er problemen kunnen zijn. Het is dan zaak om erachter te komen wat het verhaal is achter deze indicatoren. Kun je er samen met de verantwoordelijke collega wat aan doen? De data geeft daarbij input om het gesprek aan te gaan. Waarom loopt het niet? Wat kunnen we anders doen bij die betreffende klant of dat project?

Niet leeglopen

Op zo’n manier kun je managen op basis van afwijkingen. We zien ineens een patroon in de data dat aangeeft dat de capaciteit en de bezettingsgraad uit elkaar groeien. Hoe kan dat? Hoe kunnen we dan zendingen efficiënter over de vrachtwagens verdelen? Nog een ander voorbeeld: Als je als transportbedrijf inzicht hebt in welke kosten precies wanneer stijgen, kun je ook een betere, scherpere offerte maken richting jouw klant. Een offerte die klopt met de daadwerkelijke kosten, zodat je niet inlevert op je marge. Want de concurrentie in de transportwereld is moordend. Daardoor staan tarieven per kilometer, per uur of per pallet onder druk. Dan is inzicht in je kosten een absolute must om niet op een project of klant leeg te lopen.

Van compleetladingen naar groupage

Uit de gesprekken die wij voerden met transportbedrijven blijkt dat dat inzicht nog belangrijker gaat worden. Zo spraken we een transporteur die is gestopt met compleetladingen als strategie. Oftewel één lading voor één klant. Ze gaan over naar groupage-transport als businessstrategie. Oftewel meerdere ladingen voor meerdere klanten in één vervoer. Maar dat betekent wel meer debiteuren, meer facturen, meer tariefbepalingen, meer monitoren van debiteuren en meer controle van facturen. De enige manier om dat niet tot veel meer overhead te laten leiden en de controle te houden, is deze processen zoveel mogelijk automatiseren. Zodat gegevens over die groupage-transporten naar boven getild kunnen worden in dashboards. En dat het transportbedrijf kan zien of de strategie werkt in de praktijk

Op de goede weg

Deze voorbeelden geven het belang van inzicht op klant-, project- en kentekenniveau aan. Data kan aangeven of je als transportbedrijf op de goede weg zit. Op basis van betrouwbare en actuele gegevens kun je als financieel directeur de rest van het managementteam adviseren. Daar nemen jullie de belangrijke beslissingen. Data dient als belangrijkste input bij analyses voor kostenbesparing en efficiënter werken. Je kunt zodoende bijzonderheden of afwijkingen vroegtijdig herkennen, analyseren en bijsturen. In een continue cyclus. Zo lever je een belangrijke bijdrage aan het risicomanagement in jouw transportorganisatie. Je zorgt er samen met je collega’s voor dat jouw transportbedrijf gezonde marges haalt. Samen kunnen jullie de toekomst met vertrouwen tegemoet zien.

Wil je meer weten over dit onderwerp of ben je benieuwd naar wat wij voor jouw transportbedrijf kunnen betekenen? Lees dan verder in het gratis stappenplan over datadriven werken in de transportsector of neem contact met ons op.